Etiqueta telefónica en el lugar de trabajo
Etiqueta telefónica en el lugar de trabajo 1 Hacer llamadas telefónicas es una parte integral de la vida profesional. Una cosa aparentemente simple en realidad contiene muchas cosas, de las cuales la cortesía es una parte muy importante.
Resuma varias etiquetas telefónicas en el lugar de trabajo. Comprenderlas aumentará su trayectoria profesional.
El principio de "no más de tres timbres"
Contestar el teléfono inmediatamente después de que suene hará que la otra parte se sienta abrupta más de tres timbres es un signo de baja eficiencia y; También hará que la otra parte se impaciente y sienta ansiedad. Por tanto, contestar el teléfono después de que suene dos veces es el momento más adecuado. Si no puede contestar la llamada a tiempo porque no está presente o no puede irse, primero debe disculparse con la otra parte después de contestar la llamada, como "Lamento haberte hecho esperar tanto".
Estandarizar el idioma del teléfono: A la hora de contestar el teléfono, primero debes identificarte. Al realizar llamadas externas, debe indicar el nombre de la empresa y, al realizar llamadas internas, debe indicar el nombre del departamento, como por ejemplo "Hola, soy XXX Company". Informar la dirección de su casa no solo muestra respeto por la otra parte, sino que también le permite confirmar si la llamada es correcta y también puede brindarle comodidad a usted mismo, para que no pierda el aliento haciendo una llamada equivocada; Además, siempre debes decir "hola", "lo siento" y "gracias".
Presta atención al tono de la llamada
El teléfono es una forma de comunicación no presencial, por lo que el oyente no sólo se preocupa por el contenido, sino que también paga Preste atención al tono de su conversación con él o ella. En el teléfono del trabajo, intenta adoptar un tono proactivo, sé alegre, habla despacio y muestra entusiasmo por hacer que la otra persona suene. El efecto ideal es escuchar el sonido como un ser humano, y el oyente es como una brisa primaveral, sin parecer artificial.
El principio de "colgar después"
Cuando la otra persona se despide de ti, tú también debes despedirte calurosamente y, para mostrar respeto, debes esperar hasta que la otra persona cuelgue. Cuelgue después de la llamada telefónica y déjelo con cuidado durante el proceso de colgar. Nunca use el teléfono para desahogar su enojo, ya que esto será extremadamente grosero.
Repetir cosas importantes: Repetir cosas importantes y números de teléfono durante las llamadas es un paso necesario para verificar resultados y reducir sesgos. A través de la repetición, el contenido de la llamada se puede transmitir con mucha precisión, lo que permite al personal relevante ejecutar el plan de trabajo según las instrucciones, evitando malentendidos o incluso conflictos debido a desviaciones en la transmisión de información.
Sostener el auricular con la mano izquierda
Muchas etiquetas telefónicas solo se centran en las precauciones durante la llamada, pero ignoran la postura al contestar el teléfono. La mayoría de las personas están acostumbradas a levantar el auricular con la mano derecha, pero en el proceso de comunicarse con los clientes por teléfono, a menudo necesitan tomar notas escritas. Al escribir, el micrófono suele estar sujeto al hombro, por lo que el teléfono puede caerse fácilmente, emitiendo un sonido áspero e incomodidad al cliente. Para eliminar este fenómeno, la postura adecuada es sostener el receptor con la mano izquierda y escribir u operar la computadora con la mano derecha, para poder comunicarse fácilmente con los clientes. Además del método de sujetar el auricular, la persona que llama también debe permanecer sentada, especialmente sin apoyarse en el borde de la mesa. La postura sentada es más propicia para un sonido natural, suave y hermoso.
Etiqueta al hacer llamadas telefónicas en el lugar de trabajo 2 Etiqueta al contestar el teléfono en el lugar de trabajo
1 Cuando escuche que suena el teléfono, es mejor contestarlo dentro de tres timbres. Si suena más de seis veces, primero debes pedir perdón a la otra parte.
2. Sonríe cuando contestes el teléfono, porque las sonrisas se transmitirán. Aunque la otra persona no pueda verlo, puede sentirlo en tus palabras.
