Necesidad urgente de medidas de gestión de archivos de empresas de inversión y medidas de gestión de contratos
Sistema de gestión de archivos
1 Alcance
Esta norma especifica las responsabilidades, el contenido del trabajo y los requisitos de la gestión de archivos.
Esta norma se aplica a la gestión de expedientes dentro de la empresa, incluyendo a todo el personal de todos los niveles y tipos relacionados con esta norma.
2 Responsabilidades
2.1 El Departamento de Administración es el departamento de gestión de los archivos de la empresa, es responsable de la gestión de los archivos a nivel de empresa y orienta el desarrollo de las labores de gestión de archivos en diversos ámbitos. departamentos de la empresa.
2.2 Cada departamento designa a una persona dedicada como administrador de archivos a tiempo parcial del departamento para ser responsable de la gestión de los archivos del departamento.
Sistema de Gestión de Contratos de Venta
1 Alcance
Esta norma estipula la firma, revisión y aprobación de contratos, la firma, revisión y aprobación y la realización de importantes contratos, y el Cambio, cancelación, etc.
Esta norma se aplica a los contratos de venta externa de la empresa.
2 Documentos normativos de referencia
Las disposiciones de los siguientes documentos se convierten en disposiciones de esta norma a través de la referencia en esta norma. Para los documentos de referencia fechados, todas las modificaciones posteriores (excluidas las correcciones) o revisiones no se aplican a esta norma. Sin embargo, se recomienda a las partes de un acuerdo basado en esta norma que estudien si se pueden utilizar las últimas versiones de estos documentos. Para los documentos de referencia sin fecha, se aplica la última edición de esta norma.
"Ley de Contratos de la República Popular China"
3 Departamento de Gestión de Contratos y Responsabilidades
3.1 El director general de la empresa es responsable de la aprobación de el contrato de venta de la empresa. El uso de sellos especiales;
3.2 El gerente general es responsable de la gestión de los contratos de venta de la empresa. Las responsabilidades específicas son:
3.2.1 Participar en. la negociación de los principales contratos de compraventa según sea necesario;
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3.2.2 Responsable de la impresión, emisión y gestión del texto unificado del contrato de compraventa;
3.2. 3 Participar en la revisión de la legalidad, viabilidad y conveniencia del contrato presentado por el departamento de ventas, y Presentar opiniones de revisión al representante legal;
3.2.4 Participar en la resolución de disputas contractuales;
3.2.4 Participar en la resolución de disputas contractuales;
3.2.5 Revisar la gestión del expediente del contrato;
3.2.6 Supervisar e inspeccionar la ejecución del contrato, analizar las cuestiones importantes que surjan durante la ejecución y emitir opiniones;
3.2.7 Responsable de la supervisión e implementación de este sistema.
3.3 Principales responsabilidades del departamento de manejo de contratos:
3.3.1 Responsable de investigar el estado crediticio, la capacidad de desempeño, etc. de la contraparte del contrato y proporcionar la información correspondiente;
3.3.2 Ser específicamente responsable de la negociación y redacción del contrato;
3.3.3 Completar los procedimientos de aprobación del contrato en estricta conformidad con los procedimientos prescritos;
3.3.4 El responsable de la ejecución del contrato y resolución oportuna de los problemas que surjan durante la ejecución. En caso de cualquier asunto importante como modificación o terminación del contrato, se debe informar al gerente general (o representante legal) para su revisión y aprobación;
3.3.5 es responsable de entregar el contrato original y información relevante al vendedor de la empresa;
4 Autorización de contrato
4.1 El sistema de autorización se puede implementar al firmar un contrato de venta. El contrato deberá ser firmado por el representante legal, o podrá ser firmado por un vendedor autorizado por escrito por el representante legal de la empresa.
4.2 Al firmar un contrato en nombre del representante legal de la empresa, el firmante deberá poseer la "Carta de Autorización de Representante Legal" firmada por el representante legal de la empresa y sellada con el sello oficial de la empresa, y firmar el contrato dentro del alcance de la autorización. La "Carta de Autorización del Representante Legal" adopta una autorización para una cosa (contrato). Una vez ejecutado el contrato, se dará por terminado el asunto encomendado.
