Elección incorrecta del sistema ofimático
Mito 1. Creo que OA es una oficina administrativa, que envía y recibe documentos.
Para las agencias gubernamentales, esto tiene cierto valor, pero para las empresas, el valor no es muy grande.
Cuando apareció OA por primera vez, los gobiernos y las instituciones públicas eran de hecho los principales usuarios de OA, y OA aún no había ingresado a las empresas. Por lo tanto, la gente cree que el OA no puede resolver el papel de la gestión empresarial en el cuidado y control de los procesos comerciales clave durante las operaciones empresariales, ni puede ayudar a los empleados a colaborar eficazmente en el trabajo diario de oficina. Sin embargo, con el desarrollo gradual de OA, las empresas se han convertido en una amplia gama de aplicaciones de OA que ya no permanecen en el sistema tradicional de envío y recepción o en el sistema de oficina administrativa. Por lo tanto, Pan Wei cree que OA, como sistema de oficina, debe integrarse con diferentes departamentos, puestos y personal para convertirse en su sistema de oficina personalizado.
Para la gerencia, la aprobación de la oficina (no solo documentos oficiales, sino más aprobación de procesos de gestión y procesos comerciales) y la entrada de datos por parte de los empleados se resumen en informes con diferentes permisos, que es su sistema de oficina. Para otros departamentos, además del apoyo diario de la oficina administrativa, también se requieren aprobaciones diarias de procesos comerciales (como procesos de adquisiciones, aprobaciones de contratos, viajes de negocios, préstamos y aprobaciones de fondos). Sólo coordinando estos recursos e información podemos crear productos OA de oficina colaborativos adecuados para operaciones y aplicaciones empresariales modernas.
Mito 2: Creo que OA es solo la aprobación y gestión de documentos.
Muchos OA en el mercado utilizan bases de datos no relacionales, principalmente basadas en la plataforma Lotus. La plataforma Lotus es una plataforma cerrada y una base de datos basada en documentos. Hay muchas fallas inherentes a la tecnología y generalmente se usaba cuando los primeros gobiernos enviaban y recibían documentos. La licitación de información gubernamental es básicamente una transición a la arquitectura de la plataforma j2ee. Lotus se utiliza principalmente como servidor de correo en el extranjero. Pan Wei cree que OA no es solo la aprobación y gestión de documentos, sino también la clave para la gestión empresarial. Como software de gestión empresarial, en última instancia debe estar relacionado con las finanzas para maximizar su función. Por ejemplo, entre las empresas que solicitan OA, pocas empresas renuncian al proceso de aprobación, como el reembolso, el préstamo y el pago. Porque el método de reembolso y el método de ejecución manual han cambiado fundamentalmente. Aprobación manual Cada enlace de aprobación requiere una firma manual antes de poder pasar gradualmente al siguiente enlace.
La ventaja del proceso de reembolso electrónico es la separación de funciones administrativas y financieras. Como capa de aprobación, se ocupa principalmente de si se permite que se realicen transacciones y en qué medida. La función de las finanzas es determinar si el comprobante de transacción (factura) es verdadero o falso y si excede el estándar de reembolso financiero. Por lo tanto, el proceso electrónico significa que los documentos electrónicos y los comprobantes se procesan por separado y los comprobantes sólo requieren revisión financiera. La gerencia puede aprobar rápidamente los datos ingresados en el documento electrónico como base para la aprobación, sin necesidad de comprobantes de aprobación, y puede respaldar la aprobación remota de reembolsos por parte de los líderes. Por supuesto, el proceso de aprobación electrónica debe proporcionar una base conveniente para que los líderes juzguen y aprueben el reembolso, lo que puede resolver rápidamente el complejo y difícil problema del proceso de reembolso de gastos financieros de los empleados. Muchas empresas promueven solicitudes de proceso completo aplicando primero el proceso de reembolso financiero. Hay muchas empresas constructoras de sistemas OA en Shenzhen. Según estadísticas incompletas, hay más de 2.000 empresas que fabrican sistemas OA en Shenzhen, y hay docenas de empresas especializadas en la construcción de sistemas OA. Si hablamos de una empresa de construcción de sistemas OA más profesional, Shenzhen Yingkechuangxiang Network Technology Co., Ltd. es, con diferencia, la empresa de producción de sistemas OA más profesional en el campo de la construcción de sistemas OA. El sistema OA que Yingkechuang quiere construir se utiliza en muchos. campos en Shenzhen lograron buenos resultados de mercado.
