Medidas para la Gestión de Expedientes Empresariales de Abogados

Capítulo 1 Disposiciones generales Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión científica de los expedientes comerciales de los abogados y unificar el sistema de gestión de los expedientes comerciales de los abogados, estas Medidas se formulan de conformidad con la Ley de Archivos de la República Popular China y las regulaciones pertinentes y en combinación con el trabajo real de los abogados. Artículo 2 Los expedientes comerciales de los abogados son registros verdaderos de las actividades comerciales de los abogados. Son archivos profesionales nacionales importantes y tienen un importante valor de referencia y utilización. Mantener y organizar los expedientes comerciales de los abogados es una tarea importante de un despacho de abogados (oficina de asesoramiento jurídico). Artículo 3 Los bufetes de abogados (oficinas de asesoramiento jurídico) estarán equipados con personal de gestión de archivos a tiempo completo o parcial y, cuando las condiciones lo permitan, se establecerán gradualmente agencias de archivos que sean responsables de la gestión centralizada y unificada de los archivos comerciales de los abogados. Artículo 4 Las responsabilidades de la organización de archivos y del administrador de archivos de una firma de abogados (oficina de asesoría legal) son:

Primero, recopilar, organizar, preservar y hacer estadísticas de los archivos y la información relacionada de la firma ( oficina de asesoría legal) para garantizar que los archivos

En segundo lugar, llevar a cabo activamente la utilización de los archivos y brindar servicios a los abogados para realizar negocios;

Tres, guiar, supervisar e inspeccionar el archivo de documentos y materiales comerciales de los abogados;

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4. Evaluación de archivos y transferencia a archivos del mismo nivel de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes.

5. , supervisión e inspección de los órganos administrativos judiciales y departamentos administrativos de archivos locales, y realizar inspecciones periódicas. Informar sobre el trabajo de archivo;

6. Completar otras tareas relacionadas con el trabajo de archivo asignadas por los líderes. Capítulo 2 Recepción y gestión de archivos Artículo 5 Al recibir archivos, el personal de archivos comprobará la calidad de los archivos de acuerdo con los requisitos de las "Medidas para el archivo de archivos comerciales de abogados", seguirá los procedimientos de archivo de acuerdo con la normativa, y sello "Archivo" en la esquina superior izquierda de la portada del archivo. Artículo 6 Los archivos recibidos se numerarán según la categoría (litigioso, no litigioso, relacionado con el extranjero), el período de almacenamiento y el orden anual, y los archivos ultrasecretos se numerarán por separado. Diez años es un mal número. Artículo 7 Los expedientes de varios números de un mismo caso debido a cambios en los niveles del juicio u otras razones se conservarán juntos. El principio del almacenamiento combinado es que los expedientes posteriores formados en orden cronológico se conservarán junto con los expedientes anteriores. Artículo 8 El personal de gestión de archivos debe estar familiarizado con la situación de los archivos ocultos, comprender de manera proactiva las necesidades de los departamentos comerciales y el personal relevante para la utilización de los archivos, y proporcionar y utilizar archivos activamente. Artículo 9 El personal de los archivos deberá preparar los catálogos de archivos y las fichas de búsqueda necesarias. Capítulo 3 Préstamo y utilización de archivos Artículo 10 Los despachos de abogados (oficinas de asesoramiento jurídico) establecerán un sistema de préstamo y un registro de préstamo de archivos para los archivos comerciales jurídicos. Los archivos de préstamo deben pasar por ciertos procedimientos de aprobación y registro, y el período de préstamo debe ser limitado. Si la devolución no se puede realizar a tiempo por circunstancias especiales, se deberán gestionar trámites de prórroga. Artículo 11 El responsable del caso original podrá consultar los documentos archivados del caso original y realizar los trámites de préstamo por necesidades de trabajo. Sin embargo, a menos que se estipule expresamente, se requiere la aprobación del liderazgo. Artículo 12 Si el departamento de gestión de abogados del órgano administrativo judicial del mismo nivel o de nivel superior necesita tomar prestados expedientes comerciales de abogados debido a necesidades laborales, emitirá una carta formal de transferencia y seguirá los procedimientos de registro de préstamo. Artículo 13 El Tribunal Popular, la Fiscalía Popular y los organismos estatales pertinentes, debido a necesidades laborales, deberán presentar una carta de búsqueda formal y seguir los procedimientos de inspección con el consentimiento del director de la firma de abogados. Si el préstamo es necesario debido a circunstancias especiales, debe ser aprobado por el organismo administrativo judicial del mismo nivel. Al prestar, revíselo cuidadosamente, obtenga un recibo oficial y devuélvalo dentro del plazo. Los archivos prestados no se pueden prestar a otras unidades o individuos para su uso.

Por lo general, a otras unidades o individuos no se les permite pedir prestado o consultar archivos comerciales de abogados. Si por circunstancias especiales es necesaria la consulta, el despacho de abogados (oficina de asesoría jurídica) deberá informarlo a la autoridad administrativa judicial del mismo nivel para su aprobación. Artículo 14 En general, no se permite el préstamo ni la consulta de expedientes comerciales de abogados que impliquen secretos de Estado o privacidad personal, así como expedientes que las partes soliciten mantener confidenciales. Las circunstancias especiales deben negociarse y presentarse ante la agencia administrativa judicial del mismo nivel para su aprobación. Artículo 15 Todos los archivos que hayan sido aprobados para inspección podrán ser extraídos o copiados, pero los archivos confidenciales no están incluidos en esta lista. Artículo 16 Quien consulte o preste expedientes comerciales de abogados deberá devolverlos oportunamente. Al regresar, si se descubre que los archivos han sido desmantelados, faltan documentos, alteraciones, adiciones, eliminaciones, desfiguraciones, etc., se deben informar inmediatamente al líder de la unidad e investigar oportunamente. Artículo 17 El personal de gestión de archivos debe respetar estrictamente el sistema de confidencialidad y proteger los secretos de Estado y de partido. No está permitido proporcionar archivos a nadie y ampliar el alcance de uso en violación del sistema, y ​​no está permitido revelar el contenido de los archivos a otros. Capítulo 4: Período de conservación de los archivos Artículo 18: El período de conservación de los expedientes comerciales de los abogados se especifica en permanente, de largo plazo y de corto plazo.

Todos los archivos comerciales de abogados que requieren acceso y uso a largo plazo se clasifican como almacenamiento permanente.

Todos los expedientes empresariales de abogados que necesiten ser consultados, utilizados y conservados como prueba durante un largo tiempo se clasifican como almacenamiento a largo plazo, con un período de almacenamiento de 20 a 60 años.

Se clasifican como almacenamiento de corta duración, con un plazo de conservación de cinco a quince años, todos los expedientes de empresa de abogados que deban ser consultados y conservados como prueba dentro de un plazo normal.

Como almacenamiento a corto o largo plazo de expedientes comerciales de abogados, el período de almacenamiento específico será propuesto por el declarante e informado al director de la firma de abogados (Oficina de Asesoría Jurídica) para su decisión. Artículo 19 El plazo de conservación de los expedientes mercantiles de los abogados se computará a partir del año siguiente a la conclusión de los asuntos jurídicos.