Cómo aprender la etiqueta al recibir invitados y cómo recibir invitados en la oficina
No pases por alto el atuendo de oficina. Si te ves ordenado, te sentirás bien y seguro. Tenga en cuenta que se le perdonará si no lo usa, es demasiado ostentoso. Los recién llegados deben elegir la ropa adecuada según la naturaleza del trabajo y el puesto. No sigas la rutina de seguir la moda; la ropa que sea demasiado informal y relativamente conservadora y formal dejará una buena impresión. Además, si "hace algunas cosas poco convencionales" durante todo el día y trata de atraer la "vista" de su jefe o colegas con su apariencia, su jefe o colegas pensarán que no se toma su trabajo en serio y su trabajo Definitivamente no debe tomarse demasiado en serio.
En segundo lugar, la recepción de visitas
La recepción suele situarse en el puesto. Pero cuando te encuentras con un visitante, debes levantarte inmediatamente, asentir y sonreírle: "Hola, ¿a quién buscas?" "¿Tienes una cita?" es una cita, pida al visitante que espere un momento y contáctenos de inmediato. Si la persona que buscas está ocupada, puedes pedirle que espere un momento y guiar al visitante para que se siente y sirva agua de manera estandarizada. Si espera mucho tiempo y la persona que busca el visitante todavía está ocupada, atienda al visitante y explíquele. No lo dejes ahí.
Si el visitante no recoge lo que busca, déjalo ir. Los recepcionistas deben utilizar gestos con las manos estandarizados para indicar a los visitantes cómo llegar o cómo llevarlos allí. Si la puerta de la oficina de la persona que busca el visitante está abierta, primero debe llamar a la puerta, pedir permiso e invitar al visitante a pasar. Después de servirle té, el recepcionista regresará a su puesto. Por supuesto, si solo hay una recepcionista, simplemente dé indicaciones a los visitantes.
En tercer lugar, la etiqueta al contestar el teléfono
La voz de la recepcionista de la oficina al contestar el teléfono debe ser tranquila y relajada, y mantener siempre un tono relajado y agradable. No debe enojarse, perder los estribos o incluso maldecir a la persona que llama por teléfono. Al contestar el teléfono, diga siempre palabras humildes como "lo siento", "lo siento", "por favor espere un momento".
Descoge el teléfono al segundo y tercer timbre. Al contestar el teléfono, primero debe decir "Hola, ××× (nombre de la oficina, si el nombre de la oficina es largo, debe abreviarse)" y evitar comenzar con "Hola". Si llega tarde por algún motivo, debe decirle "Lamento hacerle esperar" a la persona que llama. Si conoce el número de extensión o está siendo transferido al nombre de una persona específica, puede decir cortésmente "Espere" y la llamada se transferirá de inmediato.
Si desea transferir la llamada del líder y la otra parte sabe el nombre del líder pero no el número de extensión, debe preguntar cortésmente quién es la otra parte y a qué unidad pertenece. Si la llamada proviene de un anuncio o publicidad encubierta, utilice una excusa cortés para bloquear la llamada o remitirla al departamento correspondiente para su manejo.
Teniendo en cuenta que la recepción recibe muchas llamadas cada día, para prevenir accidentes de garganta se debe tener siempre disponible agua para hidratar la garganta y mantener una buena acústica en todo momento.
Cuarto, etiqueta de bienvenida
La etiqueta de bienvenida es una tarea importante en la recepción diaria en la oficina. Además del entusiasmo y la sinceridad, el sentido común de la etiqueta es fundamental para el correcto trabajo de recepción. Los saludos y la entrega son aspectos importantes del trabajo diario de recepción.
1. La oficina da la bienvenida a los huéspedes todos los días. La secretaria recibe visitas en la oficina, ya sea con antelación o sin cita previa de último momento. Independientemente de si hay una cita o no, la secretaria debe ser cálida y cortés.
Cuando los invitados se conocen y han concertado una cita, la secretaria puede estrecharles la mano cordialmente y guiarles cortésmente hasta el lugar de encuentro previsto. Para los invitados por primera vez, independientemente de si tienen una cita o no, la secretaria debe presentarse sinceramente, luego confirmar o preguntar respetuosa y cortésmente la identidad del invitado, estrecharle la mano e intercambiar cortésmente tarjetas de presentación con él cuando sea necesario. Para los huéspedes que tienen una cita, son importantes o vienen de lejos, con el fin de mostrar solemnidad, respeto, entusiasmo y amabilidad, el anfitrión (principalmente una secretaria) debe llegar al lugar acordado previamente o a la puerta de la unidad. o abajo para esperar a los invitados. Cuando se acerque el vehículo en el que viaja el huésped, deberá sonreír y saludar con la mano para expresar "Hemos estado esperando aquí durante mucho tiempo y le damos la bienvenida".
2. Dar la bienvenida a los invitados fuera de la oficina. A veces, las secretarias tienen que acompañar o representar a los líderes para recibir a los invitados en aeropuertos, muelles, estaciones y otros lugares de transporte, o reunirse con los invitados en eventos de recepción, lo cual es más complicado que la recepción diaria en la oficina y requiere más etiqueta. Al recibir a los invitados, el anfitrión debe llegar al lugar con antelación. Después de que lleguen los invitados, el anfitrión debe saludarlos calurosamente, presentarse, presentarse o intercambiar tarjetas de presentación. Si es la primera vez que se encuentra con un huésped, la secretaria puede preparar una señal de alto con anticipación y escribir palabras llamativas como "Bienvenido Sr. XX de la compañía XX y su grupo".
Para invitados importantes, ciertas ceremonias de bienvenida se pueden realizar en lugares de transporte o lugares específicos. Cuando sea necesario, se debe organizar una fila de bienvenida, es decir, al recibir a los invitados, para parecer solemne y facilitar que el anfitrión y el invitado se saluden, el personal del anfitrión se alinea para saludar a los invitados. La fila de bienvenida se puede disponer dentro o fuera de la puerta, pero debe mirar hacia los invitados. Las personas que saludan en la fila de bienvenida deben organizarse según sus posiciones, y la disposición puede ser "una palabra" o "gansos voladores".
Al dar la bienvenida a invitados importantes, a veces se colocan flores. A la hora de enviar flores, generalmente es recomendable elegir flores que representen "amistad, alegría y bienvenida", como rosas, orquídeas, violetas, etc. Si recibes invitados extranjeros, al enviar flores debes respetar las costumbres tabú del país donde se encuentran los invitados. En general, se prefieren las flores rojas o violetas y se prohíben las flores amarillas, crisantemos, azaleas y claveles. La flor nacional del país del huésped es generalmente popular. En términos de cantidad, los occidentales suelen enviar flores en números impares, pero no pueden enviar más de 13 flores.