¿Quién puede ayudar con el proceso de adquisiciones de una empresa farmacéutica?

1.

El propósito de este Procedimiento Operativo Estándar es establecer las definiciones y procedimientos necesarios para garantizar que

-Ltd. Los costos y los estándares son consistentes.

2. Definición

PR: Formulario de solicitud de compra, utilizado internamente por la empresa

PO: Formulario de orden de compra, orden de compra, utilizado externamente por la empresa; .

3. Responsabilidad

3.1 Comprador

De acuerdo a las necesidades del departamento, presentar una solicitud de compra, proporcionar los requisitos técnicos, especificaciones y modelos de lo adquirido. materiales y completar la solicitud de compra. Enviar el pedido al personal correspondiente para su aprobación;

Recibir e inspeccionar los bienes y servicios solicitados.

Compradores

Solicitar bienes y servicios que tengan un precio razonable y cumplan con los requisitos según el formulario de solicitud de compra del comprador.

El personal de adquisiciones del departamento de producción es responsable de la adquisición de materiales y diversos materiales relacionados con la fabricación o el desarrollo, o supervisa la adquisición de contratistas.

El Departamento de Administración es el responsable de la adquisición de material de oficina y materiales logísticos.

Todo el personal de compras debe ser responsable del precio y la calidad de los artículos adquiridos.

3.3 Logística

Asegurar el transporte oportuno y de alta calidad de los productos, y ser responsable de los procedimientos de declaración aduanera y despacho aduanero oportuno de las mercancías importadas.

3.4 Departamento de Producción

El personal de calidad del departamento de producción es responsable de formular los estándares de evaluación de la capacidad de aseguramiento de la calidad y los planes de evaluación de los proveedores (proveedores de materiales y contratistas), y de realizar el aseguramiento de la calidad. evaluación de capacidades.

3.5 Departamento de Finanzas

Verifique todos los documentos requeridos al recibirlos y compare la factura del proveedor con los documentos relevantes (como solicitudes de compra, órdenes de compra y listas de recibos de mercancías). Compare para confirmar la cantidad y el importe. . y pagar a los proveedores a tiempo.

4. Alcance de la Adquisición

4.1 Productos: se refiere a productos que son subcontratados por la empresa y entregados a los clientes inmediatamente después de la compra.

4.2 Materiales de producción: se refiere a materiales directamente relacionados con la producción del producto. La mayoría de los materiales producidos actualmente por la empresa son adquiridos por contratistas de producción de productos.

4.3 Activos fijos: se refiere a equipos de producción y operación con un valor unitario superior a 65.438+0.000 yuanes y una vida útil superior a dos años. Como máquinas, vehículos, equipos electrónicos, etc.

4.4 Equipos de bajo valor: se refiere a equipos de producción y operación cuyo valor unitario no cumple con el estándar de activo fijo pero cuya vida útil excede un año. En términos de tratamiento contable, puede ser un gasto único más que un gasto de capital, pero su gestión debe tratarse como un activo fijo. Como escritorios de oficina, sillas y herramientas de laboratorio.

4.5 Los consumibles de bajo valor se refieren a consumibles de bajo valor comprados al por mayor. Como conectores de laboratorio.

4.6 Clientes de servicios de larga duración: Además de los anteriores, también existen clientes de suministros o servicios de larga duración. Como por ejemplo comida rápida, proveedores de material de oficina, servicios de telecomunicaciones, nombres de dominio, etc.

Otras solicitudes de compra que no estén dentro del alcance de las solicitudes de reembolso de gastos.

5. Procesos y procedimientos operativos detallados

5.1 Procedimientos de solicitud

1) El comprador es responsable de proporcionar los requisitos técnicos, especificaciones y modelos de los materiales adquiridos. O se deben indicar proveedores y precios recomendados si es necesario.

2) El comprador completa el "Formulario de solicitud de compra" y lo envía al personal correspondiente para su aprobación.

5.2 Aprobación

5.2.1 Aprobación de la Solicitud de Compra

Todos los formularios de solicitud de compra deben aprobarse estrictamente de acuerdo con la siguiente autorización de firma:

Todos los formularios de solicitud de compra deben ser aprobados y firmados por el gerente general de la empresa;

Todas las solicitudes de compra de equipos de TI deben ser aprobados por el gerente de TI.

Para necesidades de gestión de presupuesto, impuestos y flujo de efectivo, todos los formularios de solicitud de compra deben estar firmados por el Director de Finanzas.

Cualquier solicitud de compra relacionada con la producción debe estar firmada por el Jefe del Departamento de Ventas; Aprobado y firmado por el jefe del departamento de operaciones.

Diagrama de flujo de firma:

¿Solicitante-? Gerente de Departamento Solicitante - Comprador - Gerente de Departamento Comprador - Gerente General

El comprador sólo puede comprar después de obtener la solicitud de compra aprobada.

5.2.2 Solicitud de orden de compra o contrato.

Orden de compra

Si el comprador necesita una orden de compra, puede utilizar el formulario de solicitud de compra aprobado para solicitar al Departamento de Finanzas que imprima la orden de compra después de que el gerente del departamento la firme. y lo confirma, será enviado a la empresa proveedora.

Los solicitantes también necesitan la confirmación del proveedor responsable del pedido de compra para garantizar la validez del pedido.

Los depositarios de órdenes de compra de productos y materiales de producción deben tener en cuenta que esta orden de compra es un documento altamente confidencial de la empresa y no puede ser inspeccionado por personal no autorizado.

5.2.2.2 Contrato

Si el comprador necesita un contrato, el vicepresidente de la empresa o superior debe firmar y sellar el texto del contrato antes de que pueda usarse externamente. El contenido importante del contrato debe ser revisado por el asesor legal de la empresa.