4.3 La gerencia general es responsable de gestionar el poder y tramitar la expedición del poder con base en la decisión del representante legal o responsable.
4.4 Los agentes deberán cumplir fielmente sus funciones, salvaguardar los derechos e intereses legítimos de la unidad, ser responsables ante la unidad y responder ante el representante legal.
4.5 Si el agente comete un acto que lesiona los derechos e intereses legítimos de la unidad o ya no es apto para actuar como agente, la empresa tiene derecho a rescindir la relación de agencia en cualquier momento. Si se termina la relación de agencia, corresponderá al representante legal tomar la decisión, correspondiendo a la gerencia general retirar el poder.
5 Firma, revisión y aprobación del contrato
5.1 Antes de celebrar un contrato de venta, se investigarán las calificaciones, la solvencia crediticia y la capacidad de la otra parte para ejecutar el contrato, y no se compararse con aquellos que no pueden asumir la responsabilidad civil de forma independiente por una organización o una unidad que es obviamente inconsistente con la capacidad de la unidad para ejecutar el contrato.
5.2 Al celebrar un contrato de compraventa, salvo cuestiones simples como el pago inmediato y el segundo despacho de la mercancía, deberá hacerse por escrito. "Formulario escrito" se refiere a contratos, acuerdos complementarios, cartas oficiales y mensajes de datos (incluidos telegramas, faxes, correos electrónicos, etc., a menos que exista una emergencia o condiciones limitadas, la empresa generalmente requiere el uso de un formulario de contrato de texto impreso). por la empresa.
5.3 El nombre y domicilio de las partes; los nombres y domicilios de las partes consignados en el título del contrato, la firma, el sello oficial y la información crediticia proporcionada por la otra parte deben ser consistentes.
5.4 El objeto del contrato de compraventa debe ser único y preciso, y el contrato debe especificar especificaciones, modelos, marcas, orígenes, grados, etc. en detalle.
5.5 El contrato debe adoptar unidades de medida estándar nacionales y, en general, debe acordarse la cantidad del objeto. Si no se puede acordar la cantidad exacta en un contrato de distribución perenne, el método para determinarla. cantidad (como correo electrónico, fax, albarán de entrega, factura) debe acordarse en espera).
5.6 Si existen estándares nacionales, estándares industriales departamentales o estándares empresariales para la calidad, se debe acordar el nombre en clave del estándar adoptado para otros productos que puedan describirse mediante indicadores, los requisitos del indicador principal deben ser acordados; ser acordados (excepto aquellos que ya están cubiertos por las normas); si el pago se basa en muestras, se debe acordar el método de producción de las muestras y el lugar de almacenamiento de las mismas;
5.7 El precio o remuneración deberá especificarse en el contrato; deberá especificarse el método de pago como transferencia, cheque, giro postal (transferencia telegráfica, giro), carta de crédito, efectivo, etc.; Se debe acordar el período de pago del precio o remuneración. La fecha exacta o el número de días acordado para pagar después de que se cumplan ciertas condiciones.
5.8 El período de ejecución debe ser específico y claro. Si no se puede acordar el tiempo específico, el método del período de ejecución debe estipularse en el contrato, el lugar de ejecución del contrato de venta debe esforzarse por acordarlo. el lugar de entrega es el almacén de la empresa o la residencia de la empresa.
5.9 Si la otra parte en el contrato exige a la otra parte que proporcione una garantía o la parte exige a la otra parte que proporcione una garantía, los procedimientos pertinentes deben manejarse de acuerdo con los requisitos de la "Garantía". Ley" en función de las circunstancias específicas.
5.10 Todas las palabras del texto del contrato tendrán interpretación exclusiva, debiendo explicarse en el contrato las palabras que puedan causar ambigüedad y ciertas palabras especiales no estatutarias.
5.11 Los contratos técnicos y otros contratos que involucren información comercial e información técnica deben estipular compromisos de confidencialidad y responsabilidad por incumplimiento de contrato cuando se violen los compromisos de confidencialidad.
