Utilizar el conocimiento para gestionar archivos empresariales de ciencia y tecnología
Palabras clave: gestión del conocimiento; archivos técnicos
Los archivos empresariales son recursos de conocimiento importantes para las empresas, y la gestión de archivos es una parte importante de la gestión de recursos de conocimiento. Cómo adaptarse a las necesidades del desarrollo de la situación, ajustar el enfoque del trabajo, convertir valiosos recursos de información en productividad lo antes posible y mover la gestión de archivos hacia la gestión de recursos de conocimiento son nuevos problemas que enfrenta el trabajo de archivos corporativos en la nueva era.
1. Gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento se refiere a la identificación efectiva, la recopilación integral, el procesamiento científico y la utilización completa de información y conocimientos diversos dentro y fuera de la empresa para mejorar la competitividad de la empresa. empresa; y promoviendo el conocimiento y su intercambio, fomentando la innovación del conocimiento y generando valor agregado al conocimiento. Aprovecha la inteligencia colectiva de las empresas para mejorar su adaptabilidad y creatividad.
La gestión de recursos de conocimiento no solo debe gestionar la información y las personas, sino también conectar la información y las personas, combinar las capacidades de procesamiento de información con las capacidades de innovación de las personas y mejorar la adaptabilidad de las organizaciones empresariales al medio ambiente. Los recursos de conocimiento desempeñan un papel importante en las empresas actuales.
El conocimiento y la gestión son indispensables. La gestión que no logra captar el conocimiento sólo puede rascarse las cejas y la barba; sin habilidades de gestión, una empresa puede ser como una persona sin memoria. A partir de ahora, los archivos se acumulan en el pasado y se generan en el futuro. Evidentemente, su gestión debería ser diferente. Para llevar a cabo la gestión del conocimiento archivístico en empresas grandes y medianas, es necesario comprender el contenido, la forma y las características de los recursos de conocimiento archivístico de la empresa para encontrar los métodos y procesos para la gestión del conocimiento archivístico.
En segundo lugar, la importancia de la gestión del conocimiento
En primer lugar, la gestión del conocimiento, como nuevo concepto y método de gestión, tiene implicaciones para la estrategia corporativa, los modelos de gestión, la gestión de recursos humanos y la información. gestión, etc. distintos grados de impacto. Con el fortalecimiento de la gestión del conocimiento empresarial y la aplicación continua de la tecnología de la información, las funciones de gestión de archivos también están experimentando los cambios correspondientes, que se reflejan principalmente en: el paso de la gestión de entidades de archivos a la gestión del contenido de los archivos, es decir, el conocimiento y Fortalecer el desarrollo y la utilización del conocimiento sobre archivos. Implementar servicios inteligentes para la gestión de archivos y lograr * * * compartir recursos de conocimiento sobre archivos corporativos. Los archiveros deben cambiar sus conceptos y considerar verdaderamente la gestión de archivos como un requisito general de la gestión del conocimiento empresarial y como una función del perfeccionamiento de la gestión de archivos bajo planificación. El cambio de funciones ha dado nuevos contenidos a la profesión de los archivos corporativos y también ha provocado cambios en el papel de los archiveros.
En segundo lugar, la gestión de archivos empresariales tradicional enfatiza el almacenamiento pero descuida la utilización. Proporciona pasivamente servicios de archivo simples y superficiales a través de medios inversos como la verificación, el préstamo y la copia de archivos, que no pueden satisfacer completamente las necesidades de información y de los usuarios. conocimiento. Aunque se ha llevado a cabo una gran cantidad de trabajo de recopilación e investigación, debido a las capacidades limitadas de los archiveros, la amplitud y profundidad de los materiales de compilación e investigación no son suficientes y no pueden servir eficazmente a las actividades de producción, operación y gestión de la empresa. La gestión del conocimiento enfatiza el uso de tecnología de la información avanzada para brindar a los usuarios información avanzada y profunda a través de medios modernos, inteligentes y humanizados. En última instancia, los servicios de conocimiento hacen realidad el valor del conocimiento y mejoran la competitividad central de las empresas. El énfasis de la gestión del conocimiento en los servicios de conocimiento y el enfoque en la creación de valor promueve el desarrollo y la utilización de los recursos de archivos, mejorando así el valor de la gestión de archivos y el estatus de las instituciones y el personal de gestión de archivos en el sistema organizacional corporativo.
