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• Cómo archivar y gestionar documentos electrónicosEl atributo esencial de los archivos es el registro original, que se refleja en el contenido de los archivos, por un lado, y en la forma de los archivos, por otro. , como las notas manuscritas de los partidos y las actas autógrafas de los dirigentes, etc., todos ellos de auténtica originalidad. También son los registros originales de los archivos los que permiten que los archivos funcionen como documentos legales. Sin embargo, en los sistemas ofimáticos OA, la originalidad de los documentos electrónicos es difícil de reflejar. Cómo determinar las funciones de registro original y comprobante de los archivos electrónicos, si los archivos electrónicos pueden utilizarse como archivos, si tienen funciones de comprobante legal, etc. , se ha convertido en un tema nuevo en la industria de los archivos. De acuerdo con las normas nacionales pertinentes, combinadas con la situación real de la unidad, y partiendo de las leyes básicas de la gestión de archivos y las características de la tecnología informática, es imperativo formular métodos de gestión de archivos de documentos electrónicos. Formular métodos de gestión que incluyan la formación, acumulación, clasificación, identificación, archivo, utilización, estadísticas y protección de archivos electrónicos para garantizar una inspección de calidad verdadera y eficaz de los archivos electrónicos archivados. Con base en las características de los archivos electrónicos archivados, desarrollar una gestión de archivos electrónicos archivados. software del sistema. Cuestiones a las que se debe prestar atención a la hora de formular medidas de gestión: soporte de almacenamiento de archivos electrónicos. Existen muchos medios de almacenamiento para archivos electrónicos, como cintas, discos magnéticos, discos ópticos, etc. En comparación con las cintas magnéticas y los discos magnéticos, los discos ópticos tienen las siguientes características: alta densidad de grabación y gran capacidad de almacenamiento; grabación y lectura de información sin contacto; alta velocidad de transferencia de datos; Gracias a la capa protectora, la lectura de la información se realiza sin contacto y no hay desgaste de lectura, por lo que el disco no se daña fácilmente. Teniendo en cuenta estas características, actualmente resulta más apropiado utilizar discos ópticos como soporte para el archivo electrónico de archivos. Aunque sus estándares aún no están completos, con el desarrollo de la tecnología, creo que los estándares relacionados con los discos ópticos se introducirán uno tras otro en un futuro próximo. Por lo tanto, actualmente lo más apropiado es elegir discos ópticos como medio de almacenamiento para archivos electrónicos. Está prohibido utilizar disquetes como soporte para el almacenamiento a largo plazo de archivos electrónicos archivados. Cuando las condiciones lo permitan, el disquete debe reemplazarse por un soporte de CD-ROM a tiempo para un almacenamiento a largo plazo. Los archivos en papel y los archivos electrónicos han sido consistentes durante mucho tiempo. Las características de los dos archivos portadores diferentes se pueden resumir en dos frases: los archivos en papel son fáciles de almacenar de forma permanente durante mucho tiempo, pero son incómodos de usar; los archivos electrónicos son fáciles de usar, pero difíciles de guardar de forma permanente; Ante esta situación, dentro de un determinado período de tiempo, los dos ficheros portadores coexistirán durante mucho tiempo. Una práctica común es la "doble copia", es decir, cuando se guardan archivos electrónicos, los archivos electrónicos se generan en forma impresa para formar archivos en papel para su almacenamiento. Cuando coexisten dos tipos de archivos multimedia, se debe prestar especial atención a la coherencia de los dos tipos de archivos. Al registrar, numerar, firmar, modificar y actualizar archivos electrónicos, se debe prestar atención a garantizar la correspondencia entre los archivos electrónicos y el papel. archivos. Cuestiones de seguridad de los documentos electrónicos. Primero, al archivar archivos electrónicos, convierta archivos electrónicos generales en formatos de archivos de texto que puedan usarse en varias plataformas para seguir cambiando y eliminar el impacto de la evolución tecnológica. Los archivos electrónicos en formatos especiales deben almacenarse con el software de navegación correspondiente en el soporte de almacenamiento. El segundo es utilizar el método de "grabar el disco una vez y agregar firma" para archivar el documento original y confirmar la originalidad de la información del contenido. El archivero es responsable de la originalidad del contenido del archivo electrónico antes de archivarlo, y la oficina de archivos es responsable de la originalidad después de archivarlo. Para aclarar responsabilidades, lo ideal es que ambas partes firmen en un soporte inmutable, y la misma pista de grabación de este disco sólo se puede escribir una vez, es decir, "escribir el disco una vez y respaldarlo". También se pueden utilizar CD, firmas electrónicas, marcas de agua digitales, códigos de barras invisibles, marcas de tiempo digitales y otros métodos para confirmar la originalidad de la información del contenido del archivo electrónico. En tercer lugar, en un entorno de red, se puede utilizar una "tecnología de firma digital de clave pública", que no sólo puede confirmar la identidad del remitente, sino también mantener la confidencialidad y la seguridad. También se pueden utilizar tecnología de firewall, detección de seguridad de red, sistemas de autenticación de identidad pública y tecnología de cifrado de datos para garantizar la seguridad de la red. Por supuesto, es difícil estar completamente seguro. 4. Medidas de seguridad durante el uso: Establecer contraseñas para permisos de consulta jerárquicos y cambiarlas de forma regular o irregular, y controlar estrictamente la copia de información confidencial. El sistema rastrea y monitorea de manera efectiva todo el proceso de uso y automáticamente crea registros relevantes como base para verificar el uso. Además, el sistema debe tener una fuerte tolerancia a fallos para evitar pérdidas irreparables causadas por un mal funcionamiento. Identificación de documentos electrónicos.
