Cómo fortalecer la gestión de comunicación de proyectos

Introducción: Sin comunicación no hay gestión. La mala comunicación es un viejo problema en casi todas las empresas. Cuanto más compleja es la organización de una empresa, más difícil resulta comunicarse. A continuación se explica cómo fortalecer la gestión comunicativa de los proyectos que les traigo, espero que les sea de ayuda.

A menudo, muchas opiniones constructivas de las bases son reprimidas antes de ser transmitidas a los tomadores de decisiones de alto nivel, y la comunicación de la toma de decisiones de alto nivel a menudo no puede presentarse a todo el personal en su forma original. . La gestión de la comunicación de proyectos es compleja y sistemática. Barnard, un famoso científico de la gestión organizacional, cree que "la comunicación es un medio que conecta a los miembros de una organización para lograr el mismo objetivo".

Situación

El Sr. L es responsable de un gran proyecto de almacenamiento de datos en el campo de la aviación. En la primera fase de este proyecto, surgieron varios problemas uno tras otro, y el equipo del proyecto estaba exhausto y apagó incendios por todas partes:

◆Durante el proyecto, el Sr. L no estableció conexiones efectivas con todos los proyectos. partes interesadas, por lo que no pudieron conocer el avance del proyecto. Incluso los propios desarrolladores del proyecto no tienen una comprensión clara de la situación general del proyecto. Solo se preocupan por sus propias partes e ignoran otros trabajos una vez que comienza el proyecto, no podemos comprender con precisión la situación del producto hasta el final del proyecto. Todo el proceso de desarrollo es completamente un modelo de caja negra. Los miembros del equipo del proyecto no pueden comprender el progreso exacto y no pueden garantizar la calidad del proyecto.

◆Hasta la última etapa del proyecto, el progreso del desarrollo del módulo de ventas era demasiado lento, por lo que tuvimos que trabajar horas extras y entregar el trabajo rápidamente. No estoy seguro de la calidad del proyecto, lo que deja muchos errores en esta parte, lo que genera muchos peligros ocultos. La carga de trabajo de mantenimiento incluso excede el desarrollo, lo que resulta en altos costos de mantenimiento del sistema. Los usuarios se quejan mucho y el personal de mantenimiento se queja aún más.

◆Cuando se entregó el proyecto, el cliente declaró que la información proporcionada por el módulo de transporte no podía cumplir con los requisitos de informes y se quejó de que el equipo del proyecto había sido informado hace mucho tiempo sobre este cambio, pero el Sr. L , como director del proyecto, no lo sabía en absoluto.

◆El desarrollador describió el método de implementación al diseñar el módulo de facturación interna, pero para ahorrar tiempo, solo escribió el diseño y lo codificó de manera aproximada. Al final de la codificación, descubrí que era muy diferente de lo que el Maestro L entendió originalmente, así que tuve que revertirla y comenzar de nuevo. No sólo aumentó la carga de trabajo, sino que también se produjeron graves sobrecostos.

En la segunda fase de este proyecto, la empresa comenzó a adoptar algunas ideas de desarrollo de CMM, fortalecer la gestión de requisitos y planes y utilizar la herramienta de gestión de configuración VSS para gestionar documentos. La situación mejoró gradualmente. pero todavía hubo muchos problemas en la etapa inicial: muchos miembros del proyecto prestan poca atención a la documentación, pensando que es sólo una formalidad.

No fue casualidad que el Sr. L se encontrara con este fenómeno. Un pequeño análisis revelará que cuando el equipo del proyecto del Sr. L comenzó a utilizar las ideas de desarrollo de CMM, faltaba un mecanismo de comunicación entre todos los niveles del equipo del proyecto. Fortalecer la gestión de la comunicación debería ser la única forma de implementar una gestión de proyectos exitosa.

1. La confusión surge de la falta de comunicación.

En el proceso de implementación de CMM, las empresas encontrarán resistencia en todos los aspectos. Fortalecer el avance hacia adelante y debilitar la resistencia hacia atrás es crucial para el éxito de la mejora de procesos. Para lograr este objetivo juega un papel decisivo una correcta comunicación y coordinación entre todos los niveles de la empresa, lo que requiere una comunicación y gestión eficaz del proyecto.

El director de proyecto es el puente entre la capa del proyecto y la gestión, y es el centro de la comunicación del proyecto. Desempeña un papel de conexión en la implementación de CMM. No podemos esperar que todos los empleados apoyen CMM desde el principio, pero es muy necesario que los gerentes de proyecto participen activamente y se comuniquen de manera efectiva con todos los niveles, lo que mejorará en gran medida la motivación de toda la empresa para promover la implementación de CMM.

