Informe resumido del proyecto de integración del sistema
En las empresas modernas, la gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos se está volviendo cada vez más importante y se ha convertido en una parte muy importante de la gestión de sistemas empresariales.
Para establecer un sistema empresarial moderno, las empresas de TI deben llevar a cabo una gestión de proyectos de integración de sistemas de información informática. Sólo haciendo un buen trabajo en la gestión de proyectos de integración de sistemas de información informática se puede mejorar el sistema empresarial moderno y realizar su gestión. científico.
1. Contenidos y características de la gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos
Estudiar cómo alcanzar eficientemente los objetivos del proyecto es el contenido principal de la gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos. Con base en el sistema de responsabilidad del gerente de proyecto, el proyecto se puede planificar, organizar, coordinar y controlar de manera efectiva de acuerdo con sus reglas lógicas inherentes para adaptarse al entorno interno y externo y organizar una implementación eficiente, optimizar la combinación y asignación razonable de los elementos del proyecto, y Asegurar la implementación de Balance, utilizar técnicas y medios de gestión modernos para lograr los objetivos del proyecto, de modo que la empresa pueda obtener buenos beneficios integrales.
La gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos es el proceso completo y la planificación, organización, control y coordinación integrales con el fin de alcanzar la calidad requerida, el plazo de construcción especificado y el presupuesto de costes aprobado.
El objeto de la gestión de proyectos es el proyecto. Debido a que el proyecto es un proyecto único, debe gestionarse utilizando conceptos, teorías y métodos de ingeniería de sistemas, que sean integrales, científicos y de procedimiento.
La gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y métodos especializados en las actividades del proyecto para permitir que el proyecto satisfaga o supere las necesidades y expectativas de las partes interesadas del proyecto.
La implementación específica debe incluir los siguientes tres elementos: en primer lugar, bajo ciertas limitaciones de tiempo, costos y recursos, la calidad debe alcanzar el objetivo; en segundo lugar, es necesario garantizar la implementación del plan y monitorear el cumplimiento; progreso del proyecto y tomar decisiones oportunas según sea necesario Ajustar el plan finalmente, la gestión del proyecto debe desarrollar un plan basado en las circunstancias específicas del proyecto;
Aquí tomo el proyecto "Proyecto de puesta a tierra de protección contra rayos y renovación de la sala de computadoras del Hospital Popular Yuhuan de Zhejiang" como ejemplo para ilustrar estos tres elementos: dado que el hospital ya se ha puesto en funcionamiento, es imposible cortar corte la energía y la red a voluntad, por lo que el tiempo de implementación de la construcción en el interior de la sala de computadoras es muy limitado y solo se puede llevar a cabo por la noche después de salir del trabajo. Por lo tanto, cómo aprovechar al máximo los recursos limitados para garantizar la calidad y la integridad. Objetivos dentro de un tiempo limitado, y formular un plan integral y factible es el vínculo más crítico.
El plan de implementación del proyecto que formulamos en ese momento era realizar la construcción en dos grupos todos los días. Durante el día, el equipo de construcción A cava agujeros para protección contra rayos externos y conexión a tierra. Por la noche, el equipo de construcción B instala nuevos equipos de cableado en la sala de computadoras interna para evitar perder tiempo.
Otro aspecto importante del proyecto es la división razonable del trabajo, porque el ambiente del hospital es muy especial. Primero, la construcción no debe dañar las instalaciones existentes ni afectar las operaciones diarias del hospital. En segundo lugar, se requiere que sea silencioso y no afecte a los pacientes ni a los médicos; en tercer lugar, la conexión a tierra de la sala de computadoras y la protección contra rayos deben estar integradas, lo que requiere una alta resistencia a tierra; en cuarto lugar, el edificio del hospital es un edificio antiguo, que es diferente del nuevo; edificio. No hay columnas de acero prefabricadas para los conductores de bajada, por lo que es necesario construir un nuevo pozo de conexión a tierra y el suelo de la sala de ordenadores está hecho enteramente de cemento, lo que dificulta mucho la colocación de la rejilla de puesta a tierra en la sala de ordenadores.