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Excluye tarifas de arrendamiento de activos fijos en arrendamiento financiero. \x0d\x0d\Costos de reparación: se refiere a los costos de mano de obra y materiales incurridos por las reparaciones de la casa y los suministros de oficina diarios utilizados por el departamento de gestión empresarial. \ x0d \ x0d \Honorarios de consultoría: se refiere a los honorarios pagados por una empresa a las agencias de consultoría pertinentes por consultas sobre tecnología de producción y consultoría de gestión debido a las necesidades comerciales, o los honorarios pagados a los consultores económicos, consultores legales y consultores técnicos de la empresa. \x0d\\x0d\Honorarios de litigio: se refiere a todos los costos pagados por una empresa para demandar o responder a una demanda en los tribunales. \x0d\x0d\Tarifa de descarga de aguas residuales: se refiere a la tarifa de descarga de aguas residuales pagada por la empresa de acuerdo con las regulaciones del departamento de protección ambiental y la tarifa de descarga de aguas residuales cobrada por exceder el estándar. \ x0d \ x0d \Tasas de ecologización: se refiere a los gastos esporádicos en que incurren las empresas para ecologizar sus instalaciones de producción y negocios. No incluye el apoyo a los costos ecológicos incluidos en el presupuesto de construcción de capital. \ x0d \ x0d \ Consumo de material: se refiere al costo de los materiales consumibles recibidos o comprados por el departamento de gestión empresarial, incluidos disquetes de computadora, cintas, accesorios, accesorios para equipos de oficina, etc. También se contabilizan en esta cuenta los gastos incurridos por el departamento de contabilidad en la compra e impresión de papel para fotocopias, papel de impresión, papel para fax, libros de contabilidad, comprobantes, extractos, etc. \x0d\x0d\Amortización de consumibles de bajo valor: se refiere a consumibles de bajo valor utilizados por los departamentos de gestión corporativa. \ x0d \ x0d \Amortización de activos intangibles: se refiere a los gastos de amortización de activos intangibles corporativos, incluidos los gastos de amortización de derechos de patentes, derechos de marcas, derechos de autor, derechos de uso de suelo y fondo de comercio. \x0d\x0d\Amortización de gastos prepagos a largo plazo: se refiere a la amortización de diversos gastos prepagos a largo plazo con un período de amortización superior a un año. \x0d\x0d\Provisión para insolvencias: se refiere a la provisión para insolvencias de las cuentas por cobrar reservadas por la empresa. \ x0d \ x0d \ Tarifa de desarrollo técnico: se refiere a la tarifa de desarrollo compartida que la empresa paga a la empresa del grupo cada año y los gastos incurridos por la empresa para investigar y desarrollar nuevos productos, nuevas tecnologías y nuevos procesos, que incluyen: nuevo producto honorarios de diseño, honorarios de planificación de procesos, honorarios de depuración de equipos, honorarios de pruebas de materias primas y productos semiacabados, honorarios de libros y materiales técnicos, honorarios de pruebas intermedias no incluidos en el plan nacional, salarios de los investigadores, depreciación de equipos de investigación, nuevos productos y nuevos productos . \x0d\x0d\Tarifa de transferencia de tecnología: se refiere a la tarifa que paga una empresa por utilizar tecnología no patentada de otras personas. \x0d\x0d\Gastos de entretenimiento comercial: se refiere a los gastos pagados por una empresa para entretener a los invitados debido a las necesidades razonables de las operaciones comerciales. \ x0d \ x0d \Fondos sindicales: se refiere a los fondos especiales extraídos y asignados al sindicato para actividades sindicales en base al 2% del salario total de los empleados de la empresa. \x0d\x0d\Fondos de educación de los empleados: se refiere a los fondos de educación de los empleados extraídos del 0,5 del salario total de los empleados en 65438 empresas.
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