La aplicación de computadoras y otras tecnologías de oficina modernas aporta nuevas ideas al trabajo de secretaría.
En primer lugar, tiene un impacto negativo en la autenticidad, el avance y la referencia futura de los materiales originales.
Como portavoz del líder, el secretario también lidera el pensamiento, la planificación y el despliegue. hasta cierto punto, el estatus especial del autor y encarnador, el secretario y la particularidad del trabajo de secretaría hacen que la preservación y referencia de los materiales originales sean particularmente importantes. Bajo la premisa de trabajar con bolígrafo, los materiales originales antes de su finalización se pueden unir con el borrador final para referencia futura. Como parte importante del sistema de trabajo de archivos, también es fácil de implementar. Sin embargo, con la popularidad y aplicación de las computadoras, las lagunas en esta área no han atraído la atención de la gente, y mucho menos se han resuelto.
1. Redactar, revisar y guardar discursos de liderazgo.
Cuando se trabaja con un bolígrafo, el líder suele redactar primero el discurso y el secretario completa el contenido específico a partir de los materiales recopilados. Una vez escrito el manuscrito, se entregará al líder para su revisión y revisión. El primer borrador puede variar desde dos o tres borradores hasta siete u ocho borradores como máximo. Pero no importa cuántos manuscritos se escribieran, antes de que se utilizaran ampliamente las computadoras, este proceso siempre se hacía con bolígrafos. Antes de tomar forma, qué líder modificó qué, cómo y por qué puede reflejarse plenamente en los materiales adjuntos a la versión final. En algunos discursos sensibles, políticos y de principios, si surgen problemas, siempre que los registros originales se hagan públicos, quedará claro quién tiene la culpa y quién debe asumir la responsabilidad.
Cuando los ordenadores se utilizaron por primera vez en las oficinas, este impacto negativo todavía era potencial y no evidente. Sin embargo, con la popularización y aplicación de las computadoras, este inconveniente se ha vuelto cada vez más prominente. Actualmente, incluso en la región occidental económicamente subdesarrollada, los líderes y secretarios de las unidades con mejores ganancias están equipados con computadoras especiales. El procesamiento del discurso del líder generalmente se completa en la computadora, es decir, el secretario completa el primer borrador en su computadora basado en las ideas del líder y lo envía al líder para su revisión. Hay varias posibilidades para este paso: primero, el líder no sabe computadoras y la secretaria necesita imprimir el manuscrito y enviarlo; segundo, el líder sabe computadoras y la secretaria solo necesita entregar un disquete; , la unidad ya está conectada a Internet y la secretaria sólo necesita enviar un correo electrónico. De las tres posibilidades anteriores, la primera es como trabajar con un bolígrafo y tiene poco impacto en la autenticidad, el progreso y la referencia futura de los datos originales. Cada proceso está escrito en blanco y negro. La segunda y tercera opciones tienen deficiencias obvias. Para mejorar la eficiencia del trabajo (de hecho, también mejora la eficiencia del trabajo), los disquetes van y vienen, los correos electrónicos van y vienen, y solo se guarda y responde el último borrador. En el momento en que se imprime y encuaderna, la información original ya no es original, se debe cuestionar su autenticidad y su progreso y referencia futura desaparecen.
2. Grabación, organización y archivo de actas de reuniones.
Las actas de las reuniones son una parte básica del trabajo de secretaría. La taquigrafía figura como uno de los contenidos del examen de secretaría y es un criterio para la contratación o promoción de secretaría. Al escribir taquigrafía a mano, ya sea que la secretaria utilice caracteres chinos o pinyin, el borrador taquigráfico no tiene forma. Después de la reunión, el personal de secretaría suele ordenarlo, copiar el acta de la reunión y enviarla a los delegados para que la firmen y la archiven. O, sobre esta base, realizar un procesamiento de valor agregado de las actas de las reuniones. En este proceso, siempre que el secretario domine la taquigrafía y se adhiera a la ética profesional, las actas de la reunión pueden reflejar la reunión de manera verdadera y completa.
Con la popularización de las grabadoras y las computadoras, las condiciones para que las personas graben y escriban idiomas han mejorado e innovado enormemente. Tomemos como ejemplo el lenguaje. En términos generales, la velocidad del habla es de aproximadamente 160 sílabas (palabras) por minuto, mientras que la velocidad de escritura de los caracteres chinos es de aproximadamente 40 palabras por minuto. La diferencia entre los dos es 1 y 4. Una secretaria que domine el método de entrada Wubi y tenga una velocidad de escritura de 120 palabras por minuto, además de algunas habilidades básicas de taquigrafía, es totalmente capaz de redactar actas de reuniones. Por lo tanto, las computadoras portátiles y rápidas han ocupado un lugar en las actas de las reuniones y están en aumento con la popularización y aplicación de métodos de entrada de datos de alta velocidad.
Las actas de las reuniones son, naturalmente, una combinación de dos borradores (el primer borrador y el borrador final), con elementos un poco más subjetivos y arbitrarios del registrador. Cuando se entrega para firmar y archivar, naturalmente tiene los mismos inconvenientes que el discurso.
Los dos problemas anteriores también existen en la redacción (como resúmenes, planos, etc.). ) y la tramitación diaria de documentos oficiales de la unidad.