5.12 Un contrato económico importante con un largo período de ejecución debe estipular un sistema de contacto para ambas partes del contrato.
5.13 Según la "Ley de Contratos", la responsabilidad por incumplimiento del contrato puede estipularse adecuadamente y se debe prestar atención a la equidad del contrato.
5.14 El método de resolución de disputas es generalmente el litigio, y se acuerda que nuestro lugar de residencia será el lugar de jurisdicción.
6 Firma, aprobación y ejecución de grandes contratos económicos
6.1 La celebración de grandes contratos económicos debe ser dirigida por el departamento de ejecución de contratos, en colaboración con el departamento comercial, el departamento financiero, departamento de producción y departamento técnico de calidad Forme un equipo de negociación de contratos y participe juntos en la investigación y negociación de la firma de contratos. Para contratos importantes celebrados sin la participación del equipo de negociación de contratos, el departamento de manejo de contratos será responsable de cualquier problema que surja.
6.2 Antes de firmar un contrato, el departamento de tramitación del contrato deberá examinar previamente las siguientes situaciones de la otra parte:
6.2.1 Revisión de las calificaciones de la otra parte. Incluyendo: razón social, naturaleza, dirección, licencia comercial, ámbito comercial, capital social y licencias administrativas que deben obtenerse conforme a la ley.
6.2.2 Revisión de la solvencia crediticia y capacidad de desempeño de la otra parte. Incluyendo: activos y pasivos, equipamiento técnico, calidad del producto, reputación empresarial, etc.
6.2.3 Revisión de calificación del personal que realiza el contrato de la otra parte. Incluyendo prueba de identidad y autorización del agente firmante.
6.3 El contrato se firmará y aprobará según los siguientes procedimientos:
6.3.1 Para los contratos generales, el departamento de tramitación de contratos redactará el texto del contrato económico en función del contenido acordado. en la negociación, y luego presentarlo al gerente general para su aprobación y sellado con el sello oficial de la unidad (o sello específico del contrato).
6.3.2 Se implementa un sistema de refrendación para contratos particularmente importantes. El departamento de manejo de contratos debe redactar el texto del contrato en función del contenido negociado y completar la "Revisión del contrato de Yiwu Meineng Pen Industry Co., Ltd". "Formulario de refrendación" y enviarlo al departamento correspondiente para su refrendación. Todos los departamentos pertinentes deben completar la refrendación en un plazo de 2 días y enviar las opiniones de refrendación y el texto del contrato al director general de la empresa.
6.3.3 Revisión y modificación: el director general proporcionará opiniones de revisión sobre la legalidad y validez del texto del contrato dentro de los 3 días y lo presentará junto con las opiniones de los departamentos pertinentes al departamento de ejecución para su modificación. Los departamentos pertinentes y el departamento de empresa revisarán el contrato. Si hay alguna objeción al contenido, el director general lo coordinará y finalizará.
6.3.4 Firma final: Una vez finalizado el texto del contrato refrendado, el departamento de tramitación del contrato lo enviará al líder o representante legal para su firma y aprobación y colocará un sello de contrato especial.
6.4 Revisar los asuntos y responsabilidades del departamento de ejecución del contrato, revisión y refrendación:
6.4.1 El departamento de ejecución del contrato debe revisar los términos comerciales y técnicos del contrato y ser responsable de it;
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6.4.2 El departamento de finanzas y contabilidad deberá revisar y ser responsable de si el proyecto del contrato entra en conflicto con los planes del estado, las autoridades superiores y la unidad como tal. así como los términos de pago del contrato;
6.4.3 El departamento de producción El Departamento de Tecnología y Calidad deberá revisar y ser responsable de si el proyecto del contrato cumple con las políticas, regulaciones, normas y reglamentos, tecnología de producción. estándares y estándares de protección de seguridad.
6.4.4 El gerente general deberá revisar y ser responsable de la legalidad del contrato, si los términos principales están completos y si la redacción es precisa y estandarizada.