La fuerza impulsora interna para la implementación de CMM proviene principalmente de dos aspectos: los altos directivos y los directores de proyectos. Los altos directivos se guían por los recursos y las políticas, mientras que los directores de proyectos se guían por cuestiones prácticas. El director del proyecto debe primero comprender el significado de la mejora de procesos y darse cuenta de que la mejora de procesos sirve al proyecto y es una garantía confiable para el buen progreso del mismo. En lugar de obedecer pasivamente las disposiciones de los altos directivos y los planes de los directores de calidad, esta comprensión debe transmitirse continuamente al nivel del proyecto a través de métodos de comunicación correctos y afectar a otros niveles, como los clientes. Por lo tanto, el nivel del proyecto se convierte en la fuerza impulsora para la implementación del CMM.

El proceso de implementación de CMM consiste en romper el antiguo equilibrio y establecer un nuevo equilibrio. Durante este período, el sistema será caótico, lo que tendrá algún impacto negativo en los proyectos en ejecución. La manifestación más directa es que traerá una carga de trabajo adicional y generará una gran cantidad de trabajo de gestión transaccional, lo que fácilmente puede causar resistencia entre el personal relevante. La comunicación eficaz es cada vez más importante. El director del proyecto debe tener visibilidad completa del progreso del proyecto.

Esta tendencia de los desarrolladores debe controlarse a través de una comunicación formal de manera oportuna, enfatizando los beneficios de la mejora de procesos para el proyecto y la empresa, permitiendo a los miembros ver esperanza, obligándolos a persistir primero y evitando tales las emociones en la mayor medida. Mientras se implemente realmente la mejora de procesos, los miembros del equipo del proyecto se darán cuenta inconscientemente de los beneficios de CMM. A medida que pasa el tiempo, cuando vemos la mejora continua de la calidad del proyecto y el estado de trabajo cada vez más estandarizado y estable, los desarrolladores apoyarán gradualmente esta mejora del proceso desde el fondo de su corazón.

Para el personal SQA (Software Quality Assurance) y SCM (Software Configuration Management) del proyecto, es necesario mejorar su conciencia de cooperación y fortalecer continuamente la comunicación con el equipo del proyecto.

El departamento de calidad es el marco del sistema, pero eso no significa que deba estar por encima del proyecto o desconectado del mismo. Los desarrolladores atienden a los clientes directamente, mientras que el personal de calidad y configuración esencialmente atiende a los clientes de manera indirecta, tanto para el éxito del proyecto como para el desarrollo a largo plazo de la empresa. La mayor conciencia de la cooperación se refleja en la comprensión profunda de las necesidades de los gerentes de proyectos para mejorar el proceso, realizar un trabajo de calidad basado en las necesidades reales, esforzarse por lograr avances locales y luego lanzarlos gradualmente. Mantenga un contacto cercano con los desarrolladores a través de métodos flexibles y diversos, promueva la calidad a través de una comunicación efectiva, comprenda los comentarios de múltiples partes y promueva su propio trabajo. La mejora de los procesos de CMM debe estar impulsada por el éxito continuo. A través de una comunicación continua, los miembros de QA (Garantía de Calidad) muestran a todos el efecto de mejora de CMM poco a poco, para que todos puedan reconocer la mejora del proceso y reducir la resistencia.

En el entorno CMM, el propósito de la gestión de proyectos es también alcanzar los objetivos establecidos del proyecto. En este proceso, generalmente se cree que si el plan se detalla y se controla estrictamente durante el proceso de implementación del proyecto, el proyecto será exitoso. Esta es en realidad la condición más básica para el éxito del proyecto. Según las estadísticas, más del 70% de los proyectos fallidos no se deben a una mala planificación o un control inadecuado, sino a que algunos de los recursos del proyecto no se pueden utilizar plenamente en el momento oportuno. Esto está directamente relacionado con una mala comunicación. El director del proyecto debe dedicar al menos el 75% del tiempo del proceso de gestión a coordinar y comunicarse con las partes interesadas del proyecto y obtener su comprensión y apoyo. Hacer esto hará que el proyecto sea medio exitoso.

2. Comunicar al encargado del plan: definir quién revisará el plan cuando cambie y enviarlo al personal relevante.

Para tener un buen plan de comunicación, es importante transmitir varios mensajes en consecuencia.

