¿Qué debería comprobar una auditoría externa ISO? Este artículo explica cómo prepararse para una auditoría externa. Sólo como referencia. Por favor corríjame si hay algún problema. 1. Tratar correctamente las auditorías externas 1.1 Toda auditoría tiene un propósito. Por ejemplo, aceptar una auditoría de un tercero, aprobar una certificación y obtener un certificado, aceptar una auditoría de una segunda parte (cliente) y esperar convertirse en su proveedor, o para otros fines; Se deben hacer preparativos en torno a este propósito. 1.2 es establecer e implementar un sistema que cumpla con los requisitos. El requisito previo para aprobar la certificación y obtener el reconocimiento del cliente es establecer realmente un sistema de gestión de calidad que cumpla con los estándares, las leyes y regulaciones correspondientes y los requisitos del cliente. La organización debe demostrar su capacidad para proporcionar productos y servicios que satisfagan a los clientes. Por lo tanto, debemos utilizar evidencia objetiva para demostrar nuestra capacidad para implementar eficazmente este sistema de gestión de calidad. 1.3 Demuestra activamente tus habilidades. Independientemente del propósito de la auditoría, afrontar una auditoría externa es una oportunidad para demostrar tus capacidades. Debemos hacerlo bien, especialmente las no conformidades encontradas durante las auditorías. No estar calificado no es algo bueno, pero puede convertirse en algo bueno. Aprende desde el frente. Debido a que es inconsistente con la existencia objetiva, si no se descubre y corrige esta vez, siempre causará mayores pérdidas en el futuro que ahora. 1.4 Cooperar activamente con los auditores para completar el trabajo de auditoría. La finalización exitosa de una auditoría es una responsabilidad compartida entre el auditor y el auditado. Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los criterios de auditoría. El auditor espera obtener evidencia suficiente del sitio lo antes posible para creer que el sistema de gestión de calidad del auditado cumple con los criterios de auditoría y es efectivo. El auditado debe demostrar activamente varias pruebas de que cumple con los criterios de auditoría para demostrar que el sistema; ha establecido cumple con los requisitos de los criterios y las obras de implementación. 2. Cómo realizar bien este trabajo, comprendiendo principalmente los siguientes aspectos: 2.1 Aclarar el propósito y alcance de esta auditoría. Los representantes de la dirección y el responsable de la auditoría deben comprender y determinar con la mayor antelación posible la siguiente información: 2.1.1 El propósito de la auditoría. ¿Es esta auditoría para certificación (auditoría de certificación versión 2008), una auditoría de segunda parte o para otros fines? 2.1.2 Normas de auditoría. Se deben adoptar diferentes normas de auditoría para diferentes propósitos de auditoría. Por lo general, los criterios de auditoría son los estándares del sistema de gestión de calidad, los propios manuales, procedimientos y otros documentos del sistema y de productos, así como los contratos firmados con los clientes y las leyes y regulaciones aplicables. Sin embargo, los diferentes propósitos de la auditoría tienen diferentes enfoques. Por ejemplo, las auditorías de terceros se centran en los requisitos relacionados con sus productos. Las auditorías de terceros se centran en los procesos y los requisitos de los clientes. 2.1.3 Alcance de la auditoría. Determine la ubicación, función y alcance del producto de la auditoría (SGS proporcionará el plan de auditoría en ese momento). 2.1.4 Número y agrupación de auditores. Generalmente, con una semana de anticipación, recibirá un aviso por escrito de los auditores que cubrirán los aspectos anteriores, para que pueda estar completamente preparado. 3. Organizar e implementar el acompañamiento a nivel de empresa 3.1. La empresa deberá proporcionar un acompañante para cada auditor del organismo de certificación (cliente). Esta persona debe estar familiarizada con el código, la organización empresarial, la división del trabajo y los negocios, y tener ciertas habilidades de comunicación y expresión. Responsable de la comunicación dentro de la empresa y con los departamentos funcionales relevantes. Generalmente realizado por auditores internos experimentados. 