Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de aceptación de proyectos de softwareLa aceptación del proyecto es el resultado que la empresa e incluso todos los miembros del proyecto esperan. Una vez aceptada, la empresa puede recaudar dinero durante la etapa de aceptación y no necesita invertir tanta mano de obra en el proyecto. El proyecto finalmente puede llegar a su fin y todos pueden respirar aliviados. La aceptación del proyecto es el resultado de una serie de trabajos meticulosos y no puede estar impulsada por un éxito determinado o la capacidad de una determinada persona. La aceptación de un proyecto generalmente consiste en una serie de preparativos de aceptación. Si perfeccionamos el trabajo en muchas etapas y se aprueba su implementación antes de la aceptación final, entonces la aceptación del proyecto será algo natural. En primer lugar, es necesario aclarar los requisitos previos para la aceptación. Mucha gente piensa que siempre que completemos el contenido estipulado en el contrato, completemos el trabajo estipulado en la declaración de requisitos y realicemos unos meses de operación de prueba de acuerdo con el contrato, debería ser aceptable. Puede aprovechar el contrato o acuerdo técnico para hablar con el cliente sobre cuestiones de aceptación. Pero, de hecho, los clientes a menudo no están de acuerdo con la aceptación en este momento. Su juicio a menudo no se basa en documentos como documentos de licitación, contratos, acuerdos técnicos y especificaciones de demanda. De hecho, no importa cuán detallados sean estos documentos, no tienen mucho valor de referencia para los usuarios. Lo que les importa a los clientes es si su negocio realmente funciona en el sistema y funciona bien, y lo utilizan como criterio para la aceptación del proyecto. Por supuesto, algunos proyectos también pueden aceptarse a través de operaciones comerciales incluso si la ejecución comercial no es muy buena. 1. Durante la implementación del proyecto, preste atención a la determinación de hitos y establezca metas por etapas. Si desea hacer un buen trabajo en un proyecto, las condiciones de aceptación para completar el proyecto se miden principalmente en función de si tiene el negocio. No necesariamente tenemos que satisfacer las necesidades de todos los usuarios (aquí nos referimos a las necesidades verbales, pero si las convertimos en palabras, aún tenemos que satisfacerlas), ni tenemos que resolver algunas de las llamadas dificultades técnicas antes de que los usuarios acepta aceptarlo. En cambio, podemos lograr objetivos comerciales de aplicaciones en ciertas etapas. Debemos controlar proactivamente los límites del proyecto desde el momento de la investigación de la demanda, organizar razonablemente la secuencia de implementación de cada proceso comercial de acuerdo con la situación real del cliente, establecer hitos en nuestro plan de implementación del proyecto, aclarar las condiciones para alcanzar los hitos y obtener el reconocimiento formal de ambas partes. Sin un reconocimiento de hitos altamente consistente, es decir, no existe un acuerdo de objetivos del proyecto. Un plan de implementación de proyecto sin un acuerdo de objetivos siempre cambiará el contenido y establecerá objetivos inicialmente, haciendo que el plan sea incontrolable, y mucho menos su aceptación. Mucha gente espera definir el contenido y los objetivos comerciales del proyecto a través de especificaciones detalladas de los requisitos del sistema, lo cual es necesario. Sin embargo, la aprobación de la especificación de requisitos no es el resultado de la revisión del usuario. Es necesario encontrar una manera de involucrar a los usuarios en el proceso de formulación de especificaciones de requisitos y convertirlo en un objetivo de realización comercial derivado por los propios usuarios, de modo que no se deforme fácilmente en el futuro. 2. Comunicarse activamente con los clientes. Debe haber una estrategia de comunicación en el proyecto ¿Cómo reportar el avance del trabajo y obtener apoyo de alto nivel? ¿Cómo confirman y aclaran continuamente los mandos medios y medios los objetivos comerciales? ¿Cómo llegar a un acuerdo con las bases sobre el modelo operativo de solicitud del proyecto y mejorarlo continuamente? Todo debe completarse mediante comunicación y retroalimentación. El papel de la comunicación con los altos ejecutivos es hacerles saber que hemos estado procediendo de acuerdo con los objetivos del proyecto, si el trabajo en cada etapa avanza sin problemas, cuáles son las razones que afectan el funcionamiento normal del proyecto y qué recursos. son necesarios para ayudar. Si se comunica más con la alta dirección, el primer beneficio es que la alta dirección a menudo comprende el progreso del proyecto escuchando los informes. Como dijimos, puede organizar verificaciones de retroalimentación para ver si hay progreso, una vez alcanzados los objetivos. Se aprueban las etapas de cada etapa y finalmente se solicita. Es natural que la alta dirección firme y confirme. La