En segundo lugar, el impacto negativo en la seriedad y exactitud de los documentos y materiales
El procesamiento de documentos y materiales es una de las tareas más importantes del secretario de oficina, y la presentación de La información es una tarea importante dada por la nueva era. Una función esencial de la oficina. No entraré en detalles aquí sobre los impactos negativos del uso de computadoras para escribir. El autor quiere centrarse en la comunicación.
1. En la transferencia de archivos
La rapidez y precisión es el requisito básico para el procesamiento de documentos. Con el establecimiento de la red del sistema y la red privada de la empresa, la entrega de documentos se ha vuelto realmente rápida y eficiente, no solo ahorrando costos de escritura, impresión y envío por correo, sino también mejorando la puntualidad diez o incluso docenas de veces.
Sin embargo, el problema aquí es obvio. En términos generales, el proceso de recepción debe seguir los procedimientos de firma, registro, distribución, planificación, aprobación, realización, instación y archivo. El proceso de emisión debe seguir los procedimientos de redacción, verificación, emisión, numeración, copia, revisión, impresión. programa de registro, distribución y archivo. Si utiliza una máquina de fax para transmitir, las impresiones en negro y el papel de diferentes tamaños dificultarán el archivo y problemas como la escritura borrosa son inevitables.
Si utiliza el correo electrónico, se puede enviar un correo electrónico a varias unidades para su entrega al mismo tiempo. Puede omitir directamente los primeros tres elementos de la recepción del mensaje. De los últimos tres elementos al archivado, los cinco. Los procedimientos no son muy diferentes, es fácil ir más allá y dañar en gran medida la seriedad del documento oficial. La nueva norma nacional se ha convertido en letra muerta y el trabajo de registro será difícil de realizar con normalidad. A juzgar por la situación publicada, en realidad se han omitido los trabajos de impresión y registro. Durante el proceso de distribución, debido a las diferentes versiones operativas, el formato del documento oficial puede confundirse. Al enviarlo a líderes que no entienden el funcionamiento de la computadora, es necesario reorganizarlo e imprimirlo. En el trabajo de archivo también existen problemas similares a los de los procedimientos de recepción. La seriedad y exactitud de los documentos oficiales están seriamente dañadas y la administración está fuera de control hasta cierto punto, lo que afectará el trabajo normal. Y debido a la imperfecta tecnología de red, será difícil garantizar la confidencialidad de los archivos.
2. En términos de transmisión de información.
La labor informativa tiene las características de actualidad, amplitud y orientación. La era actual es una era de competencia por la información. Sólo cuando los trabajadores de la información tengan “ojos y oídos inteligentes” y puedan captar y transmitir información de manera oportuna podrán servir a los líderes en el uso de la información, el aprovechamiento de oportunidades y la toma de decisiones. Esto plantea mayores exigencias en cuanto a la actualidad de la información, y el correo electrónico tiene una ventaja incomparable en este sentido. Primero, la expresión es clara y la velocidad de transmisión es rápida, y el proceso de transmisión se puede completar en uno o dos minutos, lo que puede ahorrar tiempo de impresión y revisión y podemos procesar y convertir directamente la información en función de la información enviada; . Sin embargo, si bien mejora enormemente la puntualidad, también existen algunos problemas que no se pueden ignorar, como desventajas en el rigor y precisión de la información. Durante el proceso de envío de correo electrónico, el sistema de envío y aprobación de información se convertirá en un cuello de botella que restringirá la puntualidad de la información. Si omite este paso, será difícil garantizar la exactitud de la información. El trabajo informativo es un trabajo muy delicado. La transmisión de correos electrónicos dificulta garantizar la confidencialidad de la información confidencial, y las modificaciones basadas en manuscritos hacen que la información pierda su progresividad y referencia.
En tercer lugar, explorar formas y métodos para resolver los impactos negativos antes mencionados.
1. Los líderes y secretarios de todos los niveles deben prestar atención para evitar retrasos.
La aplicación generalizada de las computadoras modernas puede tener un impacto negativo en la autenticidad, el avance y la referencia de los manuscritos, que pueden descartarse como si fueran una montaña de un grano de arena. Es cierto que este problema no es muy importante por debajo del nivel de prefectura. Pero hay muchas lecciones de la historia, y crear conciencia desde abajo hacia arriba es más propicio para resolver los problemas. Además, con la profundización del sistema de evaluación de las responsabilidades y derechos de los cuadros dirigentes, esto siempre ha sido un vacío de gestión. Los líderes de todos los niveles por encima del nivel de prefectura deben elevarse al nivel de la "política" y concederle gran importancia. Deben predicar con el ejemplo, trabajar con diligencia, fortalecer la supervisión y poner la gestión de los asuntos diarios en un camino estandarizado y científico.
Los secretarios deben posicionarse correctamente, fortalecer su sentido de servicio, tener presente la construcción de una ética profesional, adherirse a los principios de fidelidad a los manuscritos y lealtad a sus deberes, evitar la subjetividad y el azar, y evitar lagunas en el trabajo real. Al utilizar la tecnología informática para mejorar la eficiencia de la oficina, debemos enfrentar los impactos negativos de la tecnología moderna, aumentar la investigación y encontrar activamente soluciones basadas en las condiciones de trabajo reales.