3.2 Designar auditados en todos los niveles. De acuerdo con la división del trabajo en la estructura organizacional del "Manual de Calidad", las unidades y departamentos relacionados con esta auditoría deben designar un auditado con anticipación (generalmente coordinado por el gerente del departamento, el supervisor o la columna vertebral clave). De ser necesario, designar otro suplente. En caso de que el recepcionista no esté disponible por algún motivo, o no pueda contestar, el suplente estará en la parte superior. La tarea del auditado es intentar utilizar evidencia objetiva para demostrar que la autoridad competente cumple con los criterios de auditoría y demostrar que el sistema es eficaz. Principalmente: 3.2.1 Las unidades y departamentos representativos seleccionan y preparan materiales de evidencia típicos con anticipación de acuerdo con el plan de auditoría, incluidos documentos, registros, objetos físicos y presentaciones in situ, recepción, etc. Proporciónelo voluntariamente durante una auditoría como evidencia objetiva del cumplimiento y efectividad de su sistema. 3.2.2 Responder a las preguntas planteadas por el auditor in situ y proporcionar evidencia objetiva. Cumplir con los requisitos del auditor. 3.3 Capacitación del personal acompañante y de los auditados 3.3.1 Informar al personal mencionado anteriormente sobre el plan de auditoría con anticipación y brindar capacitación sencilla. El tiempo no debe exceder 1 hora. Si tiene alguna pregunta, hágala con anticipación y haga registros de capacitación para la capacitación. (Obtener el plan de auditoría antes de la capacitación) 3.3.2 Unifiquemos la división de responsabilidades. ¿Cuáles son los elementos del sistema y quién es responsable de proporcionar pruebas en nombre de la empresa? Quién es responsable de qué departamento funcional. Compruebe usted mismo si la evidencia objetiva proporcionada por estos preparados demuestra plenamente la conformidad y eficacia del sistema.
3.3.2 En cuanto a la comunicación, el contenido del Artículo 3.3.2 anterior de este documento en realidad se aclaró cuando se estableció el sistema. Es sólo un nuevo énfasis temporal y un recordatorio para lograr el propósito de la comunicación. Al mismo tiempo, informe a todos sobre los métodos de comunicación y la información de los demás, como la ubicación de la oficina, el número de teléfono fijo, el número de teléfono móvil, etc., para poder comunicarse de forma eficaz. 4. Movilización ideológica para acoger la auditoría 4.1 Hacer saber a los empleados qué auditorías aceptarán en el momento adecuado y de una determinada manera dentro de un determinado período de tiempo. (Notificación de auditoría externa) 4.2 Saber cómo recibirla 4.2.1 Exigir a cada empleado (al menos aquellos que se encuentren en servicio en el momento de la auditoría, incluido el personal directivo y técnico) que aclare su alcance de trabajo. Elaborar el contenido del apartado anterior 3.2. Por ejemplo, puede responder el trabajo del que es responsable y los documentos que ejecutó, y explicar cómo se relaciona su trabajo con el logro de los objetivos de calidad de la empresa. Seleccione materiales de evidencia típicos para demostrar que el trabajo que realiza cumple con los estándares, regulaciones y requisitos del cliente, y cumple con los requisitos objetivo. Prepare las pruebas que proporcionará con antelación. ¿Qué evidencia puede proporcionar cuando el auditor le pide que la presente? Tales como normas, documentos de la empresa (manual de calidad, documentos de procedimientos, instrucciones/dibujos de trabajo), registros de formularios, etc. 4.2.2 ¿Qué preguntas se espera que se hagan durante la auditoría? Cómo responder. 