habilidad de informar a los altos ejecutivos es analizar el problema de manera simple, objetiva y razonable, proponer contramedidas y sugerencias y pedirles que tomen decisiones. El nivel medio es a menudo el principal impulsor y ejecutor real del proyecto, y también es el solicitante más importante de necesidades empresariales específicas. Tienen la comprensión más clara de los procedimientos operativos reales de la empresa y los requisitos más específicos. Sin el consentimiento de los mandos intermedios, a menudo es difícil aceptar el proyecto. A menudo sólo podemos obtener una comprensión amplia y macro de los objetivos de los proyectos corporativos a través de una investigación empresarial preliminar, pero cómo perfeccionarlos y, en última instancia, implementarlos no es algo que se pueda lograr de la noche a la mañana. Por lo tanto, durante todo el proceso del proyecto, los equipos de proyecto de ambas partes deben continuar comunicándose, especialmente en el nivel medio de la empresa, para que gradualmente puedan entenderse más profundamente y finalmente llegar a un acuerdo. La comunicación con las bases refleja principalmente la preocupación por los usuarios finales y se comunica activamente con los usuarios finales de forma regular para eliminar algunas quejas y permitir que los usuarios insistan en usarlo. En este momento, a menudo nos encontramos con que es realmente fácil llevarse bien con muchos usuarios. Aunque todavía quedan muchas áreas de mejora en el software, una vez que reconozcan a nuestro equipo, harán todo lo posible para ayudarnos a avanzar en el proyecto. Actualmente, nuestra empresa generalmente requiere que cada gerente de proyecto complete un informe mensual detallado durante el proyecto, que refleje el progreso del proyecto, las desviaciones del plan, el contenido del proyecto completado, la aportación de mano de obra y los problemas existentes en el proyecto actual. , el progreso esperado del proyecto el próximo mes. Presentar informes mensuales de progreso a los jefes de departamento, el centro de gestión de proyectos y la oficina del gerente general para su revisión. De manera similar, es necesario preparar informes mensuales o incluso semanales para los clientes y reflejar la información relevante a la persona a cargo del cliente y a la alta dirección relevante. Puede enviar primero un correo electrónico y luego realizar una llamada telefónica para confirmar y dar un breve informe oral, especialmente para altos ejecutivos. No creas que sólo porque lo publiques otros lo leerán. Deberá realizar un seguimiento e informar verbalmente una vez para garantizar que los responsables de todos los aspectos del cliente estén al tanto del avance del proyecto. Durante el proyecto, también es necesario prestar atención a la acumulación de la vida diaria, como ser recto y tener principios. Hay tres cosas principales: 1) No prometas algo que no puedas hacer; 2) Haz lo que dices; 3) Cada vez que hagas algo, progresarás un poco;
De acuerdo con estas tres reglas, incluso si siempre surgen algunos inconvenientes al utilizar el sistema, los usuarios aceptarán poco a poco un período de respuesta un poco más largo y verán los problemas actuales desde una perspectiva más positiva. También creo que las preguntas serán contestadas y resueltas. De esta manera podemos establecer una relación más armoniosa con nuestros clientes. 3. Redactar memorandos y emitir registros de seguimiento. En un largo ciclo de proyecto, se trabajó mucho y se aprobó tan pronto como se aprobó. Con el paso del tiempo, muchas promesas y acuerdos se olvidan y, una vez aceptados, pueden volver a repetirse. Muchas personas pueden haber experimentado este tipo de cosas y es necesario dejar claro que no puedes hacerlo tú primero. Cada memorando debe comunicarse y aprobarse verbalmente antes de imprimirlo y firmarlo para determinar los resultados del trabajo por etapas. El próximo trabajo continuará de acuerdo con el acuerdo entre las dos partes en el memorando anterior para garantizar que el proyecto continúe avanzando sobre la base de todo el trabajo, y el memorando se utilizará para restringir el comportamiento de ambas partes. Al mismo tiempo, recomendamos que al recopilar varios problemas en el proyecto, utilicemos el formulario de una hoja de registro de seguimiento de problemas, que puede mostrar claramente los diversos problemas que hemos recopilado, las soluciones actuales, los problemas que no se han resuelto y qué planeamos hacer. Cuándo se resolverá. De esta forma, tanto el cliente como nosotros comprenderemos muy bien la situación actual y podremos converger en posibles problemas mediante la resolución continua de problemas. Cuando cada vez hay menos problemas, significa que nuestro sistema está cerca del estándar de aceptación. 