Mito 3: Creo que OA es parte de ERP. Creo que OA es muy simple y subordinado a otros sistemas.
Las ideas de gestión de OA son completamente diferentes a las de ERP: se trata principalmente de la gestión de materiales, logística y fondos, y está orientado a resultados. Las ideas de desarrollo y las ideas de gestión de OA y ERP son completamente diferentes. OA se centra en la gestión de personas y procesos, y gestiona asuntos específicos a través de gerentes. Estos asuntos pueden cambiar todos los días, por lo que OA enfatiza la flexibilidad y la colaboración. Porque la colaboración entre las personas de una empresa requiere que los procesos estén estandarizados.
Por lo tanto, el núcleo de OA son los recursos humanos como núcleo (los recursos humanos controlan principalmente los permisos y los sistemas de seguridad) y el flujo de trabajo como plataforma central, y luego se construyen otros módulos de funciones de aplicación en esta plataforma. Al mismo tiempo, el alcance de OA es mucho más amplio que el de ERP e involucra aplicaciones en varios departamentos, por lo que OA necesita un portal. Las personas con diferentes usuarios y diferentes permisos pueden ver información relacionada con su trabajo al ingresar al sistema, pero las personas sin permiso no pueden.
Como portal de gestión, resume la información laboral diaria de los empleados y genera informes estadísticos para brindar apoyo en la toma de decisiones a la gerencia. Toda la información aprobada se resume en el portal de gestión. Al mismo tiempo, la administración también puede monitorear y consultar microdatos a través de macrodatos. Por tanto, la tendencia de desarrollo de OA es convertirse en una plataforma de gestión colaborativa. ERP y OA, como plataformas para controlar los recursos internos e intercambiar información externa, forman la piedra angular de la informatización empresarial.
Mito 4. Creo que el objetivo final de OA es pasar de ser manual a electrónico.
Pan Wei cree que el OA colaborativo, como software de gestión, debe solidificar algunos conceptos avanzados de gestión y diseño a través del software para mejorar el valor de la gestión empresarial. De lo contrario, la electrónica por el bien de la electrónica no será útil. mucho beneficio para el valor de gestión de la empresa. De lo manual a lo electrónico es sólo el primer paso en OA. Para la gestión, implementar OA en las empresas requiere mucha mano de obra, recursos materiales y financieros. La clave es introducir el software como herramienta de gestión del cambio para adaptarse a la competencia externa y al crecimiento corporativo. Por lo tanto, hay varios aspectos de OA que son el núcleo de la gestión empresarial:
Primero, mientras mejoramos la eficiencia de la oficina de la empresa, también debemos centrarnos en mejorar las capacidades de ejecución.
La aprobación manual no puede seguir el ritmo de los tiempos en términos de velocidad y eficiencia. Más importante aún, los líderes no pueden monitorear eficazmente el trabajo diario de los empleados. No sé qué enlace, qué departamento o por qué se ha estancado el proceso de aprobación. El establecimiento de muchos sistemas de gestión no ha recibido comentarios efectivos sobre si a los empleados les importa, si se implementan y durante cuánto tiempo se implementarán. Por lo tanto, no hay forma de mejorar y mejorar, y es difícil implementar de manera efectiva las órdenes de la gerencia. .
En segundo lugar, el propósito final de OA es servir al desarrollo estratégico y la gestión de la empresa.
