Cómo mejorar la eficiencia de la comunicación entre empresas e individuosUn desarrollo más rápido, mejor y más sólido de las empresas requiere un fuerte espíritu de equipo, una comunicación efectiva dentro de la empresa y aprovechar al máximo el espíritu de equipo de la empresa. empresa. En la gestión de operaciones y los asuntos diarios de las empresas, debido a la falta de comunicación entre las personas y los departamentos, a menudo se encuentran algunas fricciones, contradicciones, conflictos y malentendidos, que afectarán la atmósfera y la moral de la empresa, afectarán la eficiencia de la organización y Hacer que la empresa sea difícil de formar cohesión, aumentar el costo interno de las personas e incluso conducir a la "muerte" de la empresa. Por lo tanto, fortalecer la comunicación efectiva dentro de la empresa y maximizar la eficiencia del equipo y la gestión son las claves para que las empresas se esfuercen mejor por alcanzar la competitividad en el mercado en el futuro. 1. Análisis de los problemas en la comunicación de gestión empresarial La mala comunicación es un problema que existe en casi todas las empresas. Cuanto más compleja es la organización de una empresa, más difícil resulta comunicarse. Los obstáculos que afectan la comunicación efectiva incluyen principalmente los siguientes aspectos: (1) Barreras de comunicación en las organizaciones En general, la comunicación entre empresas tiene los siguientes tipos: entre altos ejecutivos, entre departamentos, dentro de departamentos y entre altos ejecutivos y departamentos. En términos generales, podemos resumir la comunicación interna en una empresa en tres tipos principales: comunicación ascendente, comunicación paralela y comunicación cruzada. En primer lugar, el principal dilema de la comunicación entre superior y subordinado es que, aunque los subordinados no necesariamente comprendan y afirmen los puntos de vista y opiniones de sus superiores, debido a esta relación de atribución, los subordinados tienden a aceptar e implementar las soluciones de sus superiores. En segundo lugar, en la comunicación paralela, debido a una estructura organizacional y un diseño de procesos comerciales irrazonables, un diseño imperfecto del mecanismo de incentivo salarial de la empresa y otros factores, cuando los intereses de ambas partes entran en conflicto, incluso si es una solución razonable para los objetivos generales de la empresa, en para protegerse O los intereses del departamento no están dispuestos a ser aceptados por ninguna de las partes. Finalmente, en la comunicación cruzada, debido a que las dos partes tocan y tratan cosas diferentes, y la base y el nivel de comprensión también son diferentes, es muy fácil que ambas partes no se entiendan entre sí, y una de las partes a menudo no tiene mando directo sobre la otra parte. Por lo tanto, sin comprensión, las opiniones o soluciones propuestas por una parte a menudo no se aceptan ni se implementan, y una parte buscará comunicarse con el superior de la otra. En este punto, la comunicación cruzada se convierte en comunicación paralela. Además, si la organización de la empresa es demasiado compleja, con demasiados niveles de gestión, se necesitarán procedimientos complejos para transferir información desde el nivel superior de toma de decisiones a los niveles inferiores. En términos generales, cuanta más información pasa y más tiempo se tarda en llegar al destino, mayor es la posibilidad de que se distorsione la información. Esto hará perder tiempo, afectará la puntualidad de la transmisión de información y reducirá la eficiencia del trabajo. Al mismo tiempo, esta situación hace que los proveedores de información se preocupen de que su falta de voluntad para proporcionar información clave afecte la comunicación. Por lo tanto, si la organización es compleja, los niveles organizacionales son demasiados o irrazonables y la división del trabajo y las responsabilidades de varios departamentos de gestión no son claras, se transmitirán selectivamente de acuerdo con sus propios intereses, lo que inevitablemente afectará la efectividad de la comunicación. . (2) Barreras de comunicación debido a factores personales (1) Obstáculos causados por diferencias individuales En primer lugar, las habilidades interpersonales (a veces también llamadas habilidades interpersonales) afectarán directamente la comunicación. Específicamente, las habilidades interpersonales se refieren a "la capacidad de tratar y comunicarse exitosamente con los demás". Esto incluye la capacidad de lidiar con relaciones superior-subordinado y relaciones con diferentes grupos. En segundo lugar, las brechas en los antecedentes culturales (de crecimiento) personales, en el conocimiento y la experiencia también pueden generar barreras de comunicación. Debido a que las personas comprenden y procesan información basándose en sus propios antecedentes culturales (crecimiento), conocimientos y experiencia, surgirán barreras de comunicación. (2) Obstáculos