¿Cómo codificar un archivo?
2. El segundo código se puede utilizar para representar archivos de la empresa y se puede configurar según diferentes significados y necesidades. Por ejemplo, "QB" se puede utilizar para representar estándares corporativos y "WJ" también se puede utilizar para expresar el significado de los documentos de la empresa. Esta vez se utiliza "WJ" y el código de documentación se compila en: DWJ.
3. El tercer código puede representar el departamento emisor. Por ejemplo, los documentos emitidos por la empresa de oficina pueden ser "O", los documentos emitidos por el departamento de ventas pueden ser "S", etc. El tercer código está separado de los dos primeros códigos por "/" o "-" para indicar la diferencia de códigos. Esta vez utilice el signo "/", asumiendo que es un documento del departamento de ventas. En este punto, el código del archivo se ha compilado en: DWJ/S
El servidor Excel de Qinzhe realiza la gestión de archivos de contratos Excel, consulte "Prácticas exitosas de Wanjia Enterprises>" para obtener más detalles.
5. El quinto código se puede subdividir en tipos de archivos, como A para archivos de seguridad, B para archivos estándar y C para públicos * *. * archivos del sistema. Esta vez, tomando el archivo completo como ejemplo, el código del archivo se ha compilado en DWJ/S-CA hasta ahora.
6. El sexto documento se puede utilizar como número de serie para la emisión de documentos. La cantidad de dígitos del número de serie depende de la cantidad de archivos que pueda emitir la empresa. Se recomienda utilizar tres dígitos para compilar el número de serie. En esta ocasión, tome como ejemplo el primer documento elaborado por el departamento de ventas. Su número de serie es "001". En este punto, la codificación completa del primer documento es "DWJ/S-CA001". .
7. Nota especial: antes de compilar la codificación de documentos, clasifique y planifique los documentos de la empresa, clasifíquelos de acuerdo con el plan de clasificación y seleccione códigos representativos. Al seleccionar un código, puede utilizar la primera letra pinyin del nombre de la clasificación o el primer código de su palabra en inglés.
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Edición estándar del sistema de gestión documental de la empresa (1)
Primero
Para reducir el número de archivos, mejorar la Velocidad y calidad, aprovechar al máximo el papel rector de los documentos en todo el trabajo y formular especialmente este sistema en función de la situación real de la empresa.
Segundo
La información de gestión documental incluye principalmente cartas, telegramas y comunicaciones de superiores, así como diversos documentos y materiales presentados y distribuidos por la empresa. Cartas, telegramas y correspondencia de partes relevantes del mismo nivel.
Documentos de procedimiento empresarial
Los documentos de procedimiento empresarial y los estándares de calidad empresarial * * * juntos constituyen los documentos de respaldo del manual de calidad empresarial. Los documentos de procedimiento empresarial especifican el propósito y alcance de una actividad, qué se debe hacer, quién debe hacerlo, cómo hacerlo, cómo controlarlo y registrarlo, cuándo y dónde, qué materiales, equipos y documentos utilizar.
Para ser claros, hay muchos "programas" en una empresa, pero no todos se reflejan en "archivos de programa". Algunos procedimientos están incluidos en las normas o normas y reglamentos de gestión de la empresa. Si se documenta un método prescrito para una actividad empresarial, se denomina "documento de procedimiento".
Los archivos de programa suelen incluir archivos de programas de gestión y archivos de programas técnicos. Los documentos de procedimientos de gestión incluyen sistemas de gestión relevantes, estándares de gestión y estándares de trabajo; los documentos de procedimientos técnicos incluyen procedimientos de proceso, procedimientos de inspección e instrucciones de trabajo.
Los requisitos básicos para la elaboración de documentos de procedimientos empresariales son: precisos, completos, concisos, unificados, coordinados, avanzados y factibles.
El contenido y el formato del proyecto del archivo del programa son aproximadamente los siguientes:
Título
1 Propósito
2 Alcance
3 Responsabilidades
4 Definición
5 Procedimiento (Contenido)
5.1 ...
5.2 ...
6 Documentos relacionados
7 formularios
8 Anexos (diagramas de flujo, etc.)
Aprobación
Ejemplos (Documentos del programa de gestión):
Proceso de operación de liquidación de renuncias de la empresa XX
Propósito:
1. Simplificar la operación de renuncia y reducir la mano de obra ineficaz;
2.Adecuar los principios de los procesos de gestión.
Ámbito de actividad: empleados de la empresa.
Responsabilidad:
Renuncia: Acudiré al Departamento de Administración y al Departamento de Finanzas para gestionar el acuerdo de renuncia de acuerdo con este procedimiento. No debo realizar solicitudes fuera del alcance de los procedimientos. ;
Departamento de Administración: Maneja todos los procedimientos de renuncia, proporciona salario, gastos y otra información necesaria del personal renunciado;
Gerente General Adjunto: Aprueba los documentos de renuncia;
Departamento de Finanzas: Revisar la información relevante y gestionar los procedimientos de liquidación.