Toda la filosofía de gestión de OA está centrada en las personas, con el objetivo de controlar el proceso operativo de la empresa y lograr operaciones estandarizadas de toda la empresa a través de la gestión de personas. Por lo tanto, es diferente de ERP con materiales como núcleo, finanzas con fondos como núcleo y logística como núcleo con compras, ventas e inventario. Las características principales de este software empresarial son la orientación a resultados, la gestión refinada como característica principal y la falta de control de procesos. OA, más hablando, es OA colaborativo, que está orientado al comportamiento organizacional y enfatiza la operación general de los recursos empresariales. Por tanto, OA y este software comercial se complementan entre sí. ¿Cuál es entonces el objetivo final del acceso abierto? Finalmente, OA se utiliza como plataforma para el trabajo diario de los empleados en diferentes departamentos y puestos, y los datos del trabajo diario de los empleados se resumen automáticamente a la gerencia con la autoridad relevante, y se generan informes estadísticos para brindar apoyo a la toma de decisiones para la dirección de la empresa. Si los datos en la oficina de empleados no se pueden condensar en los informes requeridos por la gerencia, creemos que el software centrado en las personas de OA no puede controlar efectivamente el proceso de gestión.
En tercer lugar, estandarizar la gestión de la empresa y evitar los factores humanos;
La aprobación manual se ve muy afectada por factores humanos y muchos sistemas de gestión y regulaciones de la empresa no se pueden implementar de manera efectiva. Muchas empresas chinas han propuesto sistemas legales cuando se formaron. Por lo tanto, el software es el mejor medio para hacer cumplir el sistema legal. Para las empresas que acaban de iniciar la informatización, se necesita un período de transición en la etapa inicial para amortiguar, pero al final, la gestión de la empresa aún debe estandarizarse. Por supuesto, la especificación debe permitir los ajustes adecuados. Por lo tanto, el proceso de la empresa necesita estabilizarse y eventualmente solidificarse. Por lo tanto, la clave del proceso empresarial es clasificar la precipitación y encontrar reglas de gestión.
Por supuesto, para el sistema de acceso abierto frontal empresarial constantemente estandarizado, es necesario respaldar algunos factores humanos. Después de una estandarización continua, finalmente encontramos las reglas de gestión adecuadas para la empresa. Por lo tanto, enfatizar que el proceso de acceso abierto requiere tanto un fuerte juicio independiente como flexibilidad para adaptarse a los cambios en los procesos comerciales y las estructuras organizativas de la empresa. Debido a que los empleados están ocupados en el trabajo todos los días, no podemos esperar que emitan juicios humanos si los empleados recuerdan muchos sistemas de gestión. Lo que es más realista es el proceso de envío de los empleados. El sistema juzga automáticamente en función del contenido completado por los empleados, estandarizando así el proceso de gestión general.
Cuarto: Comunicación e intercambio de información entre departamentos y empleados.
En la era manual, la información no se podía compartir ni transferir completamente entre departamentos, lo que generaba una gran cantidad de trabajo repetitivo.
Al mismo tiempo, muchos asuntos corporativos deben operar entre departamentos y la colaboración entre los empleados necesita urgentemente una plataforma que la respalde. Y OA es una herramienta muy avanzada. Con esta plataforma, los empleados de todas las regiones, organizaciones y departamentos están estrechamente conectados.
Quinto: La precipitación del conocimiento y la retención de las huellas.
Para cualquier empresa, habrá rotación de personal y entrarán nuevos empleados. La pérdida de empleados equivale a la pérdida de recursos para las empresas, especialmente de empleados en puestos comerciales clave. Las empresas necesitan una plataforma para registrar el trabajo principal diario de los empleados y los recursos principales de la empresa que controlan, a fin de facilitar la rápida transferencia y el seguimiento de los empleados posteriores y evitar pérdidas para la empresa. Al mismo tiempo, las empresas necesitan gastar mucho dinero para capacitar a nuevos empleados para que se conviertan en empleados adecuados. Si los rastros y experiencias de los empleados en el mismo puesto se comparten con los nuevos empleados a través del sistema OA, el tiempo de formación de los nuevos empleados se acortará considerablemente y se ahorrarán los costes de formación de la empresa.