A partir de este proyecto, no podemos ver que la gestión de proyectos de integración de sistemas informáticos debe combinar la teoría con la práctica, y no podemos hacer planes ciegamente de acuerdo con la teoría del libro. Debemos hacer planes claros basados en las condiciones reales del sitio y seleccionar y organizar razonablemente al personal de construcción para garantizar que el proyecto se complete a tiempo y con alta calidad.
En segundo lugar, un breve análisis de los problemas de gestión de proyectos
(1) La aparición de problemas
Por supuesto, este proyecto no es fácil. Me hago cargo del progreso del proyecto desde la licitación del proyecto. Después de recibir la tarea del proyecto, convoqué inmediatamente al Departamento de Comercio, al Departamento de Tecnología de Preventa, al Departamento de Ventas, al Departamento de Servicio al Cliente, al Departamento de Calidad y a otros departamentos relevantes para celebrar una reunión informativa interna sobre la puesta en marcha del proyecto y desplegar sus respectivas divisiones de trabajo y progreso.
Sin embargo, cuando revisé los documentos de licitación tres días antes de licitar, encontré que los equipos configurados en el plan técnico tenían problemas en el proyecto anterior y debían ser reemplazados. Después de trabajar horas extras, el planificador y yo finalmente completamos la revisión. En la reunión formal de evaluación de ofertas, volví a encontrarme con un pequeño problema. La declaración original del representante autorizado no concordaba con lo escrito en la propuesta de licitación, lo que afectó el puntaje de evaluación de la oferta.
Afortunadamente, el proyecto finalmente fue cancelado y el contrato fue confirmado con el usuario.
Según los procedimientos de la empresa, entregué el proyecto al departamento de implementación de postventa, que se encargó de la implementación y aceptación del proyecto. Una vez que el departamento de implementación se hace cargo del proyecto, se nombra a otro ingeniero como director del proyecto de implementación, responsable de la implementación y aceptación del proyecto. Debido a que no intervino lo más temprano posible en la etapa inicial del proyecto, muchas cosas en la etapa inicial del proyecto no estaban muy claras, lo que resultó en un lento progreso de seguimiento y afectó el progreso del proyecto. Al mismo tiempo, al diseñar la solución, el ingeniero de preventa no comprendía bien las necesidades del usuario y no existía un informe escrito de investigación de análisis de la demanda.
Después de hacerse cargo del proyecto, debe comenzar de nuevo para comprender las necesidades del usuario y formular un plan de implementación, lo que prácticamente aumenta la dificultad y el costo de la implementación.
Cuando se solucionó todo esto, durante el proceso de realización de pedidos comerciales, se descubrió que debido a errores del personal comercial, se compraron algunos equipos y las funciones de configuración de los módulos del equipo eran incorrectos y no podían cumplir con los requisitos.
En nuestra empresa, dado que posventa y preventa son dos departamentos independientes, no existe un resumen claro y completo del proyecto ni un análisis de problemas de circuito cerrado y un proceso de cierre durante la ejecución del proyecto, lo que resulta en el mismo o Problemas similares se repiten en muchos proyectos, lo que a su vez genera muchos riesgos, como licitaciones fallidas, altos costos del proyecto, dificultad en la ejecución del proyecto y baja satisfacción del usuario.
(2) Descripción general del proyecto
Después de completar este proyecto, me di cuenta de que hacer un buen resumen del proyecto es la clave.
Después de comunicarme con los miembros del proyecto, descubrí que para hacer un buen resumen del proyecto, debe quedar claro al comienzo del proyecto, como los estándares de evaluación del proyecto, los métodos de resumen, el personal participante (como la oficina del proyecto). , departamento comercial, departamento de preventa, etc.) Departamento, Departamento de Marketing, Departamento de Almacenamiento y Transporte, etc.).
De hecho, el resumen del proyecto debe ser una parte importante de la mejora continua de los existentes. proyectos o proyectos futuros, y también se puede utilizar como contenido y objetivos de contratos de proyectos y planes de diseño.
El propósito y la importancia del resumen del proyecto es resumir experiencias y lecciones, evitar la repetición de los mismos errores, evaluar al equipo del proyecto, acumular datos para la evaluación del desempeño y verificar si se han logrado los objetivos graduales. .
Resumir la experiencia y las lecciones del proyecto también desempeñará un papel indispensable en la construcción de sistemas de gestión de proyectos y cultura de proyectos para otros proyectos y empresas.