5.3 Cotización y Negociación

5.3.1 Adquisición de Bienes y Servicios

Cuando sea posible y aplicable, el Comprador deberá obtener bienes del mismo grado o cotizaciones diferentes para servicios:

Cantidad mínima de cotización para el monto de compra

Menos de 5001 RMB

Por debajo de 2000 RMB, por encima de 65 438 RMB + 0,0002 RMB

Más de 2000 RMB 3

Después de negociar con el proveedor, el comprador debe hacer un registro de comparación, considerando principalmente la calidad, el precio, el descuento, el embalaje, la fecha de entrega y las condiciones de pago. Si es necesario, el Comprador y el Comprador participarán conjuntamente en las conversaciones con proveedores.

Cuando la calidad de los bienes y servicios es la misma, en principio se debe seleccionar el proveedor con la cotización más baja. Sólo en circunstancias especiales, si el proveedor con la cotización más baja tiene problemas de calidad, se puede seleccionar el proveedor con una cotización más alta, pero las razones deben indicarse en detalle para referencia futura.

5.3.2 Desarrollo y selección de subproveedores (solo aplicable a la adquisición de productos y materiales de producción)

El personal de compras del departamento de producción determinará inicialmente la opinión con base en La lista de materiales proporcionada por el departamento de desarrollo. Los proveedores que tengan la capacidad de servir como subproveedores se agregarán a la lista de proveedores calificados luego de ser revisados ​​y refrendados por el personal de aseguramiento de calidad y el departamento de desarrollo.

Si se trata de un proveedor de primer nivel, el lote de materias primas y auxiliares proporcionado por el subproveedor sólo podrá aceptarse después de que el personal de calidad del departamento de producción y del departamento de desarrollo hayan inspeccionado el primer lote de muestras.

Con base en la situación del suministro, el desempeño de calidad y la actitud cooperativa del proveedor, el departamento de producción evalúa la capacidad del proveedor para cumplir con los requisitos cada trimestre y realiza investigaciones, análisis y resúmenes.

5.3.3 El desarrollo y selección de logística de terceros

El personal responsable de la logística proporcionará más de tres opciones de transporte de carga a través de licitaciones, garantizando al mismo tiempo el transporte oportuno y de alta calidad del producto. . El personal de logística evalúa la capacidad del transportista para cumplir con los requisitos trimestralmente en función del tiempo de entrega, la calidad del servicio y la actitud cooperativa del transportista, y realiza investigaciones, análisis y resúmenes.

5.4 Realizar pedidos

Los proveedores deben seleccionarse en función del precio, la calidad y el servicio. Si el proveedor seleccionado por el Comprador no coincide con el proveedor recomendado por el Comprador, se enviará una confirmación al Comprador. Si el comprador aún insiste en utilizar el proveedor recomendado, deberá ser aprobado por el gerente general.

El pedido de artículos puede realizarse de las dos formas siguientes:

Comprar directamente al proveedor con una solicitud de compra aprobada.

Enviar órdenes de compra a proveedores (si es necesario, puede solicitar al Departamento de Finanzas la emisión de órdenes de compra) o contratos (el contenido importante del contrato debe ser verificado por el asesor legal de la empresa).

Para artículos de compra frecuente, como papelería, artículos de primera necesidad, almuerzo, etc. , puede realizar pedidos directamente a proveedores seleccionados mediante la celebración de un acuerdo anual sujeto a términos y condiciones.

La selección de dichos proveedores se realizará mediante licitación pública (cuando sea posible habrá al menos tres competidores) y dichos acuerdos se revisarán al menos anualmente para obtener nuevas ofertas de diferentes proveedores, y renegociar los acuerdos existentes.

5.5 Aceptación

Una vez entregados los bienes que no son de producción solicitados, deben ser inspeccionados y el personal de inspección y el personal de compras no pueden ser la misma persona. Tras la aceptación deberá firmar el formulario de solicitud de compra o albarán de entrega al cliente.

La producción de materiales de embalaje originales y auxiliares está sujeta a controles de calidad por parte del departamento de producción.

Si la mercancía entregada no es conforme, el Comprador deberá ponerse en contacto con el Proveedor para su resolución.

5.6 Pago

El comprador es responsable de la solicitud de pago de los bienes adquiridos, debiendo adjuntar los siguientes documentos luego de pagar la citación.

Recibo

Solicitud de compra que ha sido aprobada y recibida,

Si tiene una orden de compra PO, una copia del contrato y una lista de entrega del cliente, por favor inclúyalos adjuntos.

Si es un prepago, puede adjuntar una factura completa cuando se paga el saldo; si hay circunstancias especiales, puede agregar un albarán de entrega más adelante, como un prepago completo para equipos Dell.

Para artículos de compra frecuente, como papelería, artículos de primera necesidad, almuerzo, etc. , exigiendo que las liquidaciones mensuales se negocien con los proveedores y se paguen mediante transferencia.

Siempre que sea posible, el pago siempre debe requerir una transferencia bancaria en lugar de efectivo.

Los compradores siempre deben solicitar facturas con IVA a los proveedores siempre que sea posible.

Registros

Para cada compra, el comprador debe conservar los siguientes documentos:

1) Copia de la solicitud de compra

2) Cotización

3) Registro de comparación de precios

4) Copia de orden de compra o contrato

5) Copia de citación de pago

6) Recibo Copia

7. Posesión forzada

1) Formulario de solicitud de compra y cronogramas

2) Orden de compra

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Ningún empleado podrá aceptar regalos, invitaciones y beneficios similares.

Cualquier intento por parte de un proveedor de influir indebidamente en las decisiones de compra debe ser reportado inmediatamente.