Contramedidas para prevenir riesgos de adquisiciones

Como colegas de la industria de suministro, todos sabemos que debemos centrarnos en cinco aspectos de nuestro trabajo, entre los cuales la gestión de riesgos y la inteligencia de mercado ocupan el primer lugar, lo que demuestra la importancia del riesgo. Entonces, ¿cómo prevenir los riesgos en materia de adquisiciones?

1. Es necesario establecer y mejorar el sistema de control interno de las empresas, fortalecer la educación y mejorar la calidad.

Debemos establecer y mejorar sistemas y procedimientos de control interno, fortalecer la capacitación y educación de los empleados, especialmente del personal de compras, mejorar continuamente el concepto de legalidad, prestar atención a la construcción de una ética profesional, actuar de acuerdo con los la ley, cultivar el espíritu de equipo corporativo y mejorar la prevención de riesgos internos dentro de la empresa. Capacidad para eliminar fundamentalmente los riesgos contractuales.

2. Fortalecer la supervisión de las licitaciones de adquisición de materiales y firma de contratos.

Compruebe si la adquisición de materiales y las licitaciones se llevan a cabo de acuerdo con procedimientos estandarizados y si existen violaciones. Si el departamento de compras y el personal investigan proveedores y seleccionan proveedores calificados. Si los proveedores son revisados ​​y evaluados anualmente.

Reforzar la supervisión de contratos. Verificar si los términos del contrato son contrarios a las políticas y leyes y evitar que el contrato sea inválido debido a contenido ilegal, partes no calificadas o que excedan el alcance comercial; comprender la capacidad de la otra parte para ejecutar el contrato mediante una revisión estricta y; aprobar situaciones anormales como no centrarse en la eficiencia, mirar hacia el futuro y ser razonable Revisar si los términos del contrato están completos, si los derechos y obligaciones de ambas partes son claros, si hay un contrato único, si los procedimientos están completos; y si las firmas están completas.

3. Fortalecer todo el proceso y la supervisión integral de la adquisición de materiales.

Todo el proceso se refiere a la supervisión desde la planificación, aprobación, consulta, licitación, firma, aceptación, contabilidad, pago, expropiación y otros aspectos. La atención se centra en la supervisión de los cuatro puntos de control clave: formulación del plan, firma del contrato, aceptación de la calidad y liquidación y pago para garantizar que no haya fraude. La supervisión integral se refiere al enfoque triple de auditoría de control interno, auditoría financiera y evaluación del sistema. Un mecanismo de adquisición científico y estandarizado no sólo puede reducir los precios y mejorar la calidad de la adquisición de materiales, sino también proteger al personal de adquisiciones y evitar conflictos externos.

Fortalecer la revisión de los planes de demanda de materiales y los planes de adquisición de materiales.

Revisar el plan de demanda de materiales del departamento de adquisiciones de la empresa para ver si el plan de adquisición de materiales se basa en una base científica; si el pronóstico se desvía de la realidad; si los objetivos planificados son consistentes con los objetivos alcanzados; si existen medidas de garantía para la cantidad de compra, los objetivos de compra, el tiempo de compra, el plan de transporte, el plan de uso y el plan de calidad;

Realizar certificación y revisión del contrato

Revisar si las partes del contrato económico tienen calificaciones de sujeto y capacidad de derechos civiles.

Revisar si la intención expresada por las partes del contrato económico es cierta.

Revisar si los términos principales del contrato económico cumplen con los requisitos de las leyes y normas administrativas nacionales.

Revisar si los términos principales del contrato económico están completos, si la expresión escrita es exacta y si la firma del contrato se ajusta a los procedimientos legales. Mediante la verificación de auditoría, podemos descubrir y corregir rápidamente fenómenos irrazonables e ilegales en el proceso de celebración del contrato; exigir a las partes que complementen las cláusulas necesarias que faltan, modifiquen el contenido obviamente injusto, detengan las actividades ilegales que exploten los contratos económicos y reduzcan y eviten los contratos económicos; se producen disputas contractuales.

Revise el libro mayor del contrato, el resumen del contrato y la retroalimentación de la información.

En la actualidad, cada vez hay más disputas contractuales. Una vez perdido el contrato, perderá su posición ventajosa y correrá riesgos al tratar con él. Por lo tanto, el uso de métodos de gestión avanzados para establecer libros de contabilidad de contratos, resumir contratos y proporcionar información de retroalimentación oportuna, precisa y verdadera a los departamentos relevantes también es un aspecto importante para fortalecer la gestión de contratos y controlar los riesgos de los contratos.

Fortalecer la auditoría en la ejecución de los contratos de adquisición de materiales

Revisar la implementación del contenido del contrato y la fecha de entrega, si se realiza la aceptación de llegada del material y los registros originales, y si el pago es estrictamente de acuerdo con el contrato.

Revisar la implementación de la aceptación de materiales y si se controla la aceptación de materiales durante la adquisición, almacenamiento y emisión.

Revisar la implementación del control de productos no conformes, registrar los productos no conformes de manera oportuna y tomar medidas.

Dar importancia al manejo de disputas por incumplimiento de contrato. Los conflictos por incumplimiento de contrato existen objetivamente durante la ejecución del contrato. Si no se maneja de manera oportuna, no sólo no se protegerán los derechos e intereses legítimos de la empresa, sino que también puede agravar los riesgos contractuales.

Fortalecer la revisión de la evaluación del desempeño de la adquisición de materiales

Establecer un sistema de evaluación para todos los aspectos de la gestión de la ejecución de contratos, fortalecer la inspección y evaluación, y desglosar las tareas de adquisición y el trabajo relacionado especificado en el contrato en indicadores y Responsabilidades, estipular claramente los estándares de cantidad y calidad del trabajo, descomponerlos en departamentos e individuos relevantes y realizar evaluaciones basadas en los beneficios económicos para evitar los riesgos del contrato tanto como sea posible.

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