Es muy importante y muy difícil transmitir correctamente la información de gestión de proyectos al personal adecuado. A menudo sucede que el remitente de un mensaje siente que lo transmitió correctamente, pero en realidad el mensaje no fue transmitido o fue mal interpretado. La comunicación es bidireccional y la información debe ser recibida por el destinatario. Todas las formas de comunicación deben tener mecanismos de retroalimentación. Por ejemplo, si utiliza el correo electrónico para comunicarse, debe pedirle al destinatario que simplemente responda "Recibido". Una vez que reciba la información, también debe asegurarse de que su comprensión sea correcta. Se transmitió mucha información, pero se malinterpretó, lo que provocó muchas disputas. En la gestión de la comunicación, el director del proyecto requiere que las notificaciones, cambios y otra información más importantes se expresen dos veces a través de correos electrónicos. La expresión se refina o reformula en lugar de repetirse mientras el destinatario confirma su comprensión. Para decirlo sin rodeos, requiere que el destinatario de la información explique lo que entiende y cómo planea hacerlo, y que envíe ideas o medidas relevantes al remitente por correo electrónico para su confirmación.

En los proyectos, las partes interesadas del proyecto tienen diferentes necesidades de comunicación. Como director de proyecto, debe comprender que la comunicación debe redundar en interés del destinatario. Los altos directivos se preocupan principalmente por el progreso y quieren saber si el trabajo se puede entregar a tiempo; a los clientes les preocupa principalmente el costo y la calidad, y quieren saber si se debe aumentar la inversión y si la calidad del producto puede cumplir con los requisitos. Para los gerentes de proyectos, es necesario proporcionar comentarios en tiempo real sobre retrasos en los proyectos, aumentos de costos, problemas de calidad y otra información, y comunicar los motivos lo antes posible para que los altos directivos y los clientes puedan comprender y ajustar los planes relevantes de manera oportuna. .

Otra parte de la gestión de la comunicación son los informes ejecutivos, que se presentan en tres formas: informes periódicos, revisión de etapa e informes de emergencia.

Reportes periódicos: reportar a los superiores la cantidad de trabajo realizado en un período de tiempo determinado. En el entorno CMM, se trata principalmente de un informe de progreso semanal (WSR) y un informe semanal del proyecto (WPR). El primero es informado por los miembros del equipo del proyecto al director del proyecto; el segundo es un resumen del primero, que el director del proyecto informa al director superior y debe explicar el estado actual, el progreso completado, los problemas actuales y la próxima semana; plan.

Revisión de fase: Cuando el proyecto llega a una etapa importante o etapa de hito, es necesaria la revisión de etapa. En un entorno CMM, el principal es el Informe de Fase del Proyecto (PPR). La importancia de las revisiones de etapa es revisar la situación actual del proyecto y obligar a las personas a asumir la responsabilidad de su trabajo. También puede identificar problemas por adelantado y resolverlos en las primeras etapas;

Informe de Emergencia: Realiza un informe de emergencia en caso de incidencia. En el entorno CMM, se trata principalmente del Informe de estado del problema (PSR) y del Registro de estado del problema (PSL). Es necesario especificar los problemas descubiertos actualmente, los impactos relacionados, cómo solucionarlos (qué recursos se utilizan), la urgencia del problema (fecha de respuesta), etc.

En un entorno CMM, el departamento de control de calidad también realizará auditorías de calidad y presentará informes de auditoría de productos (PAR) e informes de auditoría de procesos (PRR) por etapas. El primero es para el producto entregado y el segundo es para el proceso de ejecución del proyecto.

Después de recibir el informe de implementación, las partes interesadas del proyecto deben proporcionar comentarios en tiempo real para dejar claro que se ha recibido el informe y hacer comentarios o sugerencias sobre el proyecto. El inicio y el final de la gestión es el último paso de la gestión de la comunicación. Su objetivo principal es comunicarse con todas las partes interesadas del proyecto, resumir experiencias y lecciones y archivar diversos documentos para lograr la acumulación de conocimientos. Las contribuciones en el proyecto son todos recursos excelentes y serán de gran ayuda para proyectos futuros. Un buen archivo de proyectos puede ahorrar tiempo y dinero en proyectos futuros y proporcionar información valiosa para las auditorías de proyectos.

Al implementar una gestión de comunicación eficaz en un entorno CMM, el proyecto del que era responsable el Sr. L se encaminó gradualmente en las etapas intermedia y posterior, promoviendo la implementación fluida de mejoras en los procesos y completando las tareas a tiempo y con calidad.

Lo que es aún más gratificante es que después de la sugerencia del Sr. L, la gestión de la comunicación se implementó en otros proyectos de la empresa, mejorando efectivamente la eficiencia del desarrollo de proyectos relacionados y fortaleciendo la cohesión del proyecto. Al final, la empresa obtuvo la certificación CMM según lo previsto.

