Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos
01 Colección de archivos empresariales
Los archivos son generados por los empleados de la empresa en su día a día. trabajar. Para archivar y preservar materiales documentales, primero debe recopilar contenido valioso. En la implementación específica, necesitamos establecer y mejorar el sistema de archivo; aclarar el alcance de la presentación, el tiempo de presentación y el período de almacenamiento correspondiente de los archivos.
Para los archivos en papel tradicionales, después de aclarar las reglas y regulaciones, los administradores de archivos deben tomar medidas para recopilar y organizar activamente los archivos e instar de inmediato a que los archivos completos se entreguen para su reciclaje y luego se clasifiquen después de la inspección. . Para las empresas que utilizan sistemas de administración de archivos, pueden designar especialistas en administración de archivos para transferir directamente al sistema de administración de archivos desde el software de terceros utilizado en el trabajo diario, o escanear y cargar directamente en el sistema de administración de archivos.
02 Archivado de archivos empresariales
Una vez completada la recopilación de archivos, el personal de administración de archivos empresariales debe distinguir todos los casos y determinar la unidad de archivo. En segundo lugar, los archivos se clasifican por fuente, época, tema, contenido y orden alfabético. Los archivos clasificados se agrupan para evitar que aparezcan en archivos pendientes. Luego organice los archivos y clasifíquelos en volúmenes permanentes, volúmenes a largo plazo y volúmenes a corto plazo. Los archivos dentro del volumen se juntarán con el texto principal, manuscritos, solicitudes y respuestas de archivos adjuntos, etc., y se compilará un directorio de archivos y un directorio de expedientes del caso, y se harán cuatro o cinco copias. Luego, es necesario ordenar los archivos. El grosor de la lima debe ser el adecuado. Se recomienda controlarlo entre 1cm-2cm. Si el material es demasiado estrecho, se debe añadir un borde de coche. Los materiales deben estar doblados cuidadosamente; si resulta difícil identificarse, se deberá adjuntar una copia. Finalmente, determine el período de almacenamiento, compile un directorio de archivos y organícelos y almacénelos en un orden determinado.
Lo descrito anteriormente es la forma tradicional de archivar y organizar archivos. Para las empresas que utilizan sistemas de administración de archivos, se puede integrar un marco de administración de archivos directamente en el sistema. Los archivos empresariales se pueden cargar en el sistema individualmente o en lotes, vincularlos a entradas y atributos editados.
03 Almacenamiento de archivos corporativos
Para los archivos tradicionales en papel y físicos, la empresa necesita establecer un lugar especial o archivos especiales para guardar los archivos y, al mismo tiempo, debe hacer un buen trabajo en la sala de archivos. Trabajos antirrobo, impermeables, a prueba de humedad, a prueba de polvo, a prueba de roedores, antideslumbrantes y otros. Si el sistema de gestión de archivos está en línea, se pueden implementar varios sensores de temperatura y humedad en la sala de archivos físicos para transmitir datos en tiempo real a la plataforma para lograr un control oportuno y eficaz del entorno de archivos.
Este sistema de gestión de archivos puede almacenar y utilizar de forma segura los archivos electrónicos de la empresa al tiempo que reduce la presión de inventario en el almacén físico.
Evaluación de archivos empresariales
No es necesario guardar toda la información y vale la pena guardarla. Sólo es necesario conservar aquellos documentos y materiales que sean valiosos para el país, la sociedad y las empresas. Después de la evaluación, el período de almacenamiento de los archivos (permanente, a largo plazo o a corto plazo) debe determinarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la industria y la empresa. Una vez formuladas las especificaciones pertinentes, los archiveros pueden determinar de acuerdo con las especificaciones. Si no están claras, también pueden consultar a los profesionales de la gestión de archivos para determinarlo.
En el sistema de gestión de archivos, mediante la presentación de solicitudes de proceso e integrando las opiniones de departamentos y profesionales relevantes, los archivos controvertidos se pueden evaluar sistemáticamente.
05 Destrucción de archivos corporativos
Para archivos no válidos, los archiveros deben identificarlos cuidadosamente, preparar una lista de destrucción, seguir los procedimientos de destrucción y destruirlos solo con la aprobación del consejo de administración o gerente general de la empresa. Al destruir se requieren dos o más personas para supervisar la venta.
En el sistema de gestión de archivos empresarial, se proporcionan configuraciones flexibles del período de retención de archivos. Los archiveros pueden verificar fácilmente el período de retención de los archivos en el sistema y pueden destruir los archivos directamente después de enviar la solicitud en línea. Se registran la solicitud de destrucción y los documentos.
Préstamo y utilización de archivos corporativos
Los archivos corporativos implican documentos corporativos confidenciales y se debe realizar una gestión y confidencialidad estandarizadas durante el proceso diario de préstamo y utilización. Independientemente de los archivos físicos o electrónicos, cualquiera que los utilice debe completar una lista de revisión y, según los permisos de acceso y los archivos confidenciales, solo puede revisarlos después de que hayan sido firmados y aprobados por los líderes de todos los partidos.
Si se trata de un archivo físico, se debe garantizar la integridad del mismo y no se permite ninguna alteración, delineación, corte, extracción, desmontaje o destrucción sin autorización. Cuando se tomen prestados archivos de una unidad externa, se deberá obtener una carta de presentación de la unidad de almacenamiento. El archivo sólo podrá tomarse en préstamo con la aprobación del director general y no podrá retirarse de la sala de archivos. El contenido copiado también debe ser aprobado por el director general antes de poder eliminarlo. Si toma prestados archivos electrónicos, la confidencialidad del sistema es muy buena y también proporciona una gran comodidad para la circulación de archivos. Sólo necesitas seguir las especificaciones del sistema.
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