Medidas de prueba de Guangzhou para la gestión de archivos de empresas conjuntas y cooperativas chino-extranjeras

Capítulo 1 Disposiciones generales Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de archivos de las empresas conjuntas y cooperativas chino-extranjeras, de conformidad con la "Ley de la República Popular China sobre empresas conjuntas chino-extranjeras" y la "Ley de la República Popular China sobre Empresas Conjuntas Chino-Extranjeras". Estas medidas están formuladas especialmente de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley de la República Popular China sobre Empresas Conjuntas Sino-Extranjeras y la Ley de Archivos del Pueblo República de China y las condiciones actuales de esta ciudad. Artículo 2 Los archivos de empresas conjuntas y empresas cooperativas chino-extranjeras (denominadas empresas conjuntas, lo mismo a continuación) se refieren a los registros históricos de varios portadores con valor de preservación formados en las actividades de producción, tecnología y gestión comercial de la empresa. y son parte integral de los archivos nacionales. Artículo 3 Una empresa conjunta tiene la obligación de proteger los archivos, y su trabajo de gestión de archivos aceptará la supervisión y orientación del departamento comercial superior y del departamento administrativo de archivos, y se gestionará de acuerdo con el principio de centralización y unificación. Capítulo 2 Departamento de Gestión de Archivos y Responsabilidades de las Empresas Conjuntas Artículo 4 Una empresa conjunta deberá establecer una sala de archivos y personal profesional de archivos para gestionar de manera uniforme todos los materiales de archivo generados durante el trabajo y las actividades de producción y operación de la empresa. Artículo 5: Los profesionales archivísticos contratados por empresas mixtas gozarán del tratamiento de ingeniería tecnológica o profesionales archivísticos. Artículo 6 Las responsabilidades de la oficina de archivos de la empresa conjunta son:

(1) Formular diversas reglas y regulaciones para la gestión de archivos de la empresa;

(2) Supervisar y orientar los diversos negocios de la empresa. El departamento es responsable de la formación, recopilación, acumulación y archivo de documentos y materiales, así como de la modificación y complementación de dibujos, participa en la evaluación técnica o aceptación final de los resultados de la investigación científica, construcción de capital, producción de pruebas de productos, desembalaje de equipos, etc., y es responsable de revisar y archivar la integridad y exactitud de los documentos científicos y tecnológicos;

(3) Recibir los archivos formados por los distintos departamentos comerciales de la empresa y procesar, clasificar, catalogarlos, registrarlos y almacenarlos;

(4) Preparar las herramientas de recuperación y los materiales de referencia necesarios, crear condiciones para el uso de archivos y proporcionar archivos para servir a diversas tareas de la empresa;

(5) Llevar a cabo la identificación de materiales de archivo y destruir archivos. Trabajo específico;

(6) Hacer preparativos para transferir archivos a los archivos. Capítulo 3 Archivo de documentos y materiales Artículo 7 El alcance del archivo de documentos de una empresa conjunta incluye gestión administrativa, planificación, estadísticas, tecnología de producción, salarios laborales, ventas comerciales, adquisición de materiales, finanzas (contabilidad), productos, infraestructura, equipos, capacitación. , relaciones públicas, Documentos, dibujos, gráficos, materiales de cálculo, fotografías, grabaciones de audio, videos, microfilmes, cintas, etc. que son valiosos para la preservación y formados por guardias de seguridad y organizaciones del partido, sindicatos y ligas. Artículo 8 La formación, acumulación, recopilación, archivo y archivo de documentos y materiales de una empresa conjunta se incluirá en los procedimientos necesarios en todo el proceso de gestión de operaciones, tecnología de producción, infraestructura e investigación científica, y estará incluido en el alcance. de responsabilidades del personal de manipulación. Todos los documentos y materiales que se hayan completado y tengan valor de conservación deben ser recopilados por el personal designado de cada departamento comercial, verificados con precisión, organizados y archivados, revisados ​​y firmados por los líderes relevantes, y entregados al departamento de archivos corporativos de acuerdo con regulaciones. Ningún individuo o departamento puede distribuirlos. Excepto, si es necesario para la producción, se puede hacer una copia y el departamento de archivos de la empresa conservará el original. Artículo 9: En todo el desembalaje de la tecnología y equipos introducidos, la aceptación final de los proyectos de ingeniería y la evaluación del desarrollo de nuevos productos, debe participar alguien del departamento de archivos de la empresa. Los materiales de archivo deben ser administrados de manera centralizada y uniforme por la sala de archivos, y los documentos y materiales traídos de inspecciones y capacitaciones en el extranjero deben entregarse a la sala de archivos para su preservación. Artículo 10 Los documentos y materiales de una empresa conjunta deberán compilarse y archivarse generalmente en el primer semestre del año siguiente. Entre ellos, los documentos y materiales científicos y tecnológicos deben archivarse en los archivos después de haber sido revisados ​​y aprobados por los líderes pertinentes de la empresa dentro de los tres meses posteriores a la producción de prueba, la puesta en servicio y la finalización del proyecto de tecnología (ingeniería). Artículo 11 Todos los documentos de archivo y material de escritura deberán estar escritos con tinta carbón o tinta azul, no estando permitidos lápices ni bolígrafos. Para cumplir con las regulaciones nacionales se requiere escritura clara, dibujos claros, buena calidad del papel y especificaciones de documentos y dibujos. Capítulo 4 Gestión de Archivos Artículo 12 La empresa conjunta garantizará la formación, recopilación, disposición y archivo de documentos y materiales, el préstamo y utilización, el almacenamiento, la identificación, las estadísticas, la confidencialidad, la revisión y el complemento de dibujos y la gestión del almacén de archivos. Establecer y mejorar diversas normas y reglamentos para garantizar la integridad y seguridad de los archivos de modo que exista una base para la preparación de planes de clasificación y organización sistemática. Artículo 13: Todos los documentos archivados deben estar completos, claramente clasificados, correctamente organizados, ordenados sistemáticamente, claramente titulados y cumplir con las normas de calidad de archivos. En el caso de documentos archivados que no cumplan los requisitos, la oficina de archivos de la empresa tiene derecho a ordenar a los departamentos pertinentes que realicen correcciones dentro de un plazo determinado. Artículo 14: La oficina de archivos de una empresa conjunta realizará un buen trabajo en la tasación de archivos de acuerdo con las normas. Si es necesario destruir archivos que no tienen valor de conservación, se deberá preparar un inventario, aprobado por los dirigentes de la empresa, y reportado a la autoridad competente para su archivo. Al destruir archivos, se debe nombrar un supervisor. Artículo 15: El almacén de archivos de una empresa conjunta deberá mantener una temperatura y humedad adecuadas y deberá contar con instalaciones de seguridad tales como antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de altas temperaturas, a prueba de humedad, a prueba de insectos y a prueba de polvo. prueba. Los archivos dañados deben repararse y copiarse de manera oportuna. Artículo 16 Cuando un contrato de empresa conjunta expire, cierre a mitad de camino o se disuelva, sus archivos se entregarán a la autoridad competente para su conservación. Entre ellos, los expedientes científicos y tecnológicos sobre equipos e infraestructuras pueden transferirse a la unidad que se hace cargo de los equipos e inmuebles, pero deben completarse los trámites de transferencia de archivos. Capítulo 5 Disposiciones complementarias Artículo 17 La gestión de archivos de las empresas conjuntas y cooperativas establecidas por nuestra ciudad en Hong Kong y Macao se implementará con referencia a estas medidas. Artículo 18 La Dirección de Archivos Municipales es responsable de la interpretación de estas Medidas.