6.5 Las leyes y reglamentos administrativos estipulan que los contratos que requieren procedimientos de aprobación y registro serán manejados por la oficina de manera oportuna de acuerdo con la ley después de que se establezca el contrato.
6.6 Una vez firmado formalmente el contrato, además de que la persona a cargo conserve una copia, se debe depositar una copia del formulario de revisión del contrato, incluido el formulario de revisión del contrato, ante el administrador del contrato de la empresa (vendedor). ) para registro.
7 Modificación y resolución del contrato
7.1 Si durante la ejecución del contrato es necesario modificar o rescindir el contrato por causas objetivas, ambas partes deberán negociar y llegar a un nuevo acuerdo. acuerdo escrito. Antes de llegar al nuevo acuerdo, el contrato original sigue siendo válido.
Después de recibir la notificación de terminación o cambio de la otra parte, la parte deberá dar una respuesta por escrito dentro del plazo prescrito.
7.2 Si concurre alguna de las siguientes circunstancias, la parte podrá resolver unilateralmente el contrato:
7.2.1 El objeto del contrato no puede lograrse por causa de fuerza mayor;
>7.2.2 Antes de la expiración del plazo de ejecución, la otra parte declara expresamente o demuestra con su propio comportamiento que no cumplirá con sus obligaciones principales;
7.2.3 La otra parte retrasa la ejecución cumplimiento de sus obligaciones principales y no cumple dentro de un período razonable después de haber sido instado;
7.2.4 El retraso de la otra parte en el cumplimiento de las deudas u otro incumplimiento del contrato hace imposible lograr el propósito del contrato ;
7.2.5 Otras circunstancias previstas por la ley.
7.3 Cualquier cambio o rescisión del contrato deberá realizarse por escrito (incluidas cartas, telegramas).
7.4 El acuerdo para cambiar o rescindir el contrato deberá presentarse al personal de aprobación original; para su aprobación de conformidad con los procedimientos de firma del contrato. Si las leyes y reglamentos administrativos estipulan que los cambios en un contrato requieren procedimientos de aprobación y registro, estos deben completarse de manera oportuna de conformidad con la ley.
8 Ejecución del Contrato
8.1 La empresa deberá cumplir plenamente con sus obligaciones de acuerdo con el contrato e instar a la otra parte a cumplir sus obligaciones de manera oportuna en cualquier momento.
8.2 Cuando se entreguen mercancías en cumplimiento de un contrato de compraventa, la otra parte firmará un albarán de entrega por duplicado, una copia quedará en poder de la otra parte y se presentará una copia del recibo de entrega a administrador de contratos de la empresa (vendedor) como referencia. Al entregar una factura con IVA a la otra parte, la otra parte deberá firmar un formulario de entrega de factura con IVA.
8.3 Durante la ejecución del contrato, si el personal de manipulación descubre y tiene pruebas fehacientes que acreditan que la otra parte tiene alguna de las siguientes circunstancias, deberá suspender inmediatamente la ejecución y comunicarlo al director general de la empresa por escrito en el momento oportuno.
8.3.1 Deterioro grave de las condiciones comerciales;
8.3.2 Transferencia de propiedad y evacuación de fondos para evitar deudas.
8.3.3 Pérdida de reputación comercial;
8.3.4 Existen otras circunstancias en las que se pierde o puede perderse la capacidad de cumplir con las deudas;
8.4 Durante la ejecución del contrato de venta anual, el personal de manipulación debe realizar conciliaciones periódicas para confirmar los reclamos y deudas de ambas partes;
8.5 Cuando la otra parte sufre una fusión (fusión), división, reestructuración u otro evento importante y el personal de manejo de contratos de la empresa o de la otra parte; cambios, las cuentas deben conciliarse oportunamente para confirmar la validez del contrato y la eficacia de ambas partes.
9 Mediación, Arbitraje y Litigio de Disputas Contractuales
9.1 Cuando surge una disputa entre las dos partes durante la ejecución del contrato de compraventa, primero deben resolverla mediante negociación equitativa de acuerdo con el principio de buscar la verdad a partir de los hechos.