Un sistema completo de informe y resumen del proyecto es muy importante para la continuidad del proyecto, como el mantenimiento posventa y la garantía del equipo una vez finalizado el proyecto.
Especialmente para el resumen del proyecto al final del proyecto, la agencia de gestión del proyecto debe realizar una revisión formal del proyecto antes de su finalización. El objetivo es garantizar que pueda proporcionar experiencia útil. otros proyectos y también puede dar lugar a nuevas ideas de los usuarios y ampliar aún más el mercado.
(3) Contenido y análisis del resumen del proyecto
¿De dónde debe provenir la información necesaria para resumir la experiencia del proyecto? La información resumida en proyectos anteriores estaba relativamente dispersa. Cada departamento solo resumió sus propios problemas de su propio departamento, sin la participación de otros departamentos o personal.
De hecho, debe provenir de todos los aspectos del proyecto, incluida la retroalimentación del equipo del proyecto, el cliente y otras partes interesadas del proyecto, y el sistema de información para la gestión del proyecto (PMIS).
Al mismo tiempo, antes de utilizar esta información, debe asegurarse de que los sistemas, organizaciones y procesos que recopilan esta información puedan funcionar normalmente y establecer un sistema para recopilar, publicar, almacenar, actualizar y recuperar datos del proyecto. información para garantizar que el proyecto Utilización efectiva de diversos recursos de información.
Desde el punto de vista de la gestión, cada etapa del ciclo de vida del proyecto, o hito, debe evaluarse y resumirse para determinar si se han logrado los objetivos de esta etapa y si el proyecto se puede llevar a cabo oficialmente. etapa uno.
En resumen, debe haber un resumen completo del proyecto en las diferentes etapas del proyecto, pero el enfoque del resumen es diferente en términos de forma, contenido, escritor, audiencia lectora, etc.
Al escribir un informe resumido del proyecto, primero debe aclarar el propósito de la redacción y también describir brevemente la descripción general, los antecedentes y el progreso del proyecto.
Porque desde que se llama proyecto tiene su singularidad y actualidad.
De esta manera, el contenido del resumen del proyecto puede ser más específico, oportuno y significativo para la mejora continua.
1.
Análisis de la brecha entre el período de construcción planificado y el período de construcción real elaborado en base al plan general del proyecto o plan de proyecto rodante y sus motivos.
¿Qué cambios se han producido durante este periodo? ¿Cuál es la estimación de la carga de trabajo? Para proporcionar los datos correspondientes a la base de datos de experiencia del proyecto y mejorar la precisión del plan del siguiente paso.
2. Calidad del proyecto.
Coherencia entre los entregables finales del proyecto y las necesidades reales del cliente.
Prestar atención al “cliente”, que generalmente puede ser un cliente externo o un cliente interno.
La gestión de la calidad del proyecto incluye no sólo la gestión de la calidad del proyecto en sí, sino también la gestión de la calidad de los productos producidos por el proyecto.
En concreto, podemos partir de la planificación de la calidad, el control de la calidad y el aseguramiento de la calidad para asegurar la mejora continua de la calidad del proyecto.
Específicamente, puede utilizar el sistema de garantía de calidad ISO9000, además de herramientas completas de gestión de calidad, gráficos y otras herramientas auxiliares para realizar análisis estadísticos y obtener sugerencias de mejora.
3. Costo del proyecto.
Analizar y hacer sugerencias sobre las diferencias y razones entre los costos planificados y los costos reales, incluyendo análisis y resumen de la ejecución del contrato del proyecto.
Generalmente, los costes que los gestores de proyectos de TI pueden controlar son principalmente costes laborales. Para las organizaciones que no han establecido una contabilidad a nivel de proyecto, se puede representar mediante días-hombre ponderados, dando diferentes ponderaciones al personal en diferentes niveles (gerentes de proyecto, ingenieros superiores, ingenieros jefe).
4. Riesgos del proyecto.
Resumir la experiencia y lecciones aprendidas en la identificación de riesgos, análisis de riesgos y respuesta a riesgos, incluyendo análisis y resumen de medidas de respuesta a riesgos identificados con antelación y riesgos inesperados en el proyecto.
También puede incluir un resumen del análisis y estadísticas de cambios y problemas en el proyecto.