causados por diferentes actitudes hacia la información Dado que la información debe transmitirse entre personas, es muy probable que se filtre o se malinterprete. Cuando la información es escasa, inestable, conflictiva e involucra a muchas personas, es más probable que la información sea filtrada. o malinterpretado fácilmente. En el proceso de comunicación, la actitud del comunicador también tendrá el impacto correspondiente en el efecto de transmisión y comunicación de la información. También se puede considerar desde diferentes niveles. El primero es la actitud de las personas hacia las personas, es decir, al comunicarse, si las actitudes de ambas partes son hostiles o incapaces de cooperar entre sí, entonces el efecto de la comunicación no será ideal; el segundo es la actitud de las personas hacia las cosas; es decir, la actitud del comunicador hacia diferente información tiene diferentes niveles de atención y atención, y el efecto de difusión final también es diferente. (3) Obstáculos causados por factores de interés Las diferentes organizaciones e individuos dentro de la empresa también tienen diferentes intereses. Para obtener sus propios intereses, elegirán información que sea beneficiosa para ellos mismos al comunicarse, y eliminarán o reducirán información que no sea beneficiosa para ellos mismos, causando distorsiones en la transmisión de información y afectando la realización de los objetivos organizacionales y las decisiones de gestión. (3) Barreras comunicativas de la cultura corporativa La cultura corporativa se refleja en la forma de pensar, las creencias, los valores y los métodos de trabajo de los empleados, y también puede reflejarse en las diferencias en los métodos de procesamiento de la información, lo que inevitablemente afectará los resultados de la transmisión de la información. En una cultura corporativa unificada, el procesamiento de la información es el mismo. Si la cultura corporativa es multidimensional o desconfiada, el remitente o ejecutor de la información de gestión intentará descubrir y adivinar la intención original del remitente o remitente de la información y la relación relevante entre ellos, y luego transmitirla o ejecutarla. completa o selectivamente, afectando así el progreso y el alcance de la comunicación de gestión. La cultura corporativa no está unificada. El remitente o ejecutor de la información de gestión necesita pensar en la relación de intereses entre la información y él mismo (o un grupo pequeño), lo que reduce la eficiencia y el efecto de la gestión corporativa y aumenta el costo de gestión de la empresa. , y también reduce la eficiencia de la empresa. Contramedidas para una comunicación efectiva en la gestión empresarial (1) Mejorar la comprensión ideológica de los gerentes Para mejorar la conciencia de los gerentes sobre la importancia de la comunicación, deben cambiar efectivamente el papel comunicativo de los padres o las autoridades y realmente realizar la comunicación unidireccional y de arriba hacia abajo. del pasado. El método cambia a una comunicación igualitaria, bidireccional, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. Además, para estar completamente preparados para la comunicación, los gerentes deben aclarar los objetivos de comunicación antes de comunicar y formular un plan de comunicación claro.
Al mismo tiempo, se alienta a quienes participan en la comunicación a realizar consultas, recopilar y analizar información y realizar publicidad e interpretación sobre esta base. Proporcionar un buen entorno de comunicación para los empleados corporativos puede mejorar fundamentalmente la eficiencia de la comunicación de la empresa, mejorando así la eficiencia operativa de la empresa. (2) Establecer una serie de sistemas que conduzcan a la comunicación interna (1) Los gerentes de investigación de "mercado" internos habituales pueden utilizar métodos de investigación de mercado externos, como cuestionarios, encuestas por muestreo, entrevistas, etc., para comprender los deseos y necesidades de los clientes internos. , así como sus opiniones sobre las condiciones laborales, Puntos de vista y opiniones sobre ventajas y políticas de la empresa. Se puede establecer una base de datos para los clientes internos, lo que permitirá a la empresa comprender más eficazmente los deseos y la vida de sus empleados. Por ejemplo, la información de la base de datos se puede utilizar para proporcionar beneficios "personalizados" a diferentes empleados, porque las vacaciones son los beneficios más importantes para un empleado, mientras que para otro empleado, mayores subsidios u oportunidades de capacitación pueden ser los beneficios que desee. Por tanto, los directivos empresariales pueden mejorar la calidad del servicio interno y la satisfacción del cliente interno a través de esta base de datos. (2) Sistema interno de quejas Los clientes internos pueden recibir un servicio deficiente al igual que los clientes externos, como la irresponsabilidad