3. Al contestar el teléfono, tenga cuidado de no dejar que sus compañeros hagan otras cosas o hablen con las personas que están a su lado. Hacer esto hará que la otra persona sienta que no estás prestando atención y, por lo tanto, sentirá que no eres respetado.
4. Al contestar el teléfono, preste atención a la postura correcta. No se recueste ni ponga los pies sobre la mesa, ya que una postura incorrecta también afectará el efecto del sonido y puede hacer que el teléfono suene fácilmente. resbalón, haciendo que la otra parte se sienta incómoda.
Debes tener papel en blanco y bolígrafos junto a tu teléfono. Cuando la otra parte necesita que escriba algo o le pide que le envíe un mensaje a su jefe, puede grabarlo de forma rápida y precisa para evitar problemas de comunicación. También es de mala educación hacer esperar a la otra persona sin preparar lápiz y papel con antelación.
Etiqueta para contestar el teléfono en el lugar de trabajo
Etiqueta para realizar llamadas telefónicas:
1. Elija un buen momento para realizar una llamada telefónica. Si no es muy importante, no llamen a otros durante los descansos y las comidas, y no se llamen entre sí durante los días festivos.
2. Controle el tiempo de la llamada. En términos generales, el tiempo de la llamada no debe exceder los 3 minutos.
3. Si la otra parte no sabe quién es usted, debe presentarse primero y contestar el teléfono utilizando la etiqueta honorífica del lugar de trabajo.
Por lo general, la persona que finaliza la llamada es quien llama. Pero cuando la llamada se vuelve divagando o divagando, la persona que llama simplemente dice: "Ahora estoy bien, Bárbara. Realmente disfruté hablar contigo por teléfono. Esperamos verte el día 7. Adiós. O algo. Algo decente.
Ps: cuando se interrumpe su llamada, la persona que interrumpió la llamada generalmente debería volver a llamar.
Por lo general, tenemos personas que llaman que son detalladas. La experiencia de estar enredado. vendedor persistente, o puede ser un amigo prolijo. Cuando hace todo lo posible por interrumpir la llamada, pero todos los esfuerzos fallan, primero puede tomar medidas más proactivas. Incluso puede ser necesario interrumpir, diciendo algo como: “Yo. Lo siento mucho, tengo que colgar. "El bebé está llorando" o "John está esperando para usar el teléfono" o "¡Guau! Llego tarde a mi cita, así que tengo que irme". Un huésped viene de visita inesperadamente, ya sea a casa o a la oficina. Es muy inapropiado charlar durante largos períodos de tiempo cuando hay invitados de visita. Cuando sepa que la llamada no se puede realizar rápidamente, deberá posponerla un tiempo y volver a llamar en un momento más apropiado en el futuro. En casa, podrías decir: "Tom acaba de pasar por aquí. ¿Puedo volver a llamarte más tarde?". En los negocios, podrías decir: "Tengo un cliente ahora mismo. Si puedes dejar tu número, te llamaré más tarde". ." Llamaste."
Por otro lado, si sabes que la llamada va a ser larga, o quieres dejar de chatear felizmente, una buena idea es decirle a tu amigo al comienzo de la conversacion: " ¿Es este el momento adecuado para llamar? o “Tienes tiempo”.
Etiqueta telefónica en el lugar de trabajo 3 Etiqueta telefónica en el lugar de trabajo
Al realizar una llamada telefónica, debes prestar atención a los siguientes puntos:
Elige el momento adecuado. Al realizar una llamada telefónica, si no es importante, trate de evitar el descanso y la cena del destinatario. Es mejor no molestar a la otra parte durante las vacaciones.
2. Domina el tiempo de llamada. Antes de realizar una llamada, lo mejor es pensar en lo que quieres decir para ahorrar tiempo en la llamada. No hables por teléfono ahora. Por lo general, una llamada telefónica no debe exceder los 3 minutos, lo que constituye la llamada "regla de los 3 minutos".
3. Sea amigable. No grites tan fuerte que sea ensordecedor cuando hablas.
4. Utilizar lenguaje estándar. Al comienzo de la llamada, preséntate primero y no dejes que la otra parte "adivine". Pídale a la otra parte que diga "Disculpe" o "Lamento molestarlo" cuando busque a alguien o realice una transferencia, y no lo dé por sentado.
