¿Una breve discusión sobre la importancia de las reuniones periódicas de supervisión de proyectos?
1 El papel de la reunión de supervisión
1) La reunión de supervisión periódica resume varios problemas encontrados durante la etapa anterior de construcción y resume el proceso de construcción de la etapa anterior. Es necesario llegar a una solución a los problemas existentes a través de consultas multipartidistas y formar un consenso para que problemas similares puedan resolverse la próxima vez. 2) Resumir los proyectos completados, analizar ganancias y pérdidas, compartir buenas experiencias y evitar errores graves. 3) Organizar razonablemente la siguiente fase de construcción, dejar que todas las partes completen qué trabajo y en qué etapa y analizar si su trabajo se encuentra en la línea crítica. El trabajo en líneas críticas debe completarse a tiempo y el trabajo en líneas no críticas se puede completar en un tiempo razonable, lo cual es económico y eficiente. Cada tipo de trabajo coopera entre sí, y cada contratista coopera entre sí para hacer su propia contribución a la realización del período total de construcción. 4) El contenido de las reuniones periódicas incluye el estudio e implementación de instrucciones superiores y reglamentos de construcción, intercambio de información y ventilación. Los problemas de dibujo, las dificultades de construcción, los problemas técnicos, la conexión del proceso, la protección del producto terminado, el despliegue del personal, los arreglos de la maquinaria, la entrada de materiales, los problemas de seguridad, los problemas de progreso y los problemas de calidad encontrados durante la construcción pueden coordinarse bien en reuniones y comunicaciones periódicas de supervisión. Las reuniones periódicas son de gran importancia para garantizar la calidad del proyecto, mejorar la eficiencia del trabajo, controlar la inversión, ahorrar fondos, acelerar el progreso de la construcción y ahorrar energía nacional. Además, en términos de garantizar una construcción segura, se pueden organizar y coordinar bien reuniones periódicas y se pueden abordar los riesgos de seguridad de manera oportuna para lograr el propósito de una construcción segura.
2 Problemas en las reuniones de supervisión
2.1 No prestar suficiente atención a las reuniones periódicas de supervisión y prestar atención a medias a las actas de las reuniones periódicas.
Muchos departamentos de supervisión de proyectos siguen muy bien el sistema de reuniones periódicas y recuerdan las actas de las reuniones con claridad, como si el trabajo se hubiera completado. Algunos solo implementan reuniones periódicas como sistema, algunos no revisan las actas de la reunión cuando los jefes de las partes que participan en la reunión firman, y algunos no siguen las actas de la reunión escritas por el secretario de documentos y los jefes de todas las partes también firman. Algunos jefes de contratistas utilizaron excusas para no asistir a las reuniones, y estos problemas afectaron en gran medida el papel de las reuniones periódicas de supervisión del proyecto. La reunión periódica de supervisión es un mecanismo importante de supervisión para gestionar el proceso de implementación del proyecto durante el proceso de gestión del proyecto. Es una plataforma importante para que cada contratista estudie y resuelva los problemas existentes en el progreso del proyecto, unifique ideas y obtenga conocimientos profesionales. Las actas de las reuniones periódicas son información de gestión del proyecto generada después de reuniones de supervisión periódicas. Todos los contratistas deben implementar las actas para lograr el período total de construcción.
2.2 Los portavoces de los partidos políticos participantes tienen escasas competencias lingüísticas.
Antes de hablar en una reunión, algunos organizadores rara vez consideran el arte y el efecto práctico de su discurso, y rara vez usan su cerebro para pensar en lo que quieren decir y cómo expresar claramente lo que quieren decir y lo que quieren expresar. Deje que otros realmente entiendan lo que quieren decir en la reunión de supervisión. Algunos supervisores a menudo no pueden tratar a los demás por igual cuando hablan en reuniones periódicas y no prestan atención a los métodos. A menudo se consideran supervisores y, a menudo, adoptan un enfoque práctico con el grupo de la construcción, pidiendo esto y aquello. Incluso si tienen razón, a menudo despertarán el resentimiento de la otra parte. También hay supervisores que hablan de manera informal y libre, diciendo lo que se debe y no se debe decir. ¿Tendrá esto un buen efecto en la supervisión? Algunos supervisores son ambiguos o incluso contradictorios, lo que deja a la gente confundida y sin saber qué hacer. Y algunas personas son introvertidas y no son buenas para comunicarse con los demás. Saben lo que tienen en mente, es decir, no lo saben. Otros traen sus emociones personales a la reunión de supervisión, pierden la cabeza y dicen tonterías. Los resultados suelen ser contraproducentes, afectando los discursos de todas las partes involucradas en la construcción y afectando en gran medida la calidad de la reunión de supervisión.
2.3 Insuficiente preparación para la reunión de supervisión del proyecto.
Los principales responsables de las partes participantes en la reunión no estaban completamente preparados antes de la reunión. Debido a la falta de preparación y la situación poco clara, les resulta fácil hablar desde su propio punto de vista sin tener en cuenta la situación general. Aunque se mantuvo una reunión, fue difícil llegar a un entendimiento. Los discursos pronunciados en la reunión de supervisión parecieron muy responsables, pero en realidad fueron muy parciales y limitados. Una reunión de este tipo es una reunión que no coopera entre sí ni logra el mismo propósito.
2.4 Limitaciones en el nivel de los redactores de actas de reuniones
El personal que redacta actas de reuniones no es de alta calidad y carece de conocimientos profesionales. No sabe cómo redactar actas de reuniones. no puede expresar los pensamientos del orador principal Reflejar el espíritu de la reunión de manera verdadera, precisa y completa en el acta de la reunión.