9.2 Si las dos partes del contrato no pueden llegar a un acuerdo sobre la solución de la disputa dentro de un cierto período de tiempo (generalmente un mes) o la otra parte no tiene intención de negociar un acuerdo, el manejo El personal debe informar al gerente general por escrito de manera oportuna y formular opiniones sobre el manejo. Si se sospecha que la otra parte ha cometido fraude contractual, debe informarlo al gerente general de inmediato.
9.3 Si la empresa decide utilizar un litigio o arbitraje para manejar disputas contractuales, y si la otra parte presenta una demanda, los departamentos pertinentes deben recopilar de inmediato la firma y ejecución del contrato, la ocurrencia de disputas y la situación de negociación en materiales escritos junto con la evidencia relevante.
10 Gestión diaria de contratos
10.1 La empresa implementa una gestión de contratos de ventas de dos niveles. La oficina del director general es totalmente responsable de la gestión de contratos de la empresa y los vendedores del departamento comercial son; responsables de la gestión de contratos de sus departamentos.
10.2 El sello especial del contrato de la empresa será conservado por el director general. Los contratos en blanco y los poderes de la empresa son administrados por los vendedores. El personal comercial no puede llevar consigo el sello del contrato o el poder sellado o el contrato en blanco en viajes de negocios en circunstancias especiales. Si se pierde el sello del contrato especial, el contrato en blanco sellado, el poder, el contrato firmado, etc., el caso debe informarse a la agencia de seguridad pública local de manera oportuna y se debe publicar una declaración en el periódico.
10.3 El personal comercial de los departamentos comercial y de compras debe entregar los contratos de venta firmados y los recibos de entrega, notas de entrega de facturas del impuesto al valor agregado, faxes comerciales, cartas, declaraciones y otra información de acuerdo con el tiempo prescrito. El administrador del contrato de la empresa transferirá periódicamente las copias originales de los materiales antes mencionados recopilados a la oficina del director general para su custodia.
10.4 Antes de terminar la relación laboral con la empresa, el personal encargado del contrato debe entregar los materiales pertinentes, los contratos en blanco, las tarjetas de presentación y los poderes. Los procedimientos pertinentes solo se pueden completar después de la confirmación de la oficina de la empresa. y departamentos pertinentes. Si el contratista termina la relación laboral con la empresa o cambia por otros motivos, la empresa, junto con el departamento comercial, notificará a todas las unidades relevantes por escrito dentro de una semana después de que ocurra la situación.
11 Evaluación, recompensas y castigos
11.1 El personal comercial de la empresa deberá cumplir estrictamente estas Medidas, celebrar y ejecutar contratos de manera efectiva y salvaguardar de manera efectiva los intereses generales de la empresa. El departamento de contabilidad de la empresa y la dirección general son responsables de la supervisión y evaluación de la implementación de estas medidas.
11.2 Se otorgarán recompensas a quienes descubran problemas importantes durante la firma y ejecución del contrato y tomen activamente medidas correctivas para evitar que la empresa sufra pérdidas económicas importantes y evitar o recuperar pérdidas económicas importantes durante el manejo de disputas económicas.
11.3 Si al personal encargado del contrato le ocurre alguna de las siguientes circunstancias y causa pérdidas a la empresa, ésta recuperará las pérdidas del personal responsable de acuerdo con la ley:
11.3.1 Aprobación no autorizada o exceso de autoridad Firmar un contrato;
11.3.2 Proporcionar a otros un sello de contrato especial o un contrato en blanco sellado y un poder;
11.3 .3 Se debe firmar un contrato escrito pero no se firmó un contrato escrito
11.3.4 Los materiales no se entregan dentro del tiempo especificado o la firma de la otra parte es defectuosa.
11.4 Si alguna de las siguientes circunstancias le ocurre al personal encargado del contrato y causa pérdidas a la empresa, la empresa recuperará las pérdidas del personal correspondiente según corresponda:
11.4.1 La empresa es defraudada por negligencia laboral
11.4.2 La empresa cumplió el contrato sin confirmación de la otra parte
11.4.3 Pérdida de pruebas importantes
<; p>11.4.4 Ocultó o no informó una disputa después de que ocurrió Resolver el asunto en privado o informar de una manera que evite problemas importantes, desperdiciando así la oportunidad11.4.5 No presentar un informe y informar de manera oportuna después de perder información importante
11.4.6 Otras violaciones de los sistemas relevantes de la empresa;
Si un empleado de la empresa infringe la ley penal durante la firma y ejecución de un contrato y constituye un delito, será entregado a las autoridades judiciales para su tratamiento conforme a derecho.