4. Preparativos y precauciones para la fase de aceptación Una vez que el sistema haya sido probado y cumpla con todas las condiciones para la aceptación, debemos comenzar los preparativos para la fase de aceptación. En primer lugar, debemos hacer un resumen del trabajo que hemos realizado hasta ahora, enumerar los resultados del trabajo y varios documentos de los distintos proyectos que hemos completado y verificar el contenido relevante en el contrato y varios documentos técnicos acordados para poder Comprender a fondo el sistema. El estado de finalización actual, si se han completado todos los acuerdos escritos y orales con los clientes. De lo contrario, qué estrategias debemos adoptar para completarlos aún más o tomar ciertas medidas para evitar que los clientes no planteen estos problemas al aceptar las necesidades de realización. . Es muy necesario formular un plan de aceptación detallado, que pueda utilizarse como guía para la fase de aceptación. Esto requiere una comunicación detallada con los clientes para aclarar el trabajo que debe completarse antes de la aceptación y tratar de evitar que los clientes realicen demasiadas solicitudes de cambios en esta etapa. En el plan de aceptación no solo debe haber obras que deban completarse, sino también un período de construcción relativamente fijo, para que ambas partes puedan continuar trabajando en esta dirección y evitar retrasos infinitos. Algunos problemas comunes que encontramos en muchos proyectos son que una vez desarrollado el software, muchos clientes no lo utilizan. Si los presionamos, a menudo nos excusamos diciendo que estamos demasiado ocupados en el trabajo y que tenemos otras cosas que hacer, o simplemente hacemos una o dos preguntas casuales. Cuando pedimos aceptación, siempre sienten que no están satisfechos con esto o aquello. En resumen, tienen miedo de asumir las responsabilidades correspondientes y no están dispuestos a aceptarlas. En respuesta a esta situación, creo que lo principal es permitir que los clientes utilicen el sistema tanto como sea posible. Sólo usándolo podemos encontrar y resolver problemas y el sistema puede funcionar mejor. Si las personas de base no están dispuestas a utilizarlo, podemos tomar la ruta del nivel superior y dejar que los altos directivos del cliente comprendan la importancia de la operación normal del proyecto, permitirles que se den cuenta de la importancia de la aceptación del proyecto y que se den cuenta de que las demoras interminables afectarán la autoridad de las oportunidades gubernamentales y tienen un impacto negativo en la imagen y las ganancias de la empresa, utilizando así su entusiasmo subjetivo para limitar el comportamiento de procrastinación. Si el director del proyecto no tiene muchas soluciones a este respecto, puede pedirle al personal de marketing que utilice algunos métodos de operación comercial o pedirle a la alta dirección de la empresa que se comunique con la alta dirección del cliente lo antes posible para aclarar el trabajo de operación del sistema. Otra situación es que los clientes presentan interminablemente algunas demandas y algunos líderes clave señalan el sistema. En resumen, los requisitos cambiarán y el alcance del proyecto seguirá ampliándose, lo que provocará que la operación de prueba del proyecto nunca se complete. Algunos clientes incluso persiguen la perfección del sistema y plantean muchos requisitos difíciles, lo que nos obliga a invertir más energía en resolverlos. En este caso, creo que algunos líderes gubernamentales tienen algunos malentendidos sobre el gobierno electrónico y creen que dicho sistema debería poder resolver todos los problemas. De hecho, los sistemas de información son sólo un medio auxiliar para la gestión gubernamental. La informatización no es un proyecto único, sino un proyecto de sistema de mejora continua a largo plazo. Deberíamos intentar dejarles plantear los problemas que realmente necesitan resolver basándose en la situación real, en lugar de confiar en la voluntad de los superiores para presentar algunas demandas poco realistas y cambiantes. Para lograr esto, el director del proyecto debe hacer arreglos para que el personal acuda periódicamente a las agencias gubernamentales para recibir capacitación en popularización de la información y capacitación en conocimientos de gestión de proyectos. Al mismo tiempo, en circunstancias apropiadas, se recomienda comenzar un nuevo proyecto para completar algunos requisitos nuevos después de la aceptación del proyecto. La aceptación del proyecto es un gran desafío para cualquier director de proyecto. Incluso si tomamos varias de las medidas mencionadas en el artículo, no podemos garantizar la buena aceptación de nuestro proyecto. Pero como contratista del proyecto, lo que podemos hacer es hacer lo que podamos controlar tanto como sea posible. Otras cosas que son difíciles de controlar deben completarse con la ayuda de otras fuerzas, como pedirle al departamento de marketing que utilice algún comercial. medios para promover la aceptación del proyecto. Espero que estas sugerencias presentadas en este artículo puedan servir como punto de partida, y también espero que los colegas puedan idear más y mejores métodos para promover la aceptación de nuestros proyectos a tiempo.