Algunos consejos para realizar llamadas telefónicas
1. Presta atención a tu voz y a tu mentalidad.
El teléfono sólo se basa en el sonido para transmitir información, por lo que la primera frase, la entonación y el tono son muy importantes. Si no eres sincero de corazón, la otra persona lo sabrá. Cuando recibas una llamada telefónica, debes escuchar atentamente y tomar nota de los puntos clave. No hagas otros trabajos mientras escuchas.
2. Mantenga la conversación concisa.
Cada frase debe formularse adecuadamente y el propósito debe ser claro. No te confundas. Hace mucho que no hablas del núcleo. Adquiera el hábito de anotar los puntos clave antes de llamar y esto no sucederá.
3. Evite las horas pico de llamadas telefónicas.
Si llama a la otra parte cuando la empresa está más ocupada, a menudo no podrá hablar porque está "al teléfono". Por lo tanto, debe haber una manera de evitar las horas pico de llamadas telefónicas.
Este suele ser el caso durante las horas punta para las empresas. Una o dos horas después de salir del trabajo. Una o dos horas después de la pausa para el almuerzo. Es hora de salir del trabajo. De todos modos, no olvides decir algo cuando termines; lamento molestarte cuando estás ocupado en el trabajo.
Etiqueta para contestar el teléfono en el lugar de trabajo
1. Preparación antes de contestar el teléfono. Las élites profesionales reciben muchas llamadas todos los días. Si simplemente los mantienen en sus "pensamientos profundos", serán fácilmente olvidados o confundidos. Una buena memoria no es tan buena como un mal estilo de escritura. Así que prepare papel, bolígrafo, teléfono móvil o computadora y otras herramientas para grabar fácilmente. Además de esto, también necesita conocer cierta información básica sobre su empresa para poder responder o guiar a las personas que llaman con prontitud cuando realicen consultas.
En segundo lugar, registre el contenido de la llamada telefónica. Puede utilizar la técnica 5W1H para registrar de forma sucinta el contenido de la llamada telefónica, es decir, cuándo, dónde, quién, qué, por qué y cómo. (Por ejemplo: hable sobre la cooperación con el Sr. Wang de la Compañía XX en la sala de conferencias en el quinto piso de la compañía a las 15:30 de esta tarde).
En tercer lugar, preste atención a la postura y el tono. Debido a que no es una comunicación cara a cara, todos serán más informales al contestar el teléfono.
De hecho, la otra parte puede sentir las señales enviadas por el tono, la velocidad del habla, la expresión y los movimientos corporales al contestar el teléfono. Así que mantenga una voz clara, una voz amigable, una velocidad de habla adecuada, una expresión sonriente y una postura elegante, todo lo cual puede contagiar a quien llama. Nunca mastique chicle, cruce las piernas ni coma fideos fríos.
En cuarto lugar, realice todos los aspectos relacionados con contestar el teléfono. 1. Responda a tiempo y tenga en cuenta que "el timbre no sonará más de tres veces". 2. Saludarnos cordialmente y acercarnos. 3. Regístrate para evitar marcar el número equivocado. 4. Escuche con paciencia y sea considerado. 5. Manéjelo correctamente y regístrelo con precisión. 6. Despídase amistosamente y cuelgue el teléfono.
En quinto lugar, afrontar las consecuencias. Si no puede responder a la otra parte inmediatamente cuando contesta el teléfono, debe responder a la otra parte de manera oportuna después de comprenderlo claramente o si hay asuntos que deben ser manejados por otros colegas, debe informar de inmediato a la persona correspondiente; personal del contenido de la convocatoria.
Palabras tabú al teléfono en el lugar de trabajo
Nunca utilices "¡Di!" al contestar el teléfono. "¡Dilo!".
Tu forma de hablar es de manera autoritaria, lo cual es inaceptable y descortés. Algunas personas dicen "habla" o "habla" tan pronto como contestan el teléfono, o agregan uno o dos más "¡escucha, habla!"