del departamento de capacitación, la dilación del departamento financiero o incluso la burocracia de los supervisores superiores. Estos malos servicios internos sin duda afectarán la satisfacción de los clientes internos y los llenarán de quejas. Si los gerentes no prestan atención a estas cuestiones, o no las comprenden en absoluto, con el tiempo los empleados actuarán lentamente o renunciarán. Por lo tanto, las empresas de servicios deben establecer un sistema de quejas para alentar a los empleados a presentar quejas, manejarlas de manera oportuna y tomar ciertas medidas correctivas para mejorar continuamente la calidad de los servicios internos. Al mismo tiempo, el sistema interno de denuncias debería evitar especialmente que el departamento o la persona denunciada tome represalias contra el denunciante. (3) Cultivar una cultura corporativa de comunicación mutua, y las empresas podrán formar gradualmente su propio conjunto único de valores y conceptos. Este valor se centra en la calidad del servicio y se caracteriza por la buena comunicación. Puede fortalecer la conexión entre empleados a través de actividades grupales como giras grupales, fiestas, clubes, etc. Porque en estas actividades, tanto los altos directivos como los camareros pueden aliviarse de la carga del trabajo, recuperar su verdadera identidad, comunicarse con facilidad y equidad y establecer una gran atmósfera emocional familiar, mejorando así la satisfacción del cliente interno. La empresa no sólo obtiene salario y recompensas por el puesto, sino que también obtiene refugio emocional. (3) Mejorar los canales de comunicación (1) Fomentar la comunicación bidireccional, promover activamente la comunicación ascendente y prestar atención a la comunicación bidireccional entre superiores y subordinados. Establecer buenos canales de comunicación ascendente puede respaldar la comunicación ascendente al promover el concepto de cultura corporativa abierta y transparente y alentar a los empleados a informar activamente situaciones a sus superiores a través de canales de comunicación formales proporcionados por la empresa. También se pueden tomar medidas específicas para mejorar la comunicación ascendente, como establecer un departamento de consultoría especial, desarrollar un sistema de quejas de los empleados, un mecanismo de sugerencias de los empleados y realizar encuestas internas de satisfacción de la gestión. Promover activamente la comunicación ascendente puede cambiar efectivamente el mal hábito de informar buenas noticias pero no malas; por otro lado, puede alentar a los empleados a expresar activamente diversas opiniones constructivas sobre la innovación tecnológica, la gestión interna, la construcción cultural y otros aspectos de la empresa. (2) Promover la comunicación entre departamentos y niveles. Al mismo tiempo, las empresas deben fomentar la creación de un entorno de comunicación abierto. Cualquier empleado puede informar al gerente de su departamento o al superior de la empresa. la administración por correo electrónico o informe escrito los gerentes pueden hacer sugerencias razonables; los empleados también pueden comunicarse con el departamento de recursos humanos de la empresa en cualquier momento para conocer cualquier problema que les preocupe y buscar ayuda. Como empresa, es necesario considerar plenamente las características industriales de la organización y la estructura psicológica de los empleados, elegir correctamente la comunicación formal y la comunicación informal, combinar sus respectivas ventajas y desventajas, establecer y mejorar los canales de comunicación, incluidas la comunicación formal y la comunicación informal. para que la comunicación interna dentro de la organización la comunicación de diversas necesidades se pueda lograr de manera precisa, oportuna y efectiva. Existen varias formas de comunicación en las empresas modernas, y las empresas pueden elegir y establecer un sistema de comunicación completo de acuerdo con las características de su propia organización. La comunicación no es un resultado, sino un proceso. Se enfatiza que el único propósito de la comunicación interna dentro de la empresa es el desarrollo estable y a largo plazo de la empresa. La comunicación es el núcleo de las actividades organizativas, la fuerza impulsora y el método eficaz de gestión, y puede mejorar la fuerza centrípeta y la eficacia de combate de la organización. Sólo aquellos directivos que estén familiarizados con las estrategias y técnicas de comunicación podrán seguir siendo invencibles en la competición, y el halo del éxito sólo brillará sobre aquellos que sean maestros de la comunicación. Por lo tanto, debemos otorgar gran importancia a la comunicación, elegir métodos apropiados, utilizar los canales correctos, comunicarnos de manera efectiva y lograr los objetivos organizacionales, mejorando así la ventaja competitiva de la empresa en el mercado industrial y obteniendo ganancias corporativas más eficientes.