4.3 Cada empleado debería poder responder algunas * * * preguntas y cada empleado podrá ser auditado. Por lo tanto, además de preparar cuestiones dentro del alcance del trabajo del que es responsable, también debe identificar algunas * * * cuestiones que deben comprenderse. Se debe determinar de acuerdo al propósito de la auditoría, como por ejemplo: 4.3.1 norma ISO9001, 5.5.2.c), “Asegurar que toda la organización cumpla con los requisitos de mejora del cliente”. Los empleados deben saber lo que están haciendo. ¿Cuáles son los requisitos para este trabajo? ¿Qué archivos se ejecutan? 4.3.2 Cláusula 6.2.2.d), “Asegurar que los empleados comprendan la importancia y la interrelación de su trabajo y cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad de la empresa. Los empleados deben saber quién es el destinatario de su trabajo”. ¿Quiénes son los clientes externos e internos? ¿Cuál es la clave de mi trabajo? ¿Qué objetivos se miden? ¿Qué situación se ha logrado? ¿Cómo cumplo con estos requisitos? Si no se hace bien, ¿cuáles son las consecuencias para el cliente? Los empleados y oficinistas del departamento de control de calidad también deben comprender algunos conceptos básicos de técnicas estadísticas basadas en su propio trabajo. Por ejemplo, qué es deterioro, causas comunes y causas especiales de deterioro, y qué son interferencia excesiva y control insuficiente. Esto se explica mejor con ejemplos prácticos de trabajos anteriores. 4.3.3 Informar a los empleados que no todas las preguntas planteadas por los auditores deben ser respondidas. Los empleados solo necesitan responder algunas preguntas sobre el sistema general de gestión de calidad de la empresa, como la política de calidad, la relación entre el trabajo y los objetivos de la empresa y cuestiones dentro del alcance de sus responsabilidades. Al ser auditados, todos trabajarán normalmente en este puesto. Saludado con una sonrisa. Cuando los auditores hacen preguntas, deben responder cortésmente y con sinceridad. Pero responde sólo lo que has hecho o de lo que eres responsable. Cuéntale cortésmente sobre otras preguntas. No es mi responsabilidad. Si vuelves a preguntar, dime cortésmente "Pregúntale a mi jefe" o pídele ayuda a un acompañante. 5. Bienvenidos a la primera reunión del 5.1. El primer día de una revisión normal, la primera reunión se celebrará en menos de media hora. Presidido por el auditor. Deben participar la alta dirección de la empresa, los representantes de la dirección, los recepcionistas (gerentes/supervisores) y el personal acompañante de todas las funciones relevantes. Los títulos y nombres de las personas que participan en la reunión se presentarán por escrito a la otra parte como prueba. 5.2 Realizar auditorías según plan. Personal de recepción (gerentes/supervisores) de cada departamento. La evidencia que deban ser proporcionadas por otros departamentos se proporcionará de manera oportuna a través de la comunicación con el personal acompañante. 5.3 Descubra los hechos inconsistentes. Si el auditor determina que existe una no conformidad, ¿cuáles son los hechos objetivos de la no conformidad? ¿Según qué estándares de revisión se dice que no se cumple? Facilitar la acción correctiva. 5.4 Comunicar cómo cerrar el informe de no conformidad antes de la reunión final. La causa raíz de la no conformidad, el plan de acciones correctivas, la fecha de finalización planificada (que no debe exceder los tres meses) deben discutirse con el auditor y qué evidencia objetiva se puede proporcionar para cerrar el informe de no conformidad después de que se implementen las acciones correctivas. . 6. Organizar a los auditores internos para aprovechar las oportunidades de aprender de los auditores externos y mejorarse. 6.1 Varias preguntas específicas 6.1.1 Se recomienda que los líderes de la empresa no ejerzan demasiada presión sobre los empleados. No hagas políticas basadas en intereses personales. Por ejemplo, quien come no cumple con el informe, qué pasará, cómo, o incluso castigado. La práctica ha demostrado que cuando los empleados enfrentan tal presión, tienden a encubrir las disconformidades. Mientras no se ajuste a la existencia objetiva, ocurrirán problemas en el futuro y los resultados pueden causar grandes pérdidas. Hay que tener en cuenta que la mayoría de las razones por las que los empleados no pueden hacer bien su trabajo no son los individuos sino el sistema.