3 Definición
Los ficheros a los que se refiere este sistema se refieren a diversos documentos con valor de investigación y diversos documentos empresariales formados y recopilados durante el proceso de operación y gestión de la empresa. registros, dibujos, documentos informáticos, disquetes, CD, fotografías, películas, cintas de vídeo, libros, cintas y otros objetos físicos relacionados.
4 Contenidos
4.1 Clasificación de los expedientes
4.1.1 Expedientes de categoría A:
a) Documentos oficiales de constitución de la empresa: Artículos de Asociación, etc.
b) Documentos de funcionamiento de la empresa: original y duplicado de licencia comercial de la empresa; original y duplicado de diversos certificados de calificación de la empresa, original y duplicado de certificados de código de organización, original y duplicado de estadísticas, original y duplicado de certificado nacional. y certificado de registro fiscal local, certificado de matriculación de vehículos, etc.
c) Contratos y convenios diversos de oficina: como contratos de alquiler de casa, contratos de compra de material de oficina, contratos de reserva de habitaciones, etc.
d) Aprobaciones, instrucciones, avisos y requerimientos de autoridades superiores a la empresa.
e) Informe de establecimiento del proyecto, análisis de factibilidad, aprobación, documento de aprobación, contrato, estatutos y licencia comercial para el establecimiento de la sucursal aprobada.
f) Expedientes de recursos humanos, contratos laborales, información de salarios e ingresos por servicios de los empleados de la empresa.
g) Planificación empresarial, toma de decisiones empresariales, planificación de proyectos, informes de viabilidad de proyectos y actas de reuniones importantes.
h) Planos técnicos, documentos, dibujos de diseño; dibujos de productos y otros materiales técnicos y de proceso.
i) Contratos mercantiles de empresa: contratos de ingeniería, contratos de adquisición, contratos de compraventa, etc.
j) Información importante del cliente e información de compra.
k) Información financiera de la empresa.
l) Proyectos, industrias, empresas y otra información especialmente solicitada por los líderes.
m) Otros documentos importantes que deben archivarse.
Los ficheros de clase A sólo podrán ser utilizados o prestados por el director general, el subdirector general y el personal en el ámbito de sus funciones.
4.1.2 Archivos de categoría B:
a) Los documentos pelirrojos de la empresa circularon al nivel del gerente de departamento según el contenido.
b) Políticas, leyes, reglamentos, reglas, etc. relevantes emitidas y difundidas por diversos departamentos funcionales de la sociedad.
c) Documentos internos de la empresa (excepto convocatorias ordinarias y públicas, avisos, etc.)
d) Actas de reuniones a nivel de departamentos de la empresa.
Los documentos tipo B pueden ser utilizados o prestados por los responsables de departamento o el personal dentro de su ámbito de responsabilidad.
4.1.3 Ficheros de categoría C:
a) Avisos generales varios, avisos, etc.
b) Normas y reglamentos diversos.
Los ficheros de categoría C son emitidos por el director general o directamente difundidos e implementados por el departamento funcional entre todos los empleados.