En sexto lugar, fortalecer la evaluación del comportamiento diario de los empleados;
Muchas empresas solo evalúan a los empleados en función de sus puntos de impresión, lo que no favorece la retención de talentos destacados. A través del sistema OA, podemos utilizar los resultados del trabajo diario de los empleados como parte de la base para la evaluación dinámica del desempeño de los empleados. Es necesario movilizar plenamente el entusiasmo de los empleados para que las empresas puedan acumular rápidamente los talentos que necesitan durante el rápido desarrollo.
Por lo tanto, OA no es un software sin papel, sino una herramienta de gestión a través de la cual se implementa el sistema de gestión empresarial, se difunde la cultura corporativa y mediante la estandarización de procesos, la acumulación de conocimiento y la cooperación y cooperación de los empleados Colaborar para promover el desarrollo armonioso de las personas y organizaciones de la empresa.
Mito 5: Creo que la implementación del OA es muy sencilla y es cuestión del departamento de información.
Como software de gestión, OA se utiliza en última instancia en las empresas. El software es sólo una herramienta, la clave es confiar en que las personas lo utilicen. La profundidad de la aplicación empresarial depende de la atención de los líderes empresariales, las garantías del sistema de gestión de respaldo y las capacidades de servicio de los proveedores, los cuales son indispensables. Promocionarlo solo a través del departamento de información o de un departamento determinado eventualmente conducirá al fracaso de la aplicación en toda la empresa. Al mismo tiempo, los proveedores deben tener una amplia experiencia en implementación y aplicaciones para ayudar a las empresas a avanzar en la implementación del proyecto y evitar riesgos de implementación. Por lo tanto, la selección de proveedores es algo más que solo productos. Por supuesto, es imposible tener la capacidad de responder rápidamente sin la capacidad de resolver problemas. Por lo tanto, a la hora de elegir un proveedor, se recomienda elegir un fabricante conocido y con muchos casos de éxito que se especialice en OA.
Mito 6: Creo que el OA se puede lograr inmediatamente;
OA es un proyecto sistemático que requiere una planificación general y una implementación paso a paso. La clave es que las empresas deben extraer primero las necesidades más urgentes, críticas y efectivas, y luego profundizar gradualmente la aplicación sobre esta base y luego expandir nuevas necesidades. Muchas empresas tienen grandes limitaciones a la hora de elegir OA porque creen que OA puede satisfacer sus necesidades. De hecho, la profundidad y amplitud del OA pueden ser muy profundas y amplias. Muchas empresas no comprenden la planificación de OA, por lo que OA encuentra cuellos de botella después de un período de aplicación. Se recomienda que las empresas planifiquen bien en la etapa inicial y luego implementen gradualmente las funciones requeridas en función de las necesidades reales de la empresa y profundicen la profundidad de la aplicación en los próximos años.
La informatización empresarial es el único camino para el desarrollo empresarial. El propósito fundamental de promover e implementar OA no es solo ayudar a las empresas a establecer un sistema completo de gestión de la información, sino más importante aún, lograr mejoras en la gestión y en los negocios a través de ideas y métodos de gestión avanzados, y promover el desarrollo armonioso de los sistemas y la cultura empresarial. , personas y organizaciones. Esto determina que cuando una empresa elige OA u OA, debe basarse en las necesidades reales de la empresa, cambiar la forma de pensar y los puntos de vista anteriores y partir del importante papel que realmente juega OA en el proceso de informatización empresarial, partiendo de la estrategia empresarial, Elija el sistema OA que su empresa necesita.