Construcción de servicios de información de archivo digital basados en la gestión del conocimiento
1. Características de los servicios de información de archivos digitales basados en la gestión del conocimiento
(1) Los servicios de conocimiento "orientados a las personas" y centrados en el usuario son actividades de información que satisfacen las necesidades de conocimiento de los usuarios y se basan en El centrado en el usuario y la búsqueda de satisfacer las necesidades de conocimiento de los usuarios son los principios fundamentales de los servicios de conocimiento. Todos los servicios de los archivos digitales deben estar centrados en el usuario, con el punto de partida de satisfacer sus necesidades de conocimiento, recopilando y seleccionando varios tipos de información de archivo de acuerdo con las necesidades reales de los usuarios y proporcionando pautas de indexación para las necesidades de información de archivo de los usuarios. Por lo tanto, todos los servicios de conocimiento en archivos digitales deben estar centrados en el usuario y se deben desarrollar sistemas y estrategias de servicio relevantes.
(2) Prestar atención al descubrimiento de "conocimiento tácito archivístico" y mejorar el valor potencial de los archivos es crucial para los servicios de conocimiento archivístico. Al analizar las preguntas planteadas por los usuarios, buscar y descubrir información de archivo valiosa basada en la integración de datos históricos o existentes, clasificar, organizar y procesar dicha información, analizar las cadenas de conocimiento ocultas entre varias estructuras de contenido de información y, finalmente, encontrar información de archivo que cumpla con necesidades del usuario y proporcionarlo para uso externo.
(3) La innovación del conocimiento con el objetivo fundamental de la "innovación de servicios" es la fuerza impulsora potencial de los servicios de archivos digitales. Por lo tanto, la característica esencial de los servicios de conocimiento de los archivos digitales es la innovación. Por un lado, es necesario recopilar y proporcionar continuamente información de archivo relevante de acuerdo con las necesidades de los usuarios y descubrir constantemente nuevos conocimientos en el proceso de resolución de problemas. Por otro lado, los archiveros procesan, organizan y reorganizan el conocimiento para crear; Esta información de archivo sea más organizada y más específica, y luego utilice nuevos métodos y nuevas formas de proporcionar esta información de archivo para uso externo.
(4) Énfasis en el "contenido de servicio personalizado" El modelo de servicio de archivo tradicional es demasiado simple y no puede resolver los requisitos reales de los usuarios o las necesidades de información de archivo profundamente arraigadas, mientras que los servicios basados en el conocimiento se basan en las necesidades reales de los usuarios. Desde la perspectiva del usuario, proporcionamos soluciones uno a uno a problemas prácticos.
(5) Los servicios de conocimiento en el contexto de los archivos digitales basados en la "integración integral" de los recursos de archivo deben combinar orgánicamente varios recursos (recursos de hardware, recursos humanos, recursos de información, recursos técnicos) para brindar total Los archivos digitales tienen ventajas integradas en recursos humanos e inteligencia, información, tecnología, etc. La "integración integral" de los recursos de archivo se basará en un modelo de servicio externo abierto para proporcionar servicios de conocimiento diversificados.
2. Tipos y modelos de servicios de archivo digital basados en la gestión del conocimiento
Los modelos de servicio para la utilización de recursos de archivo digital están diversificados e incluyen principalmente modelos de utilización de servicios de archivo basados en portales, un sistema de autogestión. modelo de servicio basado en una plataforma de publicación y utilización de información de archivo, un modelo de servicio de consultoría de información de archivo basado en medios de comunicación modernos y un modelo de servicio local basado en salas de lectura electrónica y salas de referencia tradicionales.
1. Una universidad basada en la gestión del conocimiento. Los métodos de servicio de los recursos de información de archivo se pueden resumir en las siguientes categorías:
(1) El servicio de consulta de archivo más común para universidades calificadas y de autoservicio. Los usuarios pueden consultar los archivos archivados por su organización a lo largo de los años según diferentes permisos, y también pueden consultar el texto completo de la información de archivos digitales abiertos. Los profesores y el personal pueden consultar el catálogo de archivos abierto y escanear digitalmente el texto completo sin salir de casa. También proporciona citas en línea, teléfono, correo electrónico y otros servicios de archivos condicionales.