4.2 Gestión de archivos
4.2.1 División de las responsabilidades de gestión de archivos
a) a), b), c) y d en archivos de categoría A) , e), g), l), m) serán conservados adecuadamente por el cajero del Departamento de Finanzas (administrador de archivos temporal de la empresa) (en el futuro se nombrará un administrador de archivos a tiempo completo).
c) Los expedientes enumerados en el inciso f) de la Categoría A se encuentran debidamente conservados por el Especialista en Gestión de Recursos Humanos del Departamento de Administración.
d) Los originales de los contratos de proyecto y expedientes de contratos de adquisiciones enumerados en los incisos h) e i) de los expedientes de Categoría A serán conservados por la dirección correspondiente, y el proyecto de ingeniería.
e) departamento El archivero del departamento designado es responsable de la custodia de las copias de los registros.
f) Los expedientes de contratos de compraventa enumerados en los incisos j) e i) de la Categoría A serán conservados por el departamento comercial y administrados por el departamento designado por el departamento administrativo.
g) El secretario es responsable de conservar adecuadamente las copias de los expedientes.
h) La información financiera y los documentos enumerados en el artículo 11) de los archivos de Categoría A serán conservados adecuadamente por el administrador del archivo designado por el Departamento de Finanzas de acuerdo con la normativa aplicable.
4.2.2 Gestión de archivos electrónicos
a) El administrador del archivo debe hacer cumplir estrictamente los derechos de acceso a los archivos electrónicos de la empresa y determinar las contraseñas correspondientes. Nadie puede informar a otros. de su nombre de usuario y contraseña.
b) Protegerse estrictamente contra los virus. El administrador de archivos es responsable de desinfectar la computadora al menos una vez por semana. Cualquier empleado que descubra un virus informático debe desinfectar inmediatamente la computadora y notificar al administrador de archivos y a otros empleados. desinfecte la computadora personal inmediatamente.
c) El archivero realiza copias de seguridad semanales periódicas de los documentos en la "Biblioteca de gestión de archivos".
d) Los archivos electrónicos dentro del alcance de la autoridad se pueden ver directamente desde el archivero obteniendo la contraseña de la autoridad. Para aquellos fuera del alcance de la autoridad, el gerente del departamento correspondiente debe firmar y aceptar antes de que el archivero pueda proporcionarlos. una copia impresa del documento.
e) Los archiveros deben actualizar y organizar los documentos electrónicos archivados en cualquier momento, y añadir índices y directorios.
f) Los archivos electrónicos archivados se grabarán en un CD cada trimestre y se etiquetarán y almacenarán adecuadamente.
4.2.3 Gestión de archivos no electrónicos
a) Los diversos documentos, materiales u otros soportes que registren los recursos de información de la empresa que sean valiosos para su conservación y se formen durante el trabajo de la empresa deben Cada año, el custodio realizará la clasificación, ordenación, archivo y archivo.
b) El departamento o el personal de manejo de documentos oficiales debe garantizar la integridad de los documentos manejados (no se permite eliminar todos los archivos adjuntos de los documentos oficiales) y enviarlos al archivero para su archivo en el momento oportuno. forma una vez finalizado el trabajo.
c) Los documentos/datos archivados por cada departamento deben completar el "Formulario de Registro de Entrega de Datos". Luego de que el remitente firme y confirme, el administrador del archivo ordenará, numerará, clasificará y archivará los datos. asegúrese de que la presentación sea completa y sistemática, precisa, científica y fácil de recuperar, e ingrese el directorio de información relevante y el código de recuperación en la computadora.
d) Los documentos traídos por el personal de varios departamentos que participan en diversas reuniones y los documentos recuperados por los departamentos funcionales sociales relevantes no pueden conservarse ni destruirse por sí mismos, y deben entregarse al archivero para su unificación. gestión en tiempo y forma.
4.3 Plazo de registro y conservación
a) Los estatutos de la empresa, las diversas licencias y certificados deberán archivarse inmediatamente después de su obtención y conservarse de forma permanente.
b) Los documentos oficiales de la gestión interna se organizan y archivan cada trimestre, y el período de conservación se determina en función del contenido de los documentos oficiales: el período de archivo de las actas de las reuniones ordinarias del año de la empresa y el documentos oficiales emitidos internamente (como avisos, avisos, etc.) A partir del 30 de diciembre del segundo año, el período de archivo de documentos oficiales externos y documentos oficiales externos es de cinco años (el período de archivo de documentos oficiales externos importantes, como proyectos); aprobaciones y otros documentos, se basarán en el final del progreso real de la implementación del proyecto (el sistema conserva su última versión y sus versiones antiguas durante un año).