Este comportamiento puede ser comprensible en empresas y emprendimientos. Por alguna razón, estaba ocupado en el trabajo y tenía poco tiempo, así que no tenía mucho tiempo para contestar el teléfono. Espero que la otra persona sea sencilla y no pierda el tiempo. Pero esta forma de contestar el teléfono era demasiado brusca y tenía un aire dominante, como si estuviera presumiendo. La impresión que da es "Si tienes algo que decir, dímelo rápido, ¡no tengo tiempo para hablar contigo por teléfono!"
Algunas personas son demasiado perezosas para "hablar" de esta manera. de contestar el teléfono y simplemente colgar el teléfono sin decir una palabra. Originalmente quería contactar algunas empresas o proporcionar alguna información. Me sentí incómodo cuando escuché su tono. Esto significa no decir nada. Estas personas son demasiado vagas para prestarle atención.
Todo el mundo quiere que los demás sean educados. ¿Quién quiere tratar con gente grosera? Por lo tanto, debes ser educado al contestar el teléfono.
Etiqueta al realizar llamadas telefónicas en el lugar de trabajo 4. Primero, elige el momento adecuado para una llamada de trabajo.
En principio, no está permitido realizar llamadas telefónicas mientras la otra parte está descansando, en reuniones o conduciendo, excepto en casos de emergencia, ya sea un superior llamando a un subordinado, un subordinado llamando a un superior, o una llamada a un cliente.
Los lugares de trabajo suelen tener muchas reuniones, tanto internas como presenciales, con los clientes. Generalmente, los teléfonos móviles estarán apagados o silenciados en este momento y también es muy peligroso contestar el teléfono mientras se conduce. Al llamar en este momento, ¿quiere que la otra parte responda la llamada o no? Ya sea que esté conduciendo o en una reunión, no podrá contestar el teléfono en el acto. No sirve de nada preocuparse.
Consejos en el lugar de trabajo:
En este caso, puedes volver a llamar en otro momento, pero lo mejor es enviar primero un mensaje de texto o WeChat y preguntarle a la otra parte si te conviene. para contestar el teléfono ahora. La otra parte le responderá después de verlo y luego llamará a este número después de recibir la confirmación de la otra parte.
Si la otra parte no es conveniente, puede concertar una cita antes de llamar. Esto es mucho más educado que llamar precipitadamente y la otra parte tendrá tiempo suficiente para escuchar su llamada atentamente.
En segundo lugar, prepárese con antelación y céntrese únicamente en los puntos clave.
Liu Fang es el servicio de atención al cliente de la empresa. Poco después de incorporarse a la empresa, su supervisor le organizó una nueva visita a un cliente. Durante una llamada telefónica, Xiao Liu se informó y luego comenzó a hablar de sí mismo, solo a la mitad.
La otra parte dijo con impaciencia: "Espera, has estado hablando durante mucho tiempo y ni siquiera sé el propósito de tu llamada. ¿De qué estás hablando?" Luego dijo. Estaba saliendo por un tiempo y luego colgó el teléfono. Xiao Liu parecía confundido.
Consejos en el lugar de trabajo:
Esté completamente preparado antes de hacer una llamada, especialmente a la otra parte. Si eres cliente, esto te ayudará a explicar el problema por teléfono claramente de una vez, en lugar de tener que hablar durante mucho tiempo y la otra parte aún no entiende lo que quieres expresar.
Además, después de contestar el teléfono, primero debes hablar y preguntar "¡Hola, Director XXX!". Perdón por molestarte, ¿te gustaría contestar el teléfono ahora? "De esta manera, no importa lo que esté haciendo la otra parte, si le preguntas cortésmente, no se enojará.
Si la otra parte está ocupada, te pedirá que vuelvas a llamar más tarde. De esta manera, la llamada no solo será fácil de aceptar para la otra parte, sino que también podrá demostrar su autocontrol y decoro.
3. Responda a las llamadas perdidas de manera oportuna. >
Durante el feriado del Día Nacional, Wang Qiang puso su teléfono celular en modo silencioso y salió a jugar durante el día. Hubo varias llamadas de sus superiores en su teléfono celular porque de todos modos pensó que era un feriado. no respondió. Cuando regresó a la empresa después de siete días de vacaciones, el supervisor parecía descontento.