5. Recursos del proyecto.
Los recursos del proyecto incluyen no sólo los recursos humanos, sino también el uso racional y el desarrollo de equipos, materiales y otros recursos.
En particular, análisis estadístico y evaluación del desempeño de los miembros del proyecto para desarrollar y utilizar los recursos humanos de manera más efectiva.
Normalmente se puede utilizar un diagrama visual para reflejar los recursos del proyecto.
6. Alcance del proyecto.
El alcance del proyecto incluye el alcance del producto y el alcance del proyecto.
Entre ellos, el alcance del producto define las características y funciones incluidas en el producto o servicio; el alcance del proyecto define el trabajo que se debe completar para entregar un producto o servicio con características y funciones específicas.
El alcance del producto y el alcance del proyecto estipulados en el contrato, así como el plan confirmado por el usuario, están todos dentro del alcance que se controlará en el proyecto y también incluyen el análisis de las lagunas y causas reales de la implementación. .
7. Comunicación del proyecto.
La comunicación es un vínculo clave entre las personas, la tecnología y la información, y es una condición necesaria para el éxito de un proyecto.
En China, muchos directores de proyectos no prestan suficiente atención a la comunicación o no saben cómo comunicarse bien en los proyectos. Esto requiere que los directores de proyectos de todos los niveles presten atención.
En el resumen del proyecto podemos resumir si la comunicación interna y externa durante el proceso del proyecto es suficiente y el impacto de la comunicación en el proyecto.
8. Adquisición del proyecto.
Los gerentes de proyectos de TI nacionales generalmente tienen poco o ningún contacto con la adquisición del proyecto y son principalmente responsables de los departamentos comerciales y financieros.
Si se trata de contabilidad a nivel de proyecto, la gestión de adquisiciones es una parte muy importante; de lo contrario, el costo, el riesgo, el cronograma, la tecnología, los recursos, etc. en el proceso de adquisiciones pueden causar muchos problemas.
9. Evaluación del proyecto.
La evaluación del proyecto es un resumen de la productividad, la calidad del producto, las nuevas tecnologías, los nuevos métodos y las características de los entregables del proyecto.
Además, también debe incluir la recopilación, estadísticas y análisis de la satisfacción del cliente del proyecto.
El contenido de las encuestas de satisfacción del cliente incluye no sólo el nivel de gestión de proyectos o procesos, sino también el nivel técnico.
Al mismo tiempo, es necesario explicar qué tiene de especial este proyecto respecto a proyectos anteriores.
Por ejemplo: necesidades especiales, entorno especial, suministro de recursos, nuevas tecnologías y nuevos procesos, etc. En resumen, este fue un evento desafiante y único, así como un proceso crítico de resolución e implementación.
10. Problemas que necesitan solución urgente.
Indique si el proyecto deja algún problema por resolver.
De ser así, es necesario analizar en profundidad estos problemas, clarificar responsabilidades y proponer soluciones.
11. Lecciones aprendidas y sugerencias.
Resumir continuamente la experiencia técnica, la experiencia de gestión y las lecciones aprendidas en la implementación de proyectos, y acumularlas en el patrimonio de la empresa.
Es necesario enfatizar que el resumen del proyecto es muy importante. No puedes simplemente informar tus resultados pero no tus fracasos. Para proyectos fallidos, debemos adherirnos al principio de poner primero las cosas, no las personas.
Solo así el resumen del proyecto podrá realizarse sin problemas y tener un significado orientador para el trabajo futuro.
Materiales de referencia:
Wu Jianjun, Zhou Lungang. Una breve discusión sobre la gestión de proyectos de TI [J]. Revista de la Universidad de Zhengzhou, 2003, 24, 4:102.
[2]Piscina. Gestión de proyectos[M]. Beijing: Tsinghua University Press, 2004, 9
[3] Zhou Xiaoqiao. Romper el asedio: gestión práctica de proyectos[M]. Beijing: Tsinghua University Press, 2003, 9
[4] Bai Sijun. Gestión de proyectos moderna (1)[M]. Prensa de la industria de maquinaria de Beijing 2002
Bi Xing, Qu Li. Gestión de proyectos[M]. Prensa de la Universidad Fudan de Shanghai 2000 353-357