c) Los expedientes del personal se archivan según la clasificación individual. Una vez que los nuevos empleados completan los procedimientos de ingreso, los expedientes se archivan inmediatamente. Los expedientes se organizan en cualquier momento a medida que los empleados son transferidos o dejan sus puestos de trabajo. , los expedientes se incluyen en los expedientes del personal dimitido, la vida útil es de tres años.
d) El plazo de conservación de los contratos generales de oficina, contratos de alquiler de vivienda, contratos de material de oficina, contratos de compra de regalos, etc. depende del plazo del contrato, el cual no podrá exceder de un año después del vencimiento del mismo.
e) Los recursos generales del cliente y los materiales de marketing se actualizan en cualquier momento. Los materiales no valiosos pueden ser destruidos con la firma y consentimiento del responsable del departamento de marketing.
f) La información de adquisiciones se actualiza en cualquier momento, pudiendo destruir la información no valiosa con la firma y consentimiento del responsable del departamento de proyectos de ingeniería.
g) Los documentos importantes emitidos por autoridades superiores de la empresa, así como actas de reuniones importantes de la empresa, contratos de proyectos, contratos de compra y venta, información importante de los clientes, etc., son archivos de larga duración y se conservan. durante diez años.
h) El plazo de conservación de la información financiera es de veinte años.
i) Los datos técnicos, de ingeniería y de ventas se almacenarán de forma permanente.
4.4 Los documentos y materiales en los archivos de archivo deben organizarse en un orden razonable. Los documentos a nivel de la empresa y los documentos emitidos por la empresa al mundo exterior serán numerados uniformemente por el departamento administrativo. ser numerados por el propio departamento.
4.5 Los administradores de archivos deben organizar los archivos con regularidad, hacer un buen trabajo en las estadísticas trimestrales de los archivos y completar la "Lista de archivos más recientes" y la "Lista de cambios de archivos" como referencia.
4.6 Préstamo de archivos
a) Cuando los empleados de la empresa toman prestado archivos, deben completar cuidadosamente el "Formulario de registro de préstamo de archivos" e indicar el propósito del préstamo. A menos que existan razones especiales, el período de préstamo no puede ser otro día. Los archivos deben devolverse antes de salir del trabajo. Si necesita pedir prestado nuevamente, debe realizar los procedimientos de préstamo al día siguiente.
b) Los prestatarios deben cuidar bien los archivos y garantizar la seguridad y confidencialidad de los mismos. No se les permite alterar, delinear, cortar, quitar páginas, desmantelar, extraer, reproducir, prestar o dañar. sin autorización, y no se les permite eliminar ningún material.
c) Cuando los archivos prestados sean devueltos, el archivero deberá inspeccionarlos cuidadosamente. Si encuentra alguna pérdida, daño u otras anomalías, deberá informarlo al gerente del Departamento de Gestión General y se aplicarán las sanciones correspondientes. ser impuesto.
d) En circunstancias especiales, los archivos que deban tomarse prestados para uso de la empresa deben completar el "Formulario de registro de préstamo de archivos" y obtener la aprobación del gerente del departamento de préstamo y del gerente del departamento de administración general antes de poder ser prestado.
e) Además de cumplir con estas normas, todo préstamo de archivos confidenciales también debe cumplir con las disposiciones pertinentes del sistema de confidencialidad de la empresa.
4.7 Destrucción de archivos y datos
Los administradores de archivos deben hacer un buen trabajo al verificar los archivos y los datos de acuerdo con el período de retención de los archivos y completar la "Aprobación de destrucción de archivos". Formulario" para archivos que no tienen valor de conservación. Después de informar al jefe del departamento correspondiente o al gerente general para su aprobación, el archivero trabajará con el personal correspondiente para destruir los archivos cuya destrucción ha sido aprobada y mantener registros de la supervisión de la destrucción.
5 registros relacionados
Formulario de registro de entrega de datos
Lista de últimos documentos
Lista de cambios de documentos
Destrucción de archivos Formulario de aprobación
Archivo Formulario de registro de préstamo