3. Problemas existentes en la gestión actual de recursos de archivos empresariales
1. Durante mucho tiempo, la gestión de archivos corporativos se ha limitado a la recopilación, el almacenamiento y la utilización pasiva. El departamento de archivos adopta el modelo "tú compruebas, yo pregunto, yo sirvo" y no es bueno en servicios proactivos, lo que debilita el desarrollo y la utilización de los recursos de información de los archivos. La recopilación y organización sigue siendo una cuestión de archiveros, que requiere un gran número de profesionales y mucho tiempo.
2. El método es antiguo. La mayoría de los departamentos de archivos corporativos dependen del procesamiento manual en la recopilación, clasificación, catalogación, estadísticas y utilización de archivos, lo cual es lento e ineficiente, lo que afecta en gran medida el desarrollo y la utilización de los recursos de información. Los modelos y métodos tradicionales de gestión de personas, finanzas, propiedades y derechos ya no pueden satisfacer las necesidades de las empresas modernas.
3. El desarrollo y utilización de productos de conocimiento de archivos no es oportuno. En lo que respecta a los archivos de conocimiento, el conocimiento cambia con la práctica y debe aplicarse, probarse, optimizarse, mejorarse e innovarse en la práctica. Sin embargo, en la gestión de archivos actual, la información relevante sólo se recopila y en realidad no se procesa ni se desarrolla en un producto de base de conocimientos.
Cuatro.
Tendencias y objetivos de la gestión de archivos empresariales
La nueva revolución tecnológica que representan las tecnologías de la información está cambiando cada día, modificando nuestros métodos y hábitos de trabajo. Los archivos son registros históricos valiosos de las actividades de producción y operación de una empresa y constituyen la riqueza intelectual de la empresa. La aplicación de la tecnología informática ayuda a explorar en profundidad el valor potencial de los archivos, reducir los tediosos procedimientos operativos manuales, mejorar la eficiencia de utilización de la gestión de archivos y proporcionar una mejor utilización para la gestión de la producción empresarial.
1. Es necesario mejorar urgentemente la tecnología de gestión de archivos. A medida que mejora el nivel de informatización empresarial, los modelos de producción y operación de las empresas se están volviendo gradualmente automatizados e inteligentes. La aplicación generalizada de la tecnología de la información en la producción y gestión empresarial ofrece buenas oportunidades para que la gestión de archivos empresariales se transforme de la gestión física tradicional a la tecnología de la información, desarrolle activamente los recursos de información de los archivos y extraiga conocimientos en los archivos. Por lo tanto, se deben utilizar activamente diversas tecnologías de la información para desarrollar sistemas de gestión del conocimiento de archivos con funciones de análisis de datos y soporte de decisiones para promover la mejora de los niveles de gestión del conocimiento corporativo.
2. Es necesario reforzar la conciencia del servicio inteligente del conocimiento archivístico. El objetivo final de la gestión del conocimiento de archivos empresariales es realizar el procesamiento y disfrute de los productos de conocimiento de archivos y proporcionar servicios de conocimiento de archivos eficientes y de alta calidad. Este es el punto de partida para que el departamento de archivos participe en el negocio principal de la empresa. El desarrollo de la tecnología de la información ofrece nuevas oportunidades de desarrollo para la gestión de archivos empresariales. Los archiveros deben crear una base de datos de gestión del conocimiento empresarial, conectar la información originalmente cerrada dentro de la empresa, proporcionar activamente servicios de conocimiento de archivos a los usuarios y fortalecer la conciencia de servicio de los archiveros.
3. Mejorar la calidad de los trabajadores de archivos. Que la modernización de los archivos pueda adaptarse al desarrollo de las empresas depende de si existe un equipo de personal de archivos de alta calidad. El departamento de gestión de archivos debería incluir la labor de formación en su agenda y hacer un buen trabajo formando al personal de gestión de archivos. Los archiveros no sólo deben poseer conocimientos profesionales, sino también dominar las tendencias de desarrollo de los archivos y los nuevos conocimientos relacionados con el trabajo de información archivística. Sólo contando con un equipo de trabajo de archivos sólido podremos gestionarlos científicamente y desarrollar y utilizar racionalmente los recursos de información de los archivos.
Con la profundización de la reforma empresarial encaminada a establecer un sistema empresarial moderno, el proceso de informatización empresarial basado en la aplicación de tecnología de la información moderna continúa acelerándose, y el conocimiento y la información se están convirtiendo en las fuentes más importantes de actividad empresarial. crecimiento económico. La gestión del conocimiento desempeña el papel más crítico en el proceso de mejora del valor empresarial. El objetivo de la gestión de recursos de conocimiento es obtener rápida y convenientemente la información y el conocimiento necesarios para garantizar el funcionamiento eficaz y de alta velocidad de la gestión empresarial, la producción de productos y las actividades económicas.