3. Mejorar las habilidades comunicativas

Los expertos creen que la mayor amenaza para el éxito es el fracaso de la comunicación. Los tres factores principales para el éxito de los proyectos de TI son: participación activa de los usuarios, expresión clara de los requisitos y fuerte apoyo de la dirección. Los tres elementos dependen de buenas habilidades de comunicación.

Por un lado, se centra en la "ciencia" de la comunicación efectiva, que consiste en algunas habilidades básicas como la escritura y la expresión efectivas, utilizar la autoexpresión como principio rector y adherirse a un tema claro. (es decir, enfatizar constantemente lo que se dice). El punto central de transmitir información), expresa información coordinada de manera concisa. Estas habilidades básicas, conocidas como "ciencia", ayudan a crear una impresión de integridad y honestidad de un gerente.

El otro aspecto es mejorar el "arte" de la comunicación eficaz, que implica algunas habilidades profundas y a veces instintivas, como observar la reacción del oyente, leer las emociones de la otra persona para comprender la verdad y tomar medidas basadas en ellas. sobre la situación. Utilice estrategias persuasivas que varían de persona a persona, aplique métodos amigables con el grupo para resolver problemas en equipo y descubra la causa raíz del problema. Estas habilidades, el "arte", determinan el nivel de confianza depositada en los directivos.

Los problemas encontrados por el Sr. L pueden dejar perdidos a muchos directores de proyectos. Pero con un poco de análisis y aprendizaje tipo PMP, nos daremos cuenta profundamente de que el problema no es la planificación y el seguimiento, sino la comunicación, y debemos hacer todo lo posible para fortalecer la gestión en esta área.

Según sea necesario, el objetivo de la gestión de comunicaciones es crear, recopilar, enviar, almacenar y procesar información del proyecto de manera oportuna y adecuada. La gestión de comunicación de proyectos estándar incluye planificación de comunicación, transferencia de información, informes de implementación, cierre de gestión y otros procesos. Y el plan de comunicación es el más importante. Para mejorar la situación actual del proyecto, la máxima prioridad es solicitar opiniones de las partes interesadas del proyecto y formular un plan de comunicación. De acuerdo con los requisitos de la gestión de comunicaciones, un plan completo de gestión de proyectos debe incluir los siguientes contenidos:

Método de almacenamiento de archivos: en el plan de comunicación, primero aclare el método de almacenamiento de información y los permisos de lectura y escritura de información, y aclare varios archivos de proyecto y la ubicación de almacenamiento del archivo auxiliar y los permisos de lectura y escritura correspondientes. Durante la implementación del proyecto, VSS se puede utilizar para gestionar documentos de manera uniforme y establecer una estructura de directorio correspondiente. Se utiliza para recopilar y guardar diferentes tipos de información para la gestión de versiones unificadas.

Lista de correspondencia: almacena la información de contacto de las partes interesadas del proyecto. Como miembros de desarrollo, SQA, gestión de la cadena de suministro, clientes, altos directivos, soporte de sistemas, consultores, departamentos administrativos, etc. Grabar su teléfono fijo, móvil, funciones, etc. , para que sea conciso y claro. Además, se agregan algunas notas personales especiales, como explicar las áreas en las que el consultor es bueno. Esta lista brinda a todos los involucrados una idea clara de quién está involucrado en el proyecto.

Modo de informe: Explique claramente al director del proyecto el modo, el momento exacto y la forma de informar a los miembros del equipo del proyecto y a los directores del proyecto a sus superiores y personal relacionado. Por ejemplo, el proyecto del director del proyecto puede adoptar el principio de informes semanales, es decir, todos los viernes, los miembros del equipo del proyecto envían informes de progreso semanales para informar sobre el progreso del trabajo y los problemas encontrados durante la semana. El director del proyecto completa el informe semanal del proyecto. comunicándose con el gerente comercial todos los lunes por la mañana. Se llevará a cabo una reunión ordinaria del equipo del proyecto a la 1:30 p. m. Después de la reunión, el director del proyecto presenta un informe semanal del proyecto al director superior y un informe de etapa después de cada etapa. Todos los documentos se envían a VSS para una gestión unificada. En caso de emergencia, deberá comunicarse telefónicamente con prontitud; también se estipula que todos los correos electrónicos deben ser respondidos si se han recibido.

Unificar el formato de archivo del proyecto: el uso de un formato de archivo unificado es parte de la gestión de estandarización del proyecto, por lo que es necesario unificar varias plantillas de archivos y proporcionar las pautas de escritura correspondientes. Por ejemplo, si un proyecto está en un entorno CMM, se pueden adoptar todas las plantillas previamente desarrolladas por SPEG (Software Engineering Process Group) según las especificaciones de CMM.

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