Solo después de que Wang Qiang preguntó, descubrió que el cliente tenía que trabajar horas extras temporalmente y necesitaba transferir personas con urgencia. Originalmente, Wang Qiang era el candidato más adecuado para este proyecto, pero no se pudo contactar con la llamada telefónica, por lo que el proyecto se cambió temporalmente y se le pidió a otro colega que fuera al sitio para encontrar a Wang Qiang. Esto evitó que Wang Qiang se hiciera famoso. como un "producto de máquina".
Consejos para el lugar de trabajo:
Ya sea feriado o tiempo de trabajo, siempre y cuando alguien que conoces te llame, incluso si no recibiste la llamada por algo temporal, lo harás. Aún así sabrás cuando veas la llamada después. Responde con prontitud. Crees que la gente no te llamará por nada, una llamada tras otra. Debe ser urgente.
Además, es beneficioso para ambas partes desarrollar el hábito de contestar el teléfono con prontitud para no perderse eventos importantes. Si es la llamada de un cliente, responda con prontitud; de lo contrario, el cliente no contestará ambas llamadas. Con el tiempo, los clientes te ignorarán si vuelves a llamar.
Cuarto, llamar puntualmente a la hora acordada.
Huayang es vendedor de una empresa. Tan pronto como va a trabajar por la mañana, se comunica por teléfono con muchos clientes. Uno de ellos tiene la intención de cooperar y el jefe está bastante satisfecho. Pero como el jefe estaba ocupado en ese momento, le dijo a Xiao Yang que volviera más tarde.
Después de colgar el teléfono, Huayang estaba ocupado con otras cosas. Cuando su supervisor le preguntó al respecto unos días después, Huayang recordó el incidente y llamó de inmediato. Resultó que el cliente ya había cooperado con otra empresa, el pato se fue volando y el supervisor regañó a Huayang. El bono de este mes parece haberse acabado.
Consejos en el lugar de trabajo:
Al llamar a la otra parte, si la otra parte dice que está ocupada o que le resulta inconveniente contestar el teléfono, entonces debe programar una cita con la otra parte antes. llamando de nuevo. Puedes decir: "¿Puedo volver a llamar en media hora?" o "¿Puedo volver a llamar a las 3 p. m.?"
Nunca digas simplemente "Volveré a llamar más tarde". Volveré a llamar más tarde." Si no tiene una hora exacta, ¿volverá a llamar en cinco minutos o en una hora? La otra parte tampoco está segura. Si la otra parte está de acuerdo, asegúrese de volver a llamar a la hora acordada.
5. Los registros telefónicos son muy importantes.
Por lo general, el teléfono fijo de la empresa suele ser atendido por novatos administrativos. Como no hay nada importante, el supervisor no les pide específicamente a los novatos que tomen notas. Un día, Xiaobai recibió una llamada de un cliente diciendo que había un problema con el producto y le pidió a la empresa que buscara a alguien. Después de contestar el teléfono, Xiaobai llamó al director del proyecto que estaba en un viaje de negocios.
Pero cuando el director del proyecto le preguntó quién había hecho la llamada y qué empresa y producto tenía el problema, no lo sabía, pero solo había un número de teléfono, y el director del proyecto se molestó. Una llamada telefónica informó al supervisor de la situación de Xiaobai, y Xiaobai estuvo a punto de ser criticado nuevamente.
Consejos en el lugar de trabajo:
De hecho, no importa qué tipo de llamada sea, es muy importante que los profesionales desarrollen el hábito de tomar registros telefónicos a voluntad. En circunstancias normales, seguiríamos estos principios al grabar llamadas en el lugar de trabajo.
1. ¿Quién es la persona que llama, su número de teléfono, unidad, puesto o departamento?
2. ¿Cuál es el propósito de su llamada, es decir, con quién quiere hablar o qué problema quiere reportar?
3. ¿Qué efecto quiere conseguir? ¿Es necesario que la empresa envíe a alguien o haga una llamada telefónica?
Con estos registros no serás tan pasivo a la hora de contar los motivos de la incidencia, de lo contrario no sólo perderás tu trabajo, sino que la empresa también perderá un cliente.