2.5 Asuntos acordados en la reunión de difícil implementación
Los asuntos acordados después de la reunión ordinaria se dejarán constancia en el acta de la reunión, conservando una copia cada participante. Todas las partes deben completar sus respectivas tareas a tiempo y de acuerdo con el espíritu de la reunión.
Sin embargo, por el bien de sus propios intereses, cada contratista no tuvo en cuenta la situación general y completó lo que era fácil de completar rápidamente. Para proyectos que requieren más inversión o son más difíciles, es demasiado tarde para completarlos antes de que otros contratistas creen las condiciones, independientemente de si sus propios procesos se encuentran en la ruta crítica. Sin un mecanismo de rendición de cuentas y sanción que no se implemente, el comité de supervisión perderá la debida seriedad y autoridad.
3 Medidas para mejorar la calidad de las reuniones de supervisión
3.1 Desarrollar un sistema periódico de reuniones de supervisión, con especial énfasis en la preparación y discusión previa a la reunión.
Las actas de las reuniones de supervisión son producto de las reuniones periódicas. La calidad de las reuniones ordinarias afecta directamente la calidad de las actas de las reuniones y el papel que debe desempeñar la propia reunión ordinaria. Por lo tanto, el departamento de proyectos de supervisión debe prestar atención al papel del sistema de reuniones de supervisión, aclarar los participantes, la hora y el lugar, implementar estrictamente la disciplina de las reuniones y garantizar que los participantes puedan asistir a la reunión. Preste atención a mejorar la eficiencia de las reuniones, realizar reuniones breves y reuniones de resolución de problemas. Se requiere que los participantes se concentren en la reunión en un estado mental completo, en lugar de reunirse en medio de la reunión y estar distraídos. Algunas cuestiones que normalmente sólo pueden resolverse mediante la comunicación no deben discutirse en la reunión. Las cuestiones importantes deben estudiarse cuidadosamente para que la reunión sea compacta, de alta calidad y eficiente. Las reuniones periódicas de supervisión son una forma de resolver problemas. Que la reunión pueda celebrarse efectivamente depende de qué tan bien preparadas estén las partes antes de la reunión. En particular, como departamento de supervisión del proyecto de gestión de proyectos y director del proyecto que preside la reunión, deben tener un conocimiento profundo del progreso general del proyecto, conocer los problemas que se estudiarán y resolverán en la reunión y tendrán la capacidad de controlar y controlar la reunión. Las preguntas planteadas por los supervisores en las reuniones de progreso, calidad y seguridad deben ser altamente objetivas, específicas y operables. Para el trabajo organizado e implementado después de la reunión, es necesario establecer un sistema de inspección, supervisión y sanción, educar a todas las partes involucradas en la construcción para establecer un alto sentido de responsabilidad y mejorar la seriedad y autoridad de los asuntos decididos en las reuniones periódicas. .
3.2 Mejorar la capacidad de expresión lingüística de los responsables de todas las partes implicadas en la construcción.
Para mejorar la calidad de las reuniones de supervisión es necesario mejorar el nivel y la capacidad de los líderes de todas las partes involucradas en la construcción, pero esto no es una tarea fácil. Debemos considerar la expresión oral como una habilidad importante para cultivar y ejercitar la capacidad de comunicarse con los demás. Por ejemplo, debes pensar claramente qué decir y cómo decirlo antes de hablar. Antes de asistir a una reunión ordinaria, haga un resumen de qué decir primero, qué decir a continuación, cuáles son los requisitos finales y qué objetivos se deben lograr. De esta manera, el ejercicio a largo plazo mejorará gradualmente. En segundo lugar, debemos estudiar cuidadosamente los conocimientos profesionales y la terminología técnica de ingeniería, prestar atención a la propia experiencia en ingeniería, mejorar constantemente los niveles profesionales y técnicos, aprender a hablar en términos profesionales e incluso decir qué elemento de un problema no cumple con las leyes nacionales. , normas o estándares. Esto definitivamente será popular y la calidad de las reuniones periódicas definitivamente será de primer nivel. En tercer lugar, debemos hacer que nuestras palabras sean claras, precisas, lógicas y convincentes. El lenguaje debe ser conciso y la redacción debe ser precisa.
3.3 Mejorar el nivel profesional y técnico de los bibliotecarios y redactar cuidadosamente los resúmenes de supervisión.
En el trabajo de supervisión, los requisitos de calidad para los supervisores son muy altos y completos, incluido un cierto nivel de habilidades de redacción y expresión escrita, que es un requisito básico. Es necesario centrarse en mejorar la calidad integral del personal de supervisión de proyectos, aprender y dominar los requisitos de redacción de los documentos de supervisión, como las actas de las reuniones de supervisión, y comprender la diferencia entre ellos y los informes mensuales de supervisión, resúmenes de trabajo, planes de supervisión, etc. y comprender su contenido básico, formato básico y requisitos básicos. Una vez escrito el resumen, el director debe comprobarlo, especialmente el resumen de los principales problemas relacionados con la calidad del proyecto. Es necesario escribir claramente cuál es el problema, las principales opiniones de todas las partes, los resultados finales de la investigación, los requisitos de procesamiento y los plazos, etc. y revíselos detenidamente antes de publicarlos. Siempre que la reunión de supervisión se convoque de acuerdo con los requisitos anteriores y los asuntos acordados en la reunión de supervisión se hagan bien, nuestros proyectos de construcción definitivamente se desarrollarán de manera saludable dentro del alcance de nuestro control previo y contribuirán a la construcción integral de un sociedad acomodada propuesta por el XIX Congreso Nacional.
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