(2) Los servicios de navegación y tiempo real están dirigidos a usuarios generales que generalmente no entienden las colecciones pero necesitan utilizarlas. Según las necesidades del usuario, los archivos se clasifican por tema y se organizan automáticamente para formar productos de información de archivo detallados, como la compilación de temas. A través de diversas formas de visualización, como sitios web, por ejemplo, los sitios web de archivos de muchas universidades tienen columnas especiales como fotografías de graduación, establecimiento especial, nombramiento y remoción de cuadros, premios de enseñanza, premios de gestión, premios de investigación científica, etc.
(3) Investigadores escolares que tienen ciertos requisitos para la consulta de archivos en investigación científica y servicios push.
Los archiveros organizan la información de archivo que interesa a los usuarios a través de la plataforma de exhibición de edición e investigación, y extraen información relacionada con la colección basándose en una investigación en profundidad sobre temas para proporcionar información de archivo detallada, como los servicios especiales de edición e investigación lanzados por sitios web de archivos.
(4) Los servicios de expedientes personales están destinados principalmente a estudiantes. Los graduados pueden enviar solicitudes de certificación de títulos a través del sitio web de archivos, cargar los certificados relevantes y procesarlos después de aprobar la revisión, lo que facilita enormemente a los usuarios.
(5) Servicio de Archivos Chen Zhanxing El Servicio de Archivos Chen Zhanxing se basa en los resultados de la digitalización de archivos, centrándose en el trabajo central de la escuela, como la construcción de la cultura universitaria, utilizando ricos recursos de información de archivo y organizando exposiciones temáticas en en forma de exposiciones especiales, exposiciones distintivas en línea y trabajos de publicidad y educación.
2. Modelo de servicio de archivo digital basado en la gestión del conocimiento.
(1) Modelo de servicio de integración de información de archivo Con la mejora continua del disfrute de la información de archivo digital, se ha reunido una cantidad asombrosa de diversos recursos de información de archivo y han surgido diferentes formas de bibliotecas de recursos de archivo digital. Los usuarios de archivos tienen más formas de obtener información de archivo, lo que resulta en demasiada información y no pueden realizar selecciones normales. Esto requiere que los archivos digitales proporcionen a los usuarios recursos integrados de información de archivo, clasifiquen e integren esta información según sus fuentes, resuman diferentes tipos de información de archivo en un todo orgánico y luego proporcionen a los usuarios servicios integrales.
(2) Modelo de servicio de valor agregado de información de archivo Se ha formado un enorme sistema de información en el entorno de archivo digital. Para permitir que los usuarios de los archivos experimenten servicios de información indiferenciados, los archiveros necesitan examinar cantidades masivas de información y generar nuevos recursos de información de archivo con un cierto valor, de modo que los usuarios de los archivos puedan obtener productos de información con un cierto contenido de conocimiento, logrando así la integración de valor agregado de la información del archivo.
(3) Modelo de autoservicio Es un servicio centrado en el usuario. Los usuarios pueden hacer clic en el sitio web de archivos para encontrar la información de archivo relevante que necesitan según sus propias necesidades. Este modelo requiere que los usuarios tengan ciertos conocimientos básicos sobre archivos y capacidades de autoservicio.
(4) El modelo de servicio personalizado, también conocido como servicio personalizado, es un modelo de servicio centrado en el usuario y adaptado a las necesidades del usuario. Toma la satisfacción del usuario como punto de partida fundamental, proporciona servicios proactivos y lleva a cabo una comunicación bidireccional con los usuarios mediante el estudio de los comportamientos y hábitos de los usuarios, diseñando así un modelo de servicio personalizado que los usuarios esperan, brindando proactivamente servicios especiales que satisfagan las necesidades de los usuarios y, en última instancia, logrando la plena satisfacción de las necesidades de información de orientación del usuario.
3. Estrategia de construcción de un sistema de servicio de archivos digitales basado en la gestión del conocimiento
1. Establecer un modelo de servicio "activo interactivo".
El principio más importante de los servicios de conocimiento es proporcionar diferentes servicios según los diferentes usuarios. Los archivos universitarios deberían dividir los tipos de usuarios según niveles y luego proporcionar diferentes servicios según los diferentes usuarios. Por ejemplo, (1) Los usuarios comunes de archivos son usuarios comunes de servicios de información de archivos. Su nivel de conocimiento de archivos no es alto. El uso de la información de archivo es básicamente para verificar información de archivo intuitiva. (2) Los usuarios de archivos de investigaciones científicas se refieren generalmente a investigadores científicos universitarios o al personal docente responsable de la investigación científica. El propósito de su uso es para la investigación científica o la enseñanza, lo cual es muy específico. Generalmente, la información de archivo se recupera en torno a un determinado tema de investigación científica o contenido docente. (3) Los usuarios de archivos orientados a los negocios suelen recurrir a varios departamentos de archivo. Principalmente copian archivos originales para satisfacer las necesidades del trabajo diario. (4) Los usuarios de los archivos sociales suelen ser graduados universitarios y su finalidad es emitir certificados de graduación, notas de traducción, etc. Para necesidades laborales.
2. Construir y enriquecer la biblioteca de recursos de información de archivo.
La gestión del conocimiento de la información de archivo debe prestar atención a la colección de recursos de información de archivo. Una rica biblioteca de recursos de información es la fuente de los servicios de conocimiento. Si los archivos digitales quieren proporcionar servicios de información de archivo en profundidad a la sociedad, deben crear una rica biblioteca de recursos de información de archivo. Por ejemplo, varias bases de datos de información a nivel de directorio de archivos, bases de datos de recursos de archivos multimedia, bases de datos de información de archivos de celebridades, bases de datos de información de sistemas en papel, etc.
3. Mejorar las leyes y regulaciones sobre los servicios de información de archivos.
Varios puntos clave en la seguridad del entorno de información de archivo incluyen: la seguridad de la entrada de información de archivo, la seguridad del almacenamiento de información de archivo y la seguridad del entorno de transmisión de información de archivo. Por lo tanto, se deben formular diferentes sistemas de seguridad para. diferentes enlaces.
Por ejemplo, se han desarrollado una serie de sistemas para el escaneo digital de archivos y sitios web de información de archivos: ① Reglas de implementación para metadatos de archivos electrónicos en archivos digitales; ② Especificaciones técnicas para la digitalización de archivos en papel en archivos; ③ Reglas de descripción e indexación de información de archivo; en archivos digitales; ④ Manual de seguridad de redes informáticas y prevención de virus de archivos; ⑤ "Medidas provisionales para la gestión de los sitios web del portal de archivos", etc.
4. Fortalecer el desarrollo de los recursos humanos de los archivos.
El talento es un factor importante en el sistema de servicios de conocimiento, y la capacidad de innovación de los servicios de conocimiento depende de la conciencia de innovación de los talentos. Introducir y cultivar profesionales de archivos es la clave para brindar servicios de información de archivos. Los archiveros deben participar en diversas capacitaciones en tecnología de la información y tecnología de redes de manera planificada para que los archiveros no solo comprendan el conocimiento de la gestión de archivos, sino que también dominen el conocimiento de la tecnología informática y la tecnología de redes. De acuerdo con la situación actual, debemos incorporar talentos compuestos que comprendan tanto el conocimiento de la gestión de archivos como la tecnología informática de manera gradual y planificada para contribuir a mejorar las capacidades del servicio de información de archivos.
5. Establecer una plataforma de intercambio de conocimientos sobre archivos.
El objetivo final de la gestión del conocimiento es lograr el intercambio de conocimientos y la innovación. El valor social de la información de archivo sólo puede reflejarse en el proceso de utilización e intercambio. La importancia de los servicios de información de archivos es crear condiciones favorables para las necesidades de información de los usuarios y lograr el intercambio de recursos de información de archivos. Por lo tanto, es necesario fortalecer el desarrollo, la gestión y la utilización del conocimiento tácito en los archivos, crear un mecanismo y una plataforma que permita la interacción del conocimiento tácito y el conocimiento explícito, y construir una base de conocimientos y una plataforma de intercambio de información dentro del archivo digital para que El conocimiento tácito puede hacerse explícito y transformarse en productos de servicio.
6. Establecer un sistema de evaluación del servicio de información de archivo.
Para garantizar el desarrollo eficiente de los servicios de información archivística, los archivos digitales necesitan evaluar con frecuencia todo el sistema de servicios. Por tanto, es necesario establecer una plataforma de retroalimentación para los servicios de información de archivos. A través de esta plataforma, los usuarios del perfil pueden calificar o dejar mensajes para el servicio antes de que finalice (similar a los servicios de evaluación bancaria) y realizar encuestas periódicas a los usuarios del perfil para obtener información de retroalimentación más detallada. Al analizar la información de retroalimentación, los administradores de archivos descubren defectos y problemas en su trabajo, mejorando así el modelo de servicio de información.