¿Cuáles son las responsabilidades de un archivero en una empresa de tecnología?
1. Establecer y mejorar el sistema de archivo, establecer el alcance del archivo, el tiempo de archivo y el período de almacenamiento;
2. archivos perdidos;
3. Los documentos completos deben entregarse para su reciclaje de manera oportuna y se archivarán después de que se complete la siguiente inspección anual.
(2) Establecimiento, archivo y gestión de ficheros.
1. Distinguir todos los casos y determinar la unidad de presentación.
2. Los archivos se dividen en varios niveles y categorías según su origen, época, materia, contenido y orden alfabético.
3. Antes de archivar, clasifique la información y colóquela en archivos de tareas pendientes.
4. Disposición de archivos. Los archivos se dividen en archivos permanentes, de largo plazo y de corto plazo. Los documentos del archivo incluyen el texto principal, manuscritos, anexos para instrucciones y respuestas. Se prepara un directorio de expedientes de casos y un catálogo de casos. Se hacen de cuatro a cinco copias.
5. Organiza los documentos, el grosor debe ser el adecuado, controlalo entre 1cm-2cm. Si el material es demasiado estrecho, se debe rellenar; si el material es demasiado ancho, se debe doblar cuidadosamente; si la letra es difícil de leer, se debe adjuntar una copia del título correctamente;
6. Organizar todos los sistemas de archivos de la empresa, determinar el período de almacenamiento, preparar catálogos de archivos (fichas), organizarlos y almacenarlos en un orden determinado.
7. Limpiar los archivos una vez al año:
1. Eliminar materiales innecesarios
2.
(3) Preservación de archivos:
1. Prevenir daños en los archivos, extender la vida útil de los archivos y mantener la seguridad de los archivos.
2. coloque lugares especiales o almacene archivos especiales en un almacén o biblioteca de archivos especiales;
3. Haga un buen trabajo para prevenir robos, impermeabilizar, a prueba de humedad, a prueba de polillas, a prueba de polvo, a prueba de roedores, protección contra altas temperaturas y protección contra el deslumbramiento. Las puertas y ventanas deben ser fuertes y seguras.
(4) Valoración del archivo:
1. Determinar el valor del archivo a partir de su contenido, fuente, época, fiabilidad y nombre.
2. Determinar el cronograma de mandos intermedios para diversos tipos de documentos. Para archivos financieros, consulte la tabla del período de retención de archivos financieros.
El plazo de conservación de los ficheros de empresa se puede dividir en tres tipos: permanente, de larga duración y de corta duración. Si está entre dos períodos de almacenamiento, el período de almacenamiento debe ser más largo.
(5) Destrucción de archivos:
1. Identificar cuidadosamente los documentos obsoletos, preparar una lista de destrucción y almacenarlos de forma permanente.
2. procedimientos y aprobarlos después de la aprobación de la junta directiva O solo puede destruirse después de la aprobación del gerente general;
3 Al destruir, más de dos personas deben supervisar la destrucción y guardarla en el inventario. para firma.
1. Cuando la sociedad se extinga o disuelva, los archivos deberán transferirse al accionista controlador o a la autoridad competente o al archivo nacional local.
2. La empresa debe adoptar medidas estrictas de gestión para evitar la filtración de documentos.
(6). Préstamo y utilización de ficheros.
1. Cualquiera que necesite utilizar archivos debe completar el "Formulario de consulta de documentos". Según la autoridad de acceso y la clasificación del archivo, solo se puede acceder a él después de haber sido firmado y aprobado por los líderes de todos los niveles.
2. Por lo general, los archivos solo se ven en la sala de archivos y se pueden tomar prestados los documentos y materiales archivados. El prestamista debe completar los procedimientos de registro.
3. El plazo del préstamo no excederá las tres semanas (por ejemplo, tres semanas) y se devolverá al vencimiento. Si necesita pedir prestado nuevamente, deberá renovar el préstamo.
4. Los prestatarios deben conservar los archivos adecuadamente para garantizar su integridad y no están permitidos alterarlos, delinearlos, cortarlos, extraerlos, desmontarlos o destruirlos sin autorización. Cuando se devuelvan los archivos prestados, se deben inventariar en persona. Si se encuentran archivos perdidos o dañados, se debe informar al supervisor de manera oportuna.
5. Al tomar prestados archivos de unidades externas, deberá presentar una carta de presentación de la unidad. Sólo podrá tomar prestados archivos con la aprobación del director general y no podrá sacarlos de la sala de archivos. El contenido copiado también debe ser aprobado por el director general antes de poder retirarlo.
6. La empresa utiliza los documentos de las siguientes maneras:
1). Proporcionar documentos originales.
2). >
3). Proporcionar información del índice de literatura.
7. El departamento de gestión de archivos debe proporcionar de forma proactiva servicios de recopilación e información de investigación de archivos de la empresa a varios departamentos y empleados, incluyendo principalmente información de políticas, información de gestión, información de productos e información técnica especial.
8. El archivero debe aceptar solicitudes de consulta de los departamentos y personal relevantes de la empresa.
9. De acuerdo con las normas nacionales de archivos y estadísticas, hacer un buen trabajo en las estadísticas de archivos corporativos.
10. Los departamentos gubernamentales pertinentes deben acceder a los archivos de la empresa cuando desempeñan funciones oficiales de conformidad con la ley, y la empresa cooperará y ayudará.
Términos complementarios del verbo (abreviatura del verbo)
1. El departamento de archivos utiliza activamente sistemas de información informática para gestionar archivos y mejorar la eficiencia de la gestión.
2. El departamento administrativo es el responsable de interpretar y complementar el presente reglamento, y es aprobado